鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門(mén)、所屬單位及個(gè)人借閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案借閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：確保檔案在借閱過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露、損毀和丟失。3.服務(wù)利用原則：在保證檔案安全的前提下，積極為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的使用價(jià)值。二、檔案借閱范圍（一）可借閱檔案類(lèi)別1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、記錄等各類(lèi)檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)且需要參考查閱的文件材料。3.其他經(jīng)檔案管理部門(mén)認(rèn)定可以借閱的檔案。（二）限制借閱檔案類(lèi)別1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得借閱。如確需借閱，須嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，并經(jīng)保密管理部門(mén)審核同意。2.正在整理、尚未歸檔的零散文件材料，原則上不予借閱，特殊情況需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。三、借閱申請(qǐng)與審批（一）借閱申請(qǐng)1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門(mén)、所屬單位及個(gè)人因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)部門(mén)或個(gè)人負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋部門(mén)公章。（二）審批流程1.一般性檔案借閱申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容提供相應(yīng)檔案。2.涉及重要檔案、機(jī)密檔案或批量檔案的借閱申請(qǐng)，需經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理部門(mén)收到分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見(jiàn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱申請(qǐng)獲批后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人前來(lái)辦理借閱手續(xù)。如申請(qǐng)未獲批，應(yīng)向申請(qǐng)人說(shuō)明原因。四、借閱手續(xù)辦理（一）借閱登記1.申請(qǐng)人憑獲批的《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門(mén)辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容與申請(qǐng)人身份信息，確保一致。2.借閱登記內(nèi)容包括：借閱日期、借閱人姓名、所在部門(mén)、檔案名稱及數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期、審批意見(jiàn)等。同時(shí)，為每筆借閱記錄分配唯一的借閱編號(hào)，以便查詢和管理。（二）借閱憑證發(fā)放1.檔案管理人員根據(jù)借閱登記情況，向借閱人發(fā)放《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案借閱證》。借閱證應(yīng)注明借閱人姓名、所在部門(mén)、借閱檔案范圍、有效期等信息。2.借閱人須妥善保管借閱證，不得轉(zhuǎn)借他人。如有遺失，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)掛失，并申請(qǐng)補(bǔ)辦。（三）檔案交付1.檔案管理人員按照借閱申請(qǐng)表及登記內(nèi)容，準(zhǔn)確提取所需檔案，并與借閱人當(dāng)面核對(duì)檔案名稱、數(shù)量等信息。2.交付檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人詳細(xì)說(shuō)明檔案的保管要求和注意事項(xiàng)，如不得擅自涂改、拆散、轉(zhuǎn)借、復(fù)印等。五、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般性檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日。因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，借閱人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。2.重要檔案、機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案。如需續(xù)借，應(yīng)按規(guī)定重新辦理申請(qǐng)和審批手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱人須確保檔案完整無(wú)損，無(wú)缺頁(yè)、損壞、涂改等情況。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、完整性及質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并要求借閱人作出說(shuō)明或進(jìn)行處理。3.借閱人歸還檔案后，檔案管理人員應(yīng)在借閱登記冊(cè)及借閱證上注明歸還日期，并注銷(xiāo)借閱記錄。六、檔案使用規(guī)范（一）使用場(chǎng)所限制借閱的檔案原則上應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的閱覽室或辦公室內(nèi)查閱使用。如需帶出檔案管理部門(mén)，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱方式要求1.借閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，保持檔案整潔，不得在檔案上隨意圈劃、批注、污損。如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。2.摘錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。復(fù)印件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，方可使用。（三）使用監(jiān)督檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)借閱檔案的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)借閱人違反檔案使用規(guī)范，應(yīng)及時(shí)制止并要求其改正。情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。七、檔案安全與保密（一）安全保障措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)具備完善的檔案保管設(shè)施，如檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.借閱人在使用檔案過(guò)程中，應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案隨意放置或暴露在可能導(dǎo)致?lián)p壞的環(huán)境中。如發(fā)生檔案損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）保密要求1.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案，必須嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和使用。2.借閱結(jié)束后，借閱人應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并將借閱過(guò)程中接觸到的檔案信息全部銷(xiāo)毀，不得留存任何副本或記錄。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案。2.轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓借閱證或檔案給他人。3.逾期不歸還檔案。4.違反檔案使用規(guī)范，如在檔案上涂改、污損、拆散、丟失等。5.泄露檔案機(jī)密信息。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的借閱人，檔案管理部門(mén)應(yīng)給予口頭警告，并要求其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的借閱人，檔案管理部門(mén)應(yīng)視情況給予書(shū)面警告、暫停借閱權(quán)限[X]個(gè)月至[X]年不等的處理，并將違規(guī)情況通報(bào)其所在部門(mén)或單位。3.因違規(guī)行為給檔案造成損失或?qū)е聶n案信息泄露的，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。九、附則（一）