檔案館查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要查閱本公司/組織檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.服務(wù)利用原則：在保證檔案安全和保密的前提下，為檔案利用者提供便捷、高效的服務(wù)，滿足其合理的查閱需求。二、檔案查閱申請與審批（一）內(nèi)部查閱1.本公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并簽字蓋章。2.將申請表提交至檔案館管理部門，檔案館管理部門對申請進(jìn)行審核，審核通過后安排查閱。（二）外部查閱1.外部單位或個人因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)提前向本公司/組織發(fā)出正式的查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并加蓋單位公章。2.本公司/組織相關(guān)部門收到申請函后，對申請進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^后將申請函及相關(guān)材料提交至檔案館管理部門。3.檔案館管理部門對申請進(jìn)行復(fù)審，復(fù)審?fù)ㄟ^后報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由檔案館管理部門與外部查閱單位或個人簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，并安排查閱。（三）審批權(quán)限1.查閱一般性檔案資料，由檔案館管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱重要檔案資料或涉及公司/組織機(jī)密的檔案資料，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱特別重大或涉及公司/組織核心機(jī)密的檔案資料，由公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。三、檔案查閱流程（一）預(yù)約登記1.檔案利用者在申請查閱檔案獲得批準(zhǔn)后，應(yīng)提前與檔案館管理部門預(yù)約查閱時間。2.檔案館管理部門根據(jù)檔案利用者的預(yù)約時間，安排查閱場所和工作人員，并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱時間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、檔案名稱及編號等。（二）查閱指導(dǎo)1.查閱前，檔案館工作人員應(yīng)向檔案利用者介紹檔案館的基本情況、查閱規(guī)則和注意事項，并根據(jù)檔案利用者的查閱需求，提供必要的查閱指導(dǎo)。2.查閱指導(dǎo)應(yīng)包括如何查找所需檔案、如何正確使用查閱設(shè)備、如何保護(hù)檔案等內(nèi)容。（三）查閱操作1.檔案利用者在查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱規(guī)則和工作人員的指導(dǎo)，不得擅自涂改、抽取、撤換、標(biāo)注、污損檔案，不得在檔案上圈劃、批注、拍照、攝像、錄音等。2.需要復(fù)印、復(fù)制檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案館管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作。復(fù)印、復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案館印章。3.查閱過程中，檔案館工作人員應(yīng)全程陪同，對檔案利用者的查閱行為進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱工作的安全和規(guī)范。（四）查閱歸還1.查閱結(jié)束后，檔案利用者應(yīng)及時將查閱的檔案資料歸還檔案館工作人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.檔案館工作人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還的檔案資料，確保檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容與查閱前一致。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、檔案查閱范圍與限制（一）查閱范圍1.在確保檔案安全和保密的前提下，本公司/組織檔案館保存的各類檔案資料均可根據(jù)規(guī)定進(jìn)行查閱。2.查閱范圍包括但不限于公司/組織的文件、合同、協(xié)議、報表、會議記錄、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（二）查閱限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案資料，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得查閱。2.正在辦理過程中的重要文件、合同等檔案資料，在辦理期間一般不予查閱。確因工作需要查閱的，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點查閱，查閱過程中不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案資料的查閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的查閱目的和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或查閱與工作無關(guān)的檔案資料。五、檔案查閱安全與保密（一）安全管理1.檔案館應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案資料的安全保存。2.查閱場所應(yīng)保持整潔、安靜，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。查閱設(shè)備應(yīng)定期維護(hù)和檢查，確保正常運(yùn)行。3.檔案利用者在查閱過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案資料，不得隨意丟棄、損壞檔案資料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或安全隱患，應(yīng)及時報告檔案館工作人員。（二）保密管理1.檔案館工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對在查閱過程中知悉的檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.檔案利用者應(yīng)與檔案館簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，承諾對查閱的檔案內(nèi)容予以保密，不得擅自傳播、復(fù)制、公開檔案信息。3.查閱涉及公司/組織機(jī)密的檔案資料時，應(yīng)在專門的保密場所進(jìn)行，查閱過程中不得使用無線通訊設(shè)備。查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案資料歸還檔案館，并對查閱場所進(jìn)行清理，確保無檔案信息遺留。六、檔案查閱收費(fèi)（一）收費(fèi)原則1.本公司/組織內(nèi)部查閱檔案一般不收取費(fèi)用。2.外部單位或個人查閱檔案，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和實際成本，可適當(dāng)收取查閱費(fèi)用。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)報公司/組織財務(wù)部門備案，并向社會公開。（二）收費(fèi)項目與標(biāo)準(zhǔn)1.查閱檔案資料的復(fù)印、復(fù)制費(fèi)用，按照實際發(fā)生的成本收取。2.提供檔案資料的翻譯服務(wù)費(fèi)用，按照市場價格收取。3.其他因查閱檔案需要發(fā)生的費(fèi)用，如郵寄費(fèi)、快遞費(fèi)等，由檔案利用者承擔(dān)。（三）收費(fèi)方式與結(jié)算1.查閱費(fèi)用應(yīng)在查閱前由檔案利用者向檔案館管理部門繳納。檔案館管理部門開具收費(fèi)票據(jù)，并將收費(fèi)情況及時報公司/組織財務(wù)部門。2.財務(wù)部門應(yīng)定期對檔案查閱收費(fèi)情況進(jìn)行核對和結(jié)算，確保收費(fèi)規(guī)范、準(zhǔn)確。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案館查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案查閱申請、審批、查閱、歸還等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，檔案查閱安全與保密措施是否落實到位。2.檔案館管理部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案查閱工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，如實提供檔案查閱情況和相關(guān)資料。2.對外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況報告相關(guān)部門。（三）責(zé)任追究1.對違反本制度規(guī)定，擅自查閱檔案、泄露檔案信息、損壞檔案資料等行為，將視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告處分、罰款等處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.對在檔案查閱工作中玩忽職守、濫用職權(quán)、徇私舞弊的工作人員，將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)