醫(yī)生檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)院醫(yī)生檔案管理，確保醫(yī)生檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為醫(yī)院的人才培養(yǎng)、績(jī)效考核、職稱(chēng)評(píng)定等工作提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院全體在職醫(yī)生的檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)生的工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集醫(yī)生在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料，確保檔案資料的齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)生個(gè)人隱私的信息予以保密。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、國(guó)籍、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位：從高中起的學(xué)歷層次、畢業(yè)院校、所學(xué)專(zhuān)業(yè)、學(xué)位證書(shū)編號(hào)等。3.專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)：各類(lèi)專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)及取得時(shí)間。4.執(zhí)業(yè)證書(shū)：醫(yī)師執(zhí)業(yè)證書(shū)及注冊(cè)信息。（二）工作經(jīng)歷1.入職信息：入職醫(yī)院時(shí)間、科室、崗位等。2.工作變動(dòng)記錄：包括在醫(yī)院內(nèi)部不同科室的調(diào)動(dòng)情況、掛職經(jīng)歷等。3.進(jìn)修培訓(xùn)經(jīng)歷：參加國(guó)內(nèi)外進(jìn)修、培訓(xùn)的機(jī)構(gòu)、時(shí)間、內(nèi)容等。（三）業(yè)務(wù)能力1.醫(yī)療技術(shù)水平：掌握的醫(yī)療技術(shù)項(xiàng)目、手術(shù)操作技能、疑難病癥診治經(jīng)驗(yàn)等。2.科研成果：發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、著作、科研項(xiàng)目立項(xiàng)及獲獎(jiǎng)情況等。3.教學(xué)工作：承擔(dān)教學(xué)任務(wù)情況，如授課課程、學(xué)生指導(dǎo)情況等。（四）職業(yè)道德1.醫(yī)德醫(yī)風(fēng)評(píng)價(jià)：患者滿意度調(diào)查結(jié)果、醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核評(píng)價(jià)記錄。2.違規(guī)違紀(jì)記錄：受到的行政處分、行業(yè)處罰等相關(guān)記錄。（五）考核評(píng)價(jià)1.年度考核結(jié)果：歷年的年度考核等級(jí)及評(píng)語(yǔ)。2.績(jī)效考核數(shù)據(jù)：每月、每季度、每年的績(jī)效考核得分及相關(guān)指標(biāo)完成情況。（六）其他資料1.表彰獎(jiǎng)勵(lì)：獲得的各級(jí)各類(lèi)表彰、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)及相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)文件。2.個(gè)人述職報(bào)告：每年的個(gè)人述職報(bào)告。3.其他有價(jià)值的資料：如參加學(xué)術(shù)會(huì)議的邀請(qǐng)函、重要醫(yī)療事件的總結(jié)報(bào)告等。三、檔案收集（一）收集責(zé)任主體1.人力資源部門(mén)：負(fù)責(zé)收集醫(yī)生入職、離職、崗位變動(dòng)等人事相關(guān)資料。2.醫(yī)務(wù)部門(mén)：收集醫(yī)生業(yè)務(wù)能力提升、科研教學(xué)成果等方面的資料。3.紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)：收集醫(yī)生職業(yè)道德方面的違規(guī)違紀(jì)資料。4.各臨床科室：負(fù)責(zé)本科室醫(yī)生日常工作中產(chǎn)生的各類(lèi)資料的收集整理，并定期移交醫(yī)院檔案管理部門(mén)。（二）收集時(shí)間要求1.定期收集：人力資源部門(mén)每月底收集當(dāng)月新入職醫(yī)生的相關(guān)資料；醫(yī)務(wù)部門(mén)每季度末收集醫(yī)生業(yè)務(wù)成果資料；紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)每半年收集一次醫(yī)生職業(yè)道德相關(guān)資料。2.即時(shí)收集：對(duì)于醫(yī)生取得重要科研成果、受到表彰獎(jiǎng)勵(lì)、發(fā)生違規(guī)違紀(jì)行為等情況，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在事件發(fā)生后及時(shí)收集相關(guān)資料并移交檔案管理部門(mén)。（三）收集程序1.各責(zé)任部門(mén)按照要求填寫(xiě)資料收集清單，對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步審核，確保資料的真實(shí)性和完整性。2.將審核后的資料整理成冊(cè)，附上資料清單，移交醫(yī)院檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)對(duì)接收的資料進(jìn)行再次審核，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)反饋給責(zé)任部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充完善。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案內(nèi)容分類(lèi)：分為個(gè)人基本信息類(lèi)、工作經(jīng)歷類(lèi)、業(yè)務(wù)能力類(lèi)、職業(yè)道德類(lèi)、考核評(píng)價(jià)類(lèi)、其他資料類(lèi)。2.按照時(shí)間順序分類(lèi)：每一類(lèi)檔案按照形成時(shí)間先后順序排列。（二）編號(hào)規(guī)則1.為每份醫(yī)生檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)采用“年份+科室代碼+順序號(hào)”的形式。例如，2023年內(nèi)科醫(yī)生的檔案編號(hào)為2023NK001，其中“2023”表示年份，“NK”表示內(nèi)科科室代碼，“001”表示該科室本年度第1份檔案。2.科室代碼按照醫(yī)院內(nèi)部統(tǒng)一的科室編碼規(guī)則確定。（三）裝訂要求1.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行整理裝訂，去除金屬物，確保資料平整。2.采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。（四）編目與裝盒標(biāo)識(shí)1.為每份檔案編制目錄，目錄內(nèi)容包括資料名稱(chēng)、日期、頁(yè)碼等。2.將裝訂好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒正面和側(cè)面標(biāo)注檔案編號(hào)、醫(yī)生姓名、科室等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.醫(yī)院設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管期限1.永久保管：對(duì)于醫(yī)生的重要科研成果、重大醫(yī)療事件記錄、長(zhǎng)期有效的資格證書(shū)等具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案，實(shí)行永久保管。2.定期保管：其他檔案根據(jù)其重要性和使用頻率，分別確定保管期限為[X]年、[X]年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）檔案清查1.檔案管理部門(mén)每年定期對(duì)醫(yī)生檔案進(jìn)行清查，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確完整。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄并采取措施進(jìn)行處理，確保檔案的安全保管。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部查閱：醫(yī)院人力資源部門(mén)、醫(yī)務(wù)部門(mén)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)等因工作需要，可查閱醫(yī)生檔案。查閱時(shí)需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外部查閱：司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等因工作需要查閱醫(yī)生檔案的，需持單位介紹信、工作證等有效證件，經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員到檔案管理部門(mén)辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.一般情況下，醫(yī)生檔案不對(duì)外借閱。因特殊原因確需借閱的，需經(jīng)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案管理部門(mén)辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)將檔案裝入專(zhuān)用檔案袋，密封后交借閱人員，并告知借閱注意事項(xiàng)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還。歸還時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失情況，應(yīng)追究借閱人員責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)在工作中接觸到的醫(yī)生檔案信息予以保密。2.嚴(yán)禁在非工作場(chǎng)所談?wù)撫t(yī)生檔案內(nèi)容，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。3.對(duì)涉及醫(yī)生個(gè)人隱私的信息，如家庭住址、聯(lián)系方式等，應(yīng)嚴(yán)格保密。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫(kù)房24小時(shí)有人值守。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.對(duì)檔案管理設(shè)備和設(shè)施進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由醫(yī)院檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、醫(yī)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、使用頻率等因素，綜合判斷檔案是否具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核通過(guò)后，予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)編制擬銷(xiāo)毀檔案清單，經(jīng)鑒定工作小組審核簽字后，報(bào)醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后的銷(xiāo)毀清單一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份交醫(yī)院紀(jì)檢監(jiān)