物業(yè)檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)物業(yè)檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在物業(yè)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案室對(duì)公司各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理物業(yè)管理過程中形成的各類文件材料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善物業(yè)檔案室管理制度。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括但不限于物業(yè)管理合同、工程圖紙、設(shè)備資料、業(yè)主檔案、財(cái)務(wù)檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全與完整。6.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。7.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司的決策、管理、服務(wù)等提供檔案支持和信息服務(wù)。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的文件材料的收集、整理、歸檔工作，并定期移交至物業(yè)檔案室。2.明確本部門兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的日常管理和監(jiān)督，確保檔案工作的順利開展。3.配合物業(yè)檔案室做好檔案的查詢、借閱等利用工作，按照規(guī)定的程序和要求提供相關(guān)檔案資料。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案，確保本部門檔案的安全與完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)管理合同、協(xié)議及其相關(guān)文件，包括與業(yè)主簽訂的物業(yè)服務(wù)合同、與供應(yīng)商簽訂的采購合同、租賃合同等。2.工程建設(shè)方面的文件材料，如項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程預(yù)決算資料等。3.設(shè)備設(shè)施管理檔案，包括設(shè)備采購合同、安裝調(diào)試記錄、運(yùn)行維護(hù)手冊(cè)、維修保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢資料等。4.業(yè)主檔案，涵蓋業(yè)主基本信息、入住資料、繳費(fèi)記錄、投訴處理記錄、房屋維修記錄等。5.財(cái)務(wù)檔案，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)合同等。6.行政辦公文件，包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案等。7.其他與物業(yè)管理活動(dòng)相關(guān)的文件材料，如各類通知、公告、宣傳資料、活動(dòng)記錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，符合檔案整理要求。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份或數(shù)字化處理，防止原件丟失或損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，一般分為物業(yè)管理類、工程建設(shè)類、設(shè)備設(shè)施類、業(yè)主類、財(cái)務(wù)類、行政辦公類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名（文件名）、日期（形成時(shí)間）、責(zé)任者（文件形成部門或個(gè)人）、保管期限等信息，確保檔案目錄準(zhǔn)確、清晰。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持檔案整齊、牢固。5.上架：將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。四、檔案的保管（一）保管期限1.物業(yè)管理合同、重要設(shè)備設(shè)施檔案等長期保存，保管期限為[X]年。2.工程建設(shè)檔案、業(yè)主檔案等一般保存[X]年。3.行政辦公文件、一般性財(cái)務(wù)檔案等保存[X]年。4.其他臨時(shí)性文件材料，根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，期滿后經(jīng)鑒定可進(jìn)行銷毀。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲藥品、防盜設(shè)施等。2.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，保持整潔，檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.檔案室應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（三）檔案的檢查與維護(hù)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案，如物業(yè)管理決策、工程維修、客戶服務(wù)等。2.外部單位因?qū)徲?jì)、調(diào)查、合作等需要查閱相關(guān)檔案，但必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.業(yè)主因查詢本人相關(guān)檔案信息，如房屋維修記錄、繳費(fèi)情況等，應(yīng)按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（二）利用程序1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至物業(yè)檔案室。2.物業(yè)檔案室根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并在指定地點(diǎn)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)物業(yè)檔案室批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，物業(yè)檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確保檔案安全。（三）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，到物業(yè)檔案室辦理借閱手續(xù)。2.物業(yè)檔案室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后向借閱人員發(fā)放《檔案借閱證》，并按照借閱期限進(jìn)行登記。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注等，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，物業(yè)檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案歸還情況，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由物業(yè)檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合鑒定，確定檔案是否仍需保存。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對(duì)仍有一定保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，可進(jìn)行短期保存或移交至其他專門機(jī)構(gòu)保存。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，物業(yè)檔案室負(fù)責(zé)組織檔案銷毀工作，銷毀檔案時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。3.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔備查。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案的數(shù)字化管理，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平，為公司的決策和管理提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行分類、命名、存儲(chǔ)，建立與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的電子檔案目錄，便于查詢和利用。（三）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立物業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能