檔案收集鑒定制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案收集鑒定制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、鑒定等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。2.完整性原則：全面收集公司/組織在經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整，避免重要信息缺失。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，表述清晰規(guī)范，符合客觀事實(shí)。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理和編目，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。5.及時(shí)性原則：各部門(mén)及員工應(yīng)及時(shí)將形成的檔案移交檔案管理部門(mén)，確保檔案收集的時(shí)效性，避免檔案積壓或丟失。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類(lèi)公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、董事會(huì)決議、政府批文等。公司/組織內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法、通知、通告等文件。公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等資料。公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件，包括董事會(huì)會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)例會(huì)等。公司/組織人事檔案，包括員工入職登記表、勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、績(jī)效考核資料、培訓(xùn)記錄、獎(jiǎng)懲情況等。公司/組織財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。公司/組織行政事務(wù)檔案，包括辦公用品采購(gòu)記錄、固定資產(chǎn)臺(tái)賬、辦公設(shè)備維護(hù)記錄、車(chē)輛使用記錄等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)市場(chǎng)調(diào)研資料，包括行業(yè)動(dòng)態(tài)、市場(chǎng)分析報(bào)告、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手資料等。銷(xiāo)售合同、訂單、客戶(hù)資料、售后服務(wù)記錄等文件。采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料、采購(gòu)訂單、到貨驗(yàn)收記錄等文件。生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、工藝流程文件、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄等文件。研發(fā)項(xiàng)目資料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)成果報(bào)告等。產(chǎn)品資料，包括產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、宣傳資料、技術(shù)圖紙、樣品等。3.基本建設(shè)類(lèi)工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。工程設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等圖紙及相關(guān)說(shuō)明。工程招投標(biāo)文件，包括招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書(shū)等。工程合同，包括施工合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購(gòu)合同等。工程施工過(guò)程資料，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄、質(zhì)量驗(yàn)收資料等。工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程檔案移交清單等。4.科研項(xiàng)目類(lèi)科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算等文件?？蒲许?xiàng)目研究過(guò)程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等?？蒲许?xiàng)目驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收申請(qǐng)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果鑒定證書(shū)等。5.聲像電子類(lèi)公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、慶典等的照片、錄像、錄音等資料。公司/組織產(chǎn)品宣傳視頻、演示文稿、電子文檔等資料。公司/組織網(wǎng)站、微信公眾號(hào)、電子郵件等電子信息記錄。（二）收集要求1.部門(mén)職責(zé)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步審核工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)熟悉本部門(mén)業(yè)務(wù)，了解檔案形成過(guò)程，及時(shí)收集、整理本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.文件格式收集的檔案應(yīng)保持原始文件的格式，如紙質(zhì)文件應(yīng)保持清晰、完整，電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，確保文件能夠正常讀取和使用。對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)同時(shí)保存?zhèn)浞荩苑罃?shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.收集時(shí)間各部門(mén)應(yīng)在文件形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案移交至檔案管理部門(mén)。對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案按時(shí)移交。（三）收集流程1.部門(mén)內(nèi)部收集各部門(mén)檔案管理人員按照檔案收集范圍，定期收集本部門(mén)員工形成的各類(lèi)文件資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。對(duì)收集到的文件進(jìn)行初步分類(lèi)、整理，檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件。2.部門(mén)審核各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)收集的檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理要求。審核通過(guò)后，在檔案封面或目錄上簽字確認(rèn)，并填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、日期等信息。3.檔案移交各部門(mén)檔案管理人員將審核通過(guò)的檔案移交至檔案管理部門(mén)，雙方辦理交接手續(xù)，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。檔案管理部門(mén)對(duì)接收檔案進(jìn)行再次檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與移交部門(mén)溝通解決。三、檔案鑒定（一）鑒定原則1.價(jià)值鑒定原則：根據(jù)檔案對(duì)公司/組織的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的保管期限。2.全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式、時(shí)間等進(jìn)行全面審查，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.動(dòng)態(tài)調(diào)整原則：檔案價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間和公司/組織發(fā)展變化而變化，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行重新鑒定，及時(shí)調(diào)整保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的代表和檔案管理人員。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限劃分永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。主要包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重要會(huì)議記錄、重大決策文件、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事任免文件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。長(zhǎng)期保管：凡是反映公司/組織一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為[X]年。主要包括年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、一般性業(yè)務(wù)合同、生產(chǎn)技術(shù)文件等。短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[X]年。主要包括臨時(shí)性通知、一般性文件、短期業(yè)務(wù)資料等。2.價(jià)值判斷因素內(nèi)容重要性：檔案所反映的公司/組織活動(dòng)的重要程度、影響力大小。時(shí)間跨度：檔案形成的時(shí)間范圍，對(duì)于歷史悠久、具有連續(xù)性的檔案，價(jià)值相對(duì)較高。完整性：檔案內(nèi)容的完整程度，完整的檔案更能全面反映公司/組織活動(dòng)情況，價(jià)值更大。利用頻率：檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中被查閱、利用的次數(shù)，利用頻率高的檔案價(jià)值較高。（四）鑒定流程1.初步篩選檔案管理部門(mén)按照檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)接收的檔案進(jìn)行初步篩選，確定需要進(jìn)行詳細(xì)鑒定的檔案范圍。將初步篩選后的檔案清單提交給檔案鑒定小組。2.詳細(xì)鑒定檔案鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)需要詳細(xì)鑒定的檔案進(jìn)行逐卷（件）審查。鑒定人員通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、了解檔案形成背景、咨詢(xún)相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)等方式，綜合判斷檔案的價(jià)值，確定保管期限。對(duì)于價(jià)值難以確定的檔案，可組織相關(guān)專(zhuān)家進(jìn)行論證，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.結(jié)果公示檔案鑒定小組將鑒定結(jié)果進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。在公示期內(nèi)，各部門(mén)如有異議，可向檔案鑒定小組提出，鑒定小組應(yīng)進(jìn)行復(fù)查核實(shí)，并將復(fù)查結(jié)果反饋給提出異議的部門(mén)。4.結(jié)果確認(rèn)公示無(wú)異議后，檔案鑒定小組對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行最終確認(rèn)，并形成檔案鑒定報(bào)告。檔案鑒定報(bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄鑒定檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息，由鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。5.檔案處置根據(jù)檔案鑒定結(jié)果，檔案管理部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的處置。對(duì)于確定為永久保管的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)整理和保管，確保檔案的安全和完整。對(duì)于確定為長(zhǎng)期保管的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行妥善保管，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。對(duì)于確定為短期保管的檔案，在保管期滿(mǎn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀或處置。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類(lèi)型、不同保管期限的檔案，便于查找和管理。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行整理、編目，裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）上標(biāo)明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限等信息。檔案應(yīng)排列整齊，上架存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)檔案檢索目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，方便快速查閱檔案。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防數(shù)據(jù)丟失。建立電子檔案檢索系統(tǒng)，通過(guò)關(guān)鍵詞、日期、文號(hào)等多種方式進(jìn)行檢索，提高電子檔案的利用效率。3.聲像檔案保管聲像檔案應(yīng)按照形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)整理，存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如光盤(pán)、磁帶等，并標(biāo)明檔案名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息。在存儲(chǔ)介質(zhì)上應(yīng)建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)對(duì)聲像檔案進(jìn)行定期檢查，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量和數(shù)據(jù)的完整性。（三）保管期限檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行檢查，一般每年進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)到期檔案進(jìn)行及時(shí)鑒定和處置。2.在檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案保管期限劃分不當(dāng)或檔案內(nèi)容發(fā)生變化需要重新鑒定保管期限的，應(yīng)及時(shí)組織檔案鑒定小組進(jìn)行復(fù)查鑒定，并根據(jù)鑒定結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門(mén)及相關(guān)部門(mén)的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織保密制度執(zhí)行。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱(chēng)、原因、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，確保檔案的安全和完整。查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。2.內(nèi)部借閱員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、原因、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱人員的權(quán)利和義務(wù)，包括按時(shí)歸還檔案、妥善保管檔案、不得轉(zhuǎn)借他人等。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期滿(mǎn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。3.外部查閱外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱檔案的名稱(chēng)、原因、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后通知檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)對(duì)外單位查閱人員進(jìn)行身份核實(shí)，并安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出公司/組織。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)，檔案管理部門(mén)將查閱情況記錄備案。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱申請(qǐng)表、借閱申請(qǐng)表、檔案查閱登記表、檔案借閱協(xié)議等進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）人員姓名、部門(mén)、查閱（借閱）時(shí)間、檔案名稱(chēng)、查閱（借閱）原因、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以便查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)檔案利用情況。同時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀范圍1.保管期滿(mǎn)且經(jīng)過(guò)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.因保管不善、自然災(zāi)害等原因造成損壞且無(wú)法修復(fù)的檔案。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，在保密期限屆滿(mǎn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.提出申請(qǐng)檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案鑒定結(jié)果和保管期限情況，對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、年度、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息，提交檔案鑒定小組審核。2.審核批準(zhǔn)檔案鑒定小組對(duì)檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)擬銷(xiāo)毀檔案確實(shí)無(wú)保存價(jià)值后，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管