檔案制度保密制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及檔案管理與保密工作的所有人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理和保密的法律法規(guī)，確保公司/組織的檔案管理與保密工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障檔案信息的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級管理，明確各級管理人員的職責(zé)和權(quán)限。4.便捷利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便捷性，提高檔案管理與服務(wù)水平。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工的個人基本信息、勞動合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績效考核等。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶檔案等。5.技術(shù)檔案：涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計、工藝流程等方面的文件資料。（二）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理。3.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的檔案資料全部移交。（三）檔案整理1.收集到的檔案應(yīng)按照分類標準進行整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對檔案進行編號、編目，編制檔案目錄清單，便于查找和管理。3.對于破損、褪色的檔案，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的完整性。（四）檔案歸檔1.整理好的檔案應(yīng)及時歸檔，存放在專門的檔案庫房或存儲設(shè)備中。2.建立檔案索引，明確檔案的存放位置，便于快速檢索。3.定期對檔案進行清查，確保檔案的存放安全，無遺漏、無損壞。（五）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，確需進入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并進行登記。（六）檔案借閱1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)嚴格按照申請表的內(nèi)容提供檔案，并做好借閱登記。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（七）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，并由檔案管理人員在場監(jiān)督。2.查閱重要檔案時，需經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準，并嚴格限制查閱范圍。3.非公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準。（八）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人、財務(wù)部門負責(zé)人和公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，并在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。三、保密管理（一）保密范圍1.公司/組織尚未公開的各類文件、資料、數(shù)據(jù)、信息等。2.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密、客戶信息等方面的內(nèi)容。3.公司/組織內(nèi)部會議、討論中涉及的敏感事項和決策過程。（二）保密措施1.人員管理對涉及檔案管理與保密工作的人員進行背景審查，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。加強對員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。定期對員工的保密工作進行考核，對違反保密制度的行為進行嚴肅處理。2.物理隔離檔案庫房應(yīng)與其他區(qū)域進行有效隔離，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。對存放檔案的計算機、存儲設(shè)備等實行專人專用，設(shè)置密碼保護，并定期更換密碼。3.技術(shù)防范采用加密技術(shù)對重要檔案進行加密存儲，防止信息泄露。安裝防火墻、防病毒軟件等安全防護設(shè)備，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。對檔案管理系統(tǒng)進行定期維護和安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。4.制度約束嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱、復(fù)印等審批制度，防止檔案信息的不當傳播。加強對檔案管理人員的管理，明確其職責(zé)和權(quán)限，防止內(nèi)部人員違規(guī)操作。對違反保密制度的行為制定相應(yīng)的懲罰措施，追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）保密監(jiān)督1.成立保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對公司/組織的保密工作進行檢查和監(jiān)督。2.設(shè)立保密舉報電話和郵箱，接受員工和社會公眾對保密工作的監(jiān)督和舉報。3.對發(fā)現(xiàn)的保密問題及時進行整改，對違反保密制度的行為依法依規(guī)進行處理。四、附則（一）