合同檔案制度管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，規(guī)范合同檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，維護(hù)合同檔案的完整與安全，提高合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同（包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等）及其相關(guān)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司合同檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行過程中的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.分類科學(xué)原則按照合同的性質(zhì)、類別、時(shí)間等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、檢索和利用。4.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全保密措施，防止合同檔案的泄露、損毀和丟失。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門合同檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一保管公司合同檔案，建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)合同檔案的查閱、借閱、復(fù)制等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.定期對合同檔案進(jìn)行整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.開展合同檔案管理工作的培訓(xùn)和宣傳，提高員工的檔案意識和管理水平。（二）合同承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和初步歸檔。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本及相關(guān)附件原件移交檔案管理部門歸檔，并確保移交的檔案資料完整、準(zhǔn)確。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的查閱、借閱等工作，按照規(guī)定提供相關(guān)資料。4.負(fù)責(zé)對本部門合同檔案的日常保管和維護(hù)，防止檔案的丟失、損壞。（三）其他部門職責(zé)1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，確保合同的經(jīng)濟(jì)合理性，并協(xié)助檔案管理部門做好合同財(cái)務(wù)檔案的管理工作。2.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同的合法性，對合同的簽訂、履行等提供法律意見，并協(xié)助檔案管理部門做好合同法律檔案的管理工作。3.審計(jì)部門負(fù)責(zé)對合同的簽訂、履行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，并將審計(jì)結(jié)果反饋給檔案管理部門。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同正本及副本。2.合同附件，包括但不限于技術(shù)協(xié)議、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收報(bào)告、補(bǔ)充協(xié)議等。3.合同簽訂過程中的相關(guān)文件，如合同審批表、授權(quán)委托書、招投標(biāo)文件、談判記錄等。4.合同履行過程中的各類文件，如發(fā)貨單、收貨單、發(fā)票、付款憑證、變更協(xié)議、違約處理記錄等。5.與合同有關(guān)的其他文件資料，如往來信函、會(huì)議紀(jì)要、電話記錄等。（二）收集要求1.合同承辦部門應(yīng)在合同簽訂、履行完畢后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，并按照要求進(jìn)行整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、有效，不得擅自篡改、偽造或隱匿。3.對于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容清晰，并與紙質(zhì)文檔一致。（三）整理方法1.分類按照合同的性質(zhì)、類別、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，具體分類如下：買賣合同：包括原材料采購合同、產(chǎn)品銷售合同等。租賃合同：包括房屋租賃合同、設(shè)備租賃合同等。服務(wù)合同：包括咨詢服務(wù)合同、技術(shù)服務(wù)合同、勞務(wù)合同等。技術(shù)合同：包括技術(shù)開發(fā)合同、技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)咨詢合同、技術(shù)服務(wù)合同等。其他合同：包括借款合同、擔(dān)保合同、合作協(xié)議等。2.編號為每份合同檔案編制唯一的編號，編號格式為：[年份][部門代碼][合同順序號]。例如：202301001，表示2023年公司第一部門簽訂的第1份合同。3.裝訂將合同正本及附件、相關(guān)文件資料按照順序整理好，采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。4.編目編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、履行期限、合同金額、承辦部門、歸檔日期等內(nèi)容。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.合同承辦部門整理好合同檔案后，填寫《合同檔案移交清單》，一式兩份，一份由承辦部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的合同檔案進(jìn)行核對、驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后在《合同檔案移交清單》上簽字蓋章，并將檔案入庫保管。（二）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定，具體如下：1.一般合同檔案保管期限為[X]年。2.涉及重要資產(chǎn)、重大項(xiàng)目、知識產(chǎn)權(quán)等合同檔案保管期限為[X]年。3.法律糾紛未了結(jié)的合同檔案應(yīng)永久保管，直至糾紛解決。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的合同檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.合同檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.定期對合同檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對電子合同檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。2.涉及公司商業(yè)秘密、重要合同等檔案資料的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.法務(wù)部門、審計(jì)部門因工作需要查閱合同檔案的，可直接到檔案管理部門查閱，但應(yīng)做好查閱記錄。（二）借閱程序1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，填寫《合同檔案借閱登記簿》，注明借閱人姓名及部門、借閱合同編號及名稱、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容，并要求借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損毀，如有遺失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.涉及公司商業(yè)秘密、重要合同等檔案資料，未經(jīng)公司書面同意，不得向任何第三方提供或透露。2.查閱、借閱合同檔案不得超過規(guī)定的期限，如需長期使用，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱、借閱合同檔案時(shí)，不得在檔案上進(jìn)行標(biāo)記、批注或其他損壞行為。六、合同檔案的統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案的收進(jìn)、移出、保管等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制合同檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括合同檔案的數(shù)量、類別、保管期限、查閱借閱情況等，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、及時(shí)。（二）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、法務(wù)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)合同檔案的保管期限、重要性、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。3.對已失去保存價(jià)值的合同檔案，經(jīng)鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)填寫《合同檔案銷毀清單》，一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份報(bào)公司財(cái)務(wù)部門備案。4.銷毀合同檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)，如采用粉碎、焚燒等方式。七、合同檔案的信息化管理（一）建立合同檔案數(shù)據(jù)庫1.檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案數(shù)據(jù)庫，將合同檔案的基本信息、電子文檔等錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。2.合同檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，方便檔案的管理和利用。（二）電子檔案管理要求1.電子合同檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，格式規(guī)范，存儲在安全可靠的介質(zhì)上。2.對電子合同檔案應(yīng)進(jìn)行分類存