檔案降密解密制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的降密與解密工作，確保檔案信息在符合法律法規(guī)和公司/組織利益的前提下，得到合理利用和妥善管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理的部門和人員，包括但不限于檔案管理部門、各業(yè)務(wù)部門以及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中關(guān)于檔案管理、信息安全等方面的規(guī)定，確保降密解密工作合法合規(guī)。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：對檔案降密解密進行全面、細致的審查，充分評估可能產(chǎn)生的影響，確保決策科學(xué)合理。3.分級分類管理原則：根據(jù)檔案的重要性、敏感性等因素進行分級分類，實施差異化的降密解密管理措施。4.信息安全保障原則：在降密解密過程中，始終將信息安全放在首位，防止檔案信息泄露、篡改等風(fēng)險。二、檔案密級劃分與標(biāo)識（一）密級劃分根據(jù)檔案內(nèi)容所涉及的敏感程度、重要性以及對公司/組織利益的影響，將檔案劃分為以下三個密級：1.絕密級：涉及公司/組織核心商業(yè)機密、關(guān)鍵技術(shù)信息、重大戰(zhàn)略決策等，一旦泄露將對公司/組織造成極其嚴(yán)重的損害，如公司未公開的核心技術(shù)配方、尚未實施的重大投資計劃等。2.機密級：包含重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程、敏感客戶信息等，泄露后可能對公司/組織的正常運營和利益產(chǎn)生較大影響，如業(yè)務(wù)合同中的關(guān)鍵條款、客戶的核心財務(wù)數(shù)據(jù)等。3.秘密級：涉及一般性業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后可能對公司/組織造成一定影響，如日常辦公文檔、普通會議紀(jì)要等。（二）標(biāo)識方法在檔案封面、目錄以及存儲介質(zhì)等顯著位置，采用特定的標(biāo)識方式標(biāo)注檔案密級。具體標(biāo)識如下：1.絕密級：在檔案封面左上角標(biāo)注“絕密★”字樣，其中“★”后的數(shù)字表示保密期限（以年為單位）。2.機密級：在檔案封面左上角標(biāo)注“機密”字樣，并在下方注明保密期限。3.秘密級：在檔案封面左上角標(biāo)注“秘密”字樣，并在下方注明保密期限。三、降密解密條件與情形（一）降密條件1.檔案所涉及事項的保密期限屆滿，且無繼續(xù)保密必要的。2.隨著時間推移和形勢變化，檔案內(nèi)容的敏感程度降低，已不再符合原密級標(biāo)準(zhǔn)的。3.根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展需要，經(jīng)評估認為部分檔案可以適當(dāng)降低密級，以促進信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同的。（二）解密條件1.檔案所涉及事項已經(jīng)公開，或者已不再具有保密價值的。2.經(jīng)過特定程序?qū)徟?，確認檔案內(nèi)容對公司/組織已無保密意義的。3.法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)解密的其他情形。（三）具體情形示例1.降密情形某項新產(chǎn)品研發(fā)項目已完成并推向市場，相關(guān)技術(shù)文檔的密級可從機密級降為秘密級。某一階段性業(yè)務(wù)成果已得到廣泛應(yīng)用，其對應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檔案密級可適當(dāng)降低。2.解密情形公司參與的某一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定工作已結(jié)束，相關(guān)過程檔案不再具有保密價值，可予以解密。涉及特定歷史時期的公司內(nèi)部文件，在經(jīng)過歷史研究和審核后，確認可以公開的，予以解密。四、降密解密申請與審批流程（一）申請1.檔案管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門認為檔案符合降密解密條件時，應(yīng)填寫《檔案降密解密申請表》。申請表應(yīng)詳細說明檔案的基本信息（包括名稱編號、形成時間、來源等）、原密級、申請降密解密的原因及擬降密解密后的密級等內(nèi)容。2.申請部門應(yīng)提供必要的證明材料，以支持其降密解密申請。如涉及業(yè)務(wù)發(fā)展變化的，應(yīng)提供相關(guān)業(yè)務(wù)報告；涉及保密期限屆滿的，應(yīng)提供原始保密期限設(shè)定文件等。（二）初審1.檔案管理部門收到申請表后，對申請材料的完整性、準(zhǔn)確性進行初步審查。2.初審人員應(yīng)核實檔案的實際情況與申請表所填內(nèi)容是否一致，檢查證明材料是否充分有效。3.對于初審合格的申請，檔案管理部門簽署初審意見，并提交至上級審批部門。（三）審批1.部門負責(zé)人審批：申請表首先提交至申請部門負責(zé)人進行審批。部門負責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)角度出發(fā)，綜合考慮降密解密對本部門工作以及公司/組織整體利益的影響，做出審批決定。2.保密管理部門審核：經(jīng)部門負責(zé)人審批通過后，申請表流轉(zhuǎn)至公司/組織的保密管理部門。保密管理部門對申請進行嚴(yán)格的保密審查，評估降密解密可能帶來的信息安全風(fēng)險，審核申請是否符合法律法規(guī)和公司/組織保密制度要求。3.主管領(lǐng)導(dǎo)審批：保密管理部門審核通過后，申請表提交至公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)進行最終審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及保密工作總體要求，做出全面、審慎的審批決策。（四）審批結(jié)果反饋1.審批部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批工作，并將審批結(jié)果及時反饋給申請部門。2.如審批通過，則明確告知申請部門降密解密的具體實施要求和時間節(jié)點；如審批不通過，應(yīng)詳細說明理由，并要求申請部門補充完善相關(guān)材料或重新論證申請。五、降密解密實施程序（一）準(zhǔn)備工作1.在降密解密實施前，檔案管理部門應(yīng)制定詳細的操作計劃，明確實施步驟、責(zé)任人員以及時間安排等。2.根據(jù)審批結(jié)果，對擬降密解密的檔案進行梳理，確保涉及的所有存儲介質(zhì)、電子文檔和紙質(zhì)文檔均納入操作范圍。3.準(zhǔn)備好必要的工具和設(shè)備，如加密解密軟件、存儲介質(zhì)擦除工具等，并確保其性能和安全性符合要求。（二）具體操作1.電子檔案降密解密：對于電子檔案，按照審批確定的新密級要求，使用專業(yè)的加密解密軟件進行操作。操作過程應(yīng)進行詳細記錄，包括操作時間、操作人員、操作內(nèi)容等。操作完成后，對電子檔案的存儲位置、訪問權(quán)限等進行相應(yīng)調(diào)整。2.紙質(zhì)檔案降密解密：對于紙質(zhì)檔案，在檔案封面、目錄以及相關(guān)頁面上，按照新的密級標(biāo)識要求進行重新標(biāo)注。同時，對檔案的存放位置進行調(diào)整，確保與新密級相匹配的保管環(huán)境。對于已不再具有保密價值的紙質(zhì)檔案，按照規(guī)定的銷毀程序進行處理。3.存儲介質(zhì)處理：對于存儲有降密解密檔案的存儲介質(zhì)，如硬盤、U盤等，根據(jù)介質(zhì)類型和數(shù)據(jù)殘留風(fēng)險，采取相應(yīng)的處理措施。對于需要繼續(xù)使用的介質(zhì)，進行數(shù)據(jù)擦除或重新格式化操作；對于不再使用的介質(zhì)，進行物理銷毀或委托專業(yè)機構(gòu)進行處理。（三）監(jiān)督與檢查1.在降密解密實施過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，確保操作嚴(yán)格按照規(guī)定程序執(zhí)行，防止出現(xiàn)信息泄露、誤操作等問題。2.降密解密工作完成后，檔案管理部門應(yīng)對實施情況進行全面檢查，核實檔案密級變更是否準(zhǔn)確無誤，存儲介質(zhì)處理是否符合要求，相關(guān)記錄是否完整等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時進行整改。六、檔案降密解密后的管理（一）存儲與保管1.降密解密后的檔案應(yīng)按照新的密級要求進行分類存儲和保管。對于仍需一定程度保密的檔案，應(yīng)繼續(xù)采取相應(yīng)的保密措施，確保其信息安全。2.建立健全降密解密后檔案的存儲管理制度，明確存儲場所的安全要求、訪問權(quán)限設(shè)置以及定期盤點等規(guī)定，防止檔案丟失、損壞或被非法獲取。（二）利用與共享1.根據(jù)降密解密后的檔案密級，合理確定其利用范圍和共享方式。對于允許一定范圍內(nèi)共享的檔案，應(yīng)明確共享的對象、流程和權(quán)限，確保在信息共享過程中不發(fā)生泄密風(fēng)險。2.在檔案利用過程中，使用部門和人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織的檔案管理制度，不得擅自擴大利用范圍或進行非法傳播。如需對檔案進行進一步加工處理或?qū)ν馓峁?，?yīng)按照規(guī)定履行相應(yīng)的審批手續(xù)。（三）跟蹤與評估1.檔案管理部門應(yīng)對降密解密后的檔案進行跟蹤管理，了解其利用情況和對公司/組織業(yè)務(wù)的影響。定期收集使用部門和人員的反饋意見，評估降密解密工作的實際效果。2.根據(jù)跟蹤評估結(jié)果，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，對檔案降密解密制度和流程進行優(yōu)化完善，確保制度的科學(xué)性和有效性。七、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)督小組，負責(zé)對檔案降密解密工作進行全程監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組應(yīng)由檔案管理部門、保密管理部門以及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成，定期對降密解密工作進行抽查和專項檢查。2.建立檔案降密解密工作舉報機制，鼓勵公司/組織內(nèi)部員工對違反降密解密制度的行為進行舉報。對舉報信息進行及時核實和處理，并對舉報人給予適當(dāng)?shù)谋Ｗo和獎勵。（二）責(zé)任追究1.對于在檔案降密解密工作中違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案信息泄露、不當(dāng)降密解密或其他嚴(yán)重后果的部門和人員，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括但不限于批評教育、警告、罰款、降職、撤職等，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究其法律責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/組織檔案管理部門負責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未