檔案移交制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作流程，提高檔案利用效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及公司/組織與外部機構(gòu)之間的檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整準(zhǔn)確原則：移交的檔案應(yīng)保持其完整性和準(zhǔn)確性，不得擅自篡改、損毀或丟失檔案內(nèi)容。3.及時高效原則：檔案移交工作應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點和流程進行，確保檔案能夠及時、準(zhǔn)確地移交到指定部門或機構(gòu)，提高工作效率。4.責(zé)任明確原則：明確檔案移交過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保檔案移交工作的順利進行。二、檔案移交的范圍（一）文書檔案1.公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、通知、報告、請示、批復(fù)等。2.會議文件、紀(jì)要、記錄等。3.工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.合同檔案：包括各類合同、協(xié)議、意向書等。2.項目檔案：項目立項、可行性研究報告、設(shè)計方案、施工圖紙、驗收報告等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、工資表、考核記錄、培訓(xùn)檔案等。（三）聲像檔案1.照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等。2.反映公司/組織重大活動、重要事件的聲像資料。（四）電子檔案1.以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、記錄等。2.電子文檔的元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料。三、檔案移交的流程（一）檔案整理1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的整理工作，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對檔案進行分類、編號、編目等處理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（二）檔案鑒定1.各部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同進行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（三）檔案移交申請1.檔案整理和鑒定工作完成后，檔案移交部門應(yīng)填寫《檔案移交申請表》，詳細說明移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案移交申請表》應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交給檔案管理部門。（四）檔案移交審核1.檔案管理部門收到《檔案移交申請表》后，應(yīng)及時對移交檔案進行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、分類編號是否規(guī)范等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知移交部門進行整改。（五）檔案移交實施1.經(jīng)審核通過的檔案，檔案管理部門應(yīng)與移交部門辦理檔案移交手續(xù)。2.移交手續(xù)應(yīng)包括填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。《檔案移交清單》應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。3.檔案移交過程中，應(yīng)確保檔案的安全，避免檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。（六）檔案接收1.檔案管理部門接收移交檔案后，應(yīng)及時對檔案進行登記、上架等處理。2.檔案接收部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對接收的檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。四、檔案移交的時間要求（一）定期移交1.各部門應(yīng)按照公司/組織規(guī)定的時間節(jié)點，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.定期移交的時間間隔一般為[X]年或[X]季度，具體時間由公司/組織根據(jù)實際情況確定。（二）臨時移交1.在特殊情況下，如公司/組織機構(gòu)調(diào)整、項目結(jié)束等，相關(guān)部門應(yīng)及時將涉及的檔案移交至檔案管理部門。2.臨時移交應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，確保檔案的及時歸檔和管理。五、檔案移交的責(zé)任分工（一）移交部門責(zé)任1.負責(zé)本部門檔案的整理、鑒定和移交申請工作。2.確保移交檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。3.配合檔案管理部門做好檔案移交過程中的各項工作。（二）檔案管理部門責(zé)任1.負責(zé)制定檔案移交制度規(guī)范，并組織實施。2.對移交檔案進行審核、接收和保管。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案整理和移交工作。（三）接收部門責(zé)任1.負責(zé)接收檔案管理部門移交的檔案，并按照要求進行保管和利用。2.對接收的檔案進行檢查和驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給檔案管理部門。六、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案移交工作監(jiān)督機制，定期對檔案移交工作進行檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案移交流程的執(zhí)行情況、檔案質(zhì)量、移交時間等。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機構(gòu)的監(jiān)督檢查。2.對外部監(jiān)督檢查提出的問題，應(yīng)及時整改落實，并將整改情況報告給相關(guān)部門。七、檔案移交的保密要求（一）保密責(zé)任1.檔案移交過程中，涉及國家機密、商業(yè)秘密等重要信息的檔案，移交部門和檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格履行保密責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和責(zé)任。（二）保密措施1.對涉及保密信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保信息安全。2.在檔案移交過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制接觸范圍，防止信息泄露。八、檔案移交的信息化管理（一）建立檔案信息管理系統(tǒng)1.公司/組織應(yīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案移交工作的信息化管理。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案整理、鑒定、移交申請、審核、接收等功能，提高工作效率和管理水平。（二）電子檔案移交1.電子檔案移交應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的要求進行，確保電子檔案的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。2.電子檔案移交時，應(yīng)將電子檔案及其相關(guān)元數(shù)據(jù)一并移交至檔案信息管理系統(tǒng)，并進行備份存儲。九、檔案移交的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.公司/組織應(yīng)定期組織檔案移交工作培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)水平和操作技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案整理方法、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、移交流程、信息化管理等方面。（二）宣傳1.加強對檔案移交制度規(guī)范的宣傳，提高全體員工對檔案管理工作的認(rèn)識和