檔案制度真奇葩一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司/組織的各項工作活動，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案，嚴格保密，防止泄露。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）主要職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定并組織實施公司/組織檔案管理制度。2.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.對檔案進行安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。6.開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。7.組織檔案業(yè)務培訓，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理技能。8.積極為公司/組織各項工作提供檔案信息支持，參與檔案利用服務工作，根據工作需要及時提供相關檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃與總結、規(guī)章制度、人事檔案、財務檔案等。2.業(yè)務管理檔案：涵蓋公司/組織在生產、經營、研發(fā)、銷售等業(yè)務活動中形成的合同協(xié)議、項目文檔、技術資料、市場調研資料、客戶信息等。3.特殊載體檔案：如照片、錄音、錄像、電子文件等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.對于重要活動、重大項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后及時歸檔。3.員工在工作中形成的個人業(yè)務檔案，應定期移交至檔案管理部門。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源和內容性質，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務管理類、特殊載體類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。3.編目：對檔案進行詳細編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行規(guī)范化裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的分類與編號（一）分類標準1.行政管理類：按照文件性質、用途分為綜合管理、人力資源管理、財務管理、行政管理等二級類目。2.業(yè)務管理類：根據不同業(yè)務領域，分為生產管理、市場營銷、技術研發(fā)、質量管理等二級類目。3.特殊載體類：分為照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、電子檔案等二級類目。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用層次編碼法，由全宗號、年度號、類別號、項目號、案卷號、件號等組成。2.全宗號：為公司/組織檔案管理的唯一標識，由檔案管理部門統(tǒng)一編制。3.年度號：采用公元紀年，以四位數字表示，如“20XX”。4.類別號：根據檔案分類標準，用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務管理類，“C”代表特殊載體類。5.項目號：針對業(yè)務管理類檔案中的重大項目，用阿拉伯數字表示項目編號。6.案卷號：按照檔案整理順序，對每一案卷編制的順序號，用三位阿拉伯數字表示。7.件號：在卷內文件排列順序號，用兩位阿拉伯數字表示。例如：某份行政管理類檔案編號為：[全宗號][年度號][類別號][案卷號][件號]，假設全宗號為“01”，年度號為“2023”，類別號為“A”，案卷號為“001”，件號為“01”，則該檔案編號為：012023A00101。五、檔案的保管期限（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種期限。對在一定時期內具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（二）確定保管期限的原則1.依據檔案的重要程度、歷史價值、現實利用價值等因素綜合確定。2.涉及公司/組織核心業(yè)務、重大決策、重要權益等方面的檔案，應列為永久保管。3.文件內容相對穩(wěn)定，在較長時間內仍有查考價值的，可列為30年保管期限。4.文件內容在較短時間內查考價值不大的，可列為10年保管期限。（三）保管期限的調整1.檔案管理部門應定期對已確定保管期限的檔案進行復查，根據檔案的實際價值和公司/組織發(fā)展變化情況，及時調整保管期限。2.對于保管期限調整的檔案，應做好記錄，并通知相關部門。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司/組織內部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，需經公司/組織主管領導批準。3.外部單位或個人查閱公司/組織檔案的，必須持有單位介紹信，并經公司/組織主管領導批準，檔案管理部門方可提供查閱服務。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。2.申請表經審批后，查閱人憑有效證件到檔案管理部門查閱檔案。3.檔案管理部門工作人員根據查閱申請表，提供相應檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督。4.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案，如需復印或摘錄檔案內容，應經檔案管理部門同意。（三）利用服務1.檔案管理部門應積極為公司/組織各項工作提供檔案信息支持，根據工作需要及時提供相關檔案資料。2.對于重要的檔案利用需求，檔案管理部門可提供檔案整理、編目、摘要等增值服務。3.建立檔案利用效果反饋機制，及時了解檔案利用情況，總結經驗，不斷改進檔案利用服務工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家及檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、現實利用價值、歷史價值等因素，對檔案進行全面鑒定。2.對已超過保管期限且無保存價值的檔案，可列為銷毀范圍。3.對于涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等重要檔案，即使已超過保管期限，也應嚴格按照保密規(guī)定進行處理，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐一審核，形成《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經公司/組織主管領導批準后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底、安全。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案管理部門負責人。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理效率和服務水平，為公司/組織各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數字化流程1.檔案掃描：對紙質檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數據錄入：將檔案的編目信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立準確的數據庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現檔案信息的快速錄入和修改，確保數據準確無誤。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、編號、日期等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權限管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全與保密。4.統(tǒng)計分析：對檔案數據進行統(tǒng)計分析，為公司/組織決策提供數據支持。（四）數據安全與備份1.建立嚴格的