技術(shù)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司技術(shù)檔案的管理，確保技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于技術(shù)檔案的保管、查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有技術(shù)檔案的歸檔管理，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計(jì)、設(shè)備維護(hù)、技術(shù)改造等方面形成的各類文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：技術(shù)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：歸檔的技術(shù)檔案應(yīng)真實(shí)反映公司技術(shù)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集技術(shù)活動(dòng)過程中形成的各種文件資料，確保檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、圖表等應(yīng)清晰、規(guī)范。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、歸檔范圍（一）產(chǎn)品研發(fā)檔案1.產(chǎn)品立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告、市場調(diào)研報(bào)告等。2.產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、工藝文件、檢驗(yàn)文件等。3.產(chǎn)品研發(fā)過程中的試驗(yàn)報(bào)告、測試記錄、數(shù)據(jù)分析等。4.產(chǎn)品改進(jìn)、升級記錄及相關(guān)文件。（二）工藝設(shè)計(jì)檔案1.工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程等。2.工藝驗(yàn)證報(bào)告、工藝改進(jìn)方案及實(shí)施記錄。3.工裝模具設(shè)計(jì)圖紙、制造文件及使用記錄。（三）設(shè)備維護(hù)檔案1.設(shè)備購置合同、技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告等。2.設(shè)備操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)手冊、維修記錄等。3.設(shè)備故障記錄、維修方案及維修后的驗(yàn)收報(bào)告。4.設(shè)備技術(shù)改造方案、實(shí)施記錄及效果評估報(bào)告。（四）技術(shù)改造檔案1.技術(shù)改造項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可行性研究報(bào)告。2.技術(shù)改造方案、設(shè)計(jì)圖紙、施工文件等。3.技術(shù)改造過程中的變更記錄、調(diào)試報(bào)告、驗(yàn)收報(bào)告。（五）其他技術(shù)檔案1.技術(shù)交流文件、合作項(xiàng)目文件。2.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、專利、商標(biāo)等文件。3.與技術(shù)活動(dòng)相關(guān)的會議紀(jì)要、工作匯報(bào)文件。三、歸檔要求（一）文件材料的形成1.各部門在技術(shù)活動(dòng)過程中應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，并確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料書寫或打印，字跡清晰，圖樣準(zhǔn)確。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照其形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.每份文件材料應(yīng)注明標(biāo)題、日期、編號、責(zé)任者等，并按順序排列。3.圖紙應(yīng)折疊成A4幅面，圖標(biāo)欄外露，按圖號順序排列。（三）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊美觀，便于保管和查閱。2.紙張大小不一致的文件材料，應(yīng)采用A4紙進(jìn)行裱糊或折疊。（四）文件材料的編號1.文件材料應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于管理。2.編號應(yīng)包括年度、類別、順序號等信息，如“2023JY001”，其中“2023”表示年度，“JY”表示技術(shù)檔案類別，“001”表示順序號。（五）電子文件的歸檔1.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步歸檔，并確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。2.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行備份。四、歸檔流程（一）文件收集1.各部門負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文件材料的收集工作，指定專人負(fù)責(zé)文件的收集和整理。2.收集的文件材料應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門，交接時(shí)應(yīng)填寫《技術(shù)文件交接清單》。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到文件材料后，應(yīng)按照歸檔要求進(jìn)行整理和分類。2.對不符合要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修改。（三）檔案裝訂1.整理好的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)符合要求。2.裝訂后的檔案應(yīng)進(jìn)行檢查，確保裝訂牢固、整齊美觀。（四）檔案編號1.檔案管理部門對裝訂好的檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)準(zhǔn)確無誤。2.編號后的檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、標(biāo)題、日期、責(zé)任者等信息。（五）檔案存儲1.編號后的檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案應(yīng)按照類別、年度、編號順序進(jìn)行存放，便于查找和利用。五、檔案保管（一）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。（二）檔案存儲介質(zhì)管理1.電子文件的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全。2.存儲介質(zhì)應(yīng)存放在安全、干燥、通風(fēng)的地方，避免受到損壞。3.對存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放。（三）檔案保管期限1.技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司重要的技術(shù)文件、專利、商標(biāo)等；長期保管的檔案包括產(chǎn)品研發(fā)、工藝設(shè)計(jì)、設(shè)備維護(hù)等方面的重要文件，保管期限為10年以上；短期保管的檔案包括一般性的技術(shù)文件，保管期限為5年以下。3.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況進(jìn)行，保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密和技術(shù)秘密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)許可不得復(fù)制、摘抄或傳播。3.外部單位查閱公司技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理部門應(yīng)指定專人陪同查閱，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《技術(shù)檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門審核通過后，為查閱人員提供檔案，并登記查閱時(shí)間、查閱人員等信息。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《技術(shù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并在檔案管理部門的監(jiān)督下進(jìn)行利用。2.利用檔案時(shí)不得損壞、涂改、丟失檔案，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。3.外部單位利用公司技術(shù)檔案時(shí)，應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，并按照協(xié)議約定進(jìn)行利用。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和公司領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組負(fù)責(zé)。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《技術(shù)檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織銷毀。