創(chuàng)城檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)創(chuàng)城檔案管理，確保創(chuàng)城工作中各類文件、資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織在參與創(chuàng)城工作過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：創(chuàng)城檔案由專門部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映創(chuàng)城工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分類科學(xué)原則：按照創(chuàng)城工作的不同類別和階段，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和使用。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善創(chuàng)城檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管創(chuàng)城工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，建立檔案檢索體系，方便查詢利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案實(shí)體安全。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為創(chuàng)城工作提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在創(chuàng)城工作中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定等工作，提供必要的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。4.在工作中積極利用檔案，及時(shí)反饋檔案利用效果。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、查閱等具體工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)定，保守檔案機(jī)密。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)部門關(guān)于創(chuàng)城工作的文件、指示、通知等。2.公司/組織制定的創(chuàng)城工作計(jì)劃、方案、措施等。3.創(chuàng)城工作中的各類會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。4.創(chuàng)城工作中開展的各項(xiàng)活動(dòng)的文件、資料、照片、視頻等。5.創(chuàng)城工作中涉及的各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等。6.創(chuàng)城工作中與相關(guān)部門、單位的往來函件、協(xié)議等。7.在創(chuàng)城工作中獲得的榮譽(yù)證書、表彰文件等。8.其他與創(chuàng)城工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、剪裁。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可讀性。（三）整理方法1.分類：按照創(chuàng)城工作的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為綜合類、宣傳類、環(huán)境整治類、志愿服務(wù)類、實(shí)地考察類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、起止日期等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案架上，排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.對(duì)于重要的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管等。（三）保管期限1.創(chuàng)城檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括上級(jí)部門關(guān)于創(chuàng)城工作的重要文件、公司/組織制定的創(chuàng)城工作長期規(guī)劃、在創(chuàng)城工作中獲得的重大榮譽(yù)證書等。3.長期保管的檔案包括創(chuàng)城工作中的各類會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等，保管期限為10年。4.短期保管的檔案包括創(chuàng)城工作中的一般性文件、資料等，保管期限為3年。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，上報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在開展創(chuàng)城工作時(shí)，可查閱相關(guān)檔案資料，為工作提供參考依據(jù)。2.上級(jí)部門、相關(guān)單位及社會(huì)各界因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)可查閱創(chuàng)城檔案。（二）利用方式1.查閱紙質(zhì)檔案：利用者可到檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)。2.查閱電子檔案：利用者可通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或移動(dòng)終端查閱電子檔案，檔案管理部門應(yīng)確保電子檔案的安全和正常使用。3.復(fù)制檔案：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)單，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案利用的時(shí)間、利用者姓名、單位、利用目的、查閱檔案內(nèi)容等信息進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值和保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、銷毀原因等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷毀。5.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的創(chuàng)城檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為創(chuàng)城工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行數(shù)據(jù)掛接和整理。2.信息化管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合創(chuàng)城檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、存儲(chǔ)、檢索、編目、統(tǒng)計(jì)、利用等功能。3.數(shù)據(jù)安全保障：建立數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和安全防護(hù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）實(shí)施步驟1.規(guī)劃階段：制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.準(zhǔn)備階段：進(jìn)行需求調(diào)研、系統(tǒng)選型、設(shè)備采購等工作，為系統(tǒng)建設(shè)做好準(zhǔn)備。3.實(shí)施階段：按照規(guī)劃和設(shè)計(jì)方案，進(jìn)行檔案數(shù)字化、系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)錄入