農(nóng)發(fā)行檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國(guó)農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“農(nóng)發(fā)行”）檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、管理決策、歷史研究等方面的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合農(nóng)發(fā)行實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)發(fā)行各級(jí)機(jī)構(gòu)及全體員工在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則農(nóng)發(fā)行檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。各級(jí)行應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或配備專(zhuān)職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映農(nóng)發(fā)行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理農(nóng)發(fā)行在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、管理決策等過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為農(nóng)發(fā)行的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策提供有力支持。二、檔案管理體制與職責(zé)（一）管理體制農(nóng)發(fā)行檔案管理實(shí)行總行、省分行、市分行、縣支行四級(jí)管理體制?？傂胸?fù)責(zé)制定全行檔案管理制度、規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)和監(jiān)督各級(jí)行檔案管理工作；省分行負(fù)責(zé)組織實(shí)施總行檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督轄內(nèi)各級(jí)行檔案管理工作；市分行負(fù)責(zé)本轄區(qū)檔案管理工作的組織和實(shí)施，對(duì)轄內(nèi)縣支行檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督；縣支行負(fù)責(zé)本單位檔案的具體收集、整理、保管和利用等工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和農(nóng)發(fā)行檔案管理制度，制定本單位檔案管理實(shí)施細(xì)則。負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門(mén)的檔案收集、整理、歸檔工作。集中統(tǒng)一管理本單位各類(lèi)檔案，做好檔案的整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。建立健全檔案保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等管理制度，確保檔案的安全和有效利用。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)。參與檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，提出檔案保管期限調(diào)整和銷(xiāo)毀意見(jiàn)。開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為農(nóng)發(fā)行的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理決策提供參考依據(jù)。2.各部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，配合檔案管理部門(mén)做好檔案的整理、歸檔等工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，確保本部門(mén)檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.檔案管理人員職責(zé)認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架、保管、統(tǒng)計(jì)等具體工作，確保檔案質(zhì)量。做好檔案的查閱、借閱服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)催還檔案。負(fù)責(zé)檔案信息化系統(tǒng)的操作和維護(hù)，保證檔案信息的安全和完整。參與檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，協(xié)助編寫(xiě)檔案編研資料。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍農(nóng)發(fā)行檔案收集范圍包括但不限于以下幾類(lèi)：1.文書(shū)檔案上級(jí)機(jī)關(guān)文件、法規(guī)性文件、內(nèi)部規(guī)章制度等。本行各類(lèi)會(huì)議文件、會(huì)議記錄、紀(jì)要等。本行工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。本行與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書(shū)等。本行干部任免、獎(jiǎng)懲、考核等人事文件。本行財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件。2.業(yè)務(wù)檔案：各類(lèi)貸款業(yè)務(wù)檔案、存款業(yè)務(wù)檔案、中間業(yè)務(wù)檔案、風(fēng)險(xiǎn)管理檔案、信貸審批檔案等。3.科技檔案：本行信息化建設(shè)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、設(shè)備購(gòu)置與維護(hù)等方面形成的檔案。4.會(huì)計(jì)檔案：各類(lèi)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告等。5.聲像檔案：本行重大活動(dòng)、會(huì)議、業(yè)務(wù)場(chǎng)景等拍攝的照片、錄像、錄音等資料。6.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)文件、報(bào)表、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全、完整。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、字跡清晰、格式規(guī)范，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)重要業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)實(shí)行同步收集，確保檔案與業(yè)務(wù)活動(dòng)的緊密銜接。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等要素進(jìn)行分類(lèi)整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應(yīng)便于查找、借閱和統(tǒng)計(jì)，提高檔案管理工作效率。（四）整理方法1.文書(shū)檔案整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件目錄。裝訂文件，去除金屬物，采用三孔一線(xiàn)或縫紉機(jī)裝訂。編制檔案盒封面、脊背項(xiàng)目，將整理好的文件裝入檔案盒。2.業(yè)務(wù)檔案整理根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型，制定相應(yīng)的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。按照業(yè)務(wù)流程順序，對(duì)每份業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，建立業(yè)務(wù)檔案索引。對(duì)業(yè)務(wù)檔案中的相關(guān)材料進(jìn)行整理、排序，確保檔案內(nèi)容的完整性和系統(tǒng)性。3.科技檔案整理按照項(xiàng)目分類(lèi)，對(duì)每個(gè)項(xiàng)目形成的文件進(jìn)行編號(hào)、編目。建立項(xiàng)目檔案清單，記錄項(xiàng)目名稱(chēng)、編號(hào)、起止時(shí)間、主要內(nèi)容等信息。對(duì)項(xiàng)目中的圖紙、技術(shù)資料等進(jìn)行分類(lèi)整理，妥善保管。4.會(huì)計(jì)檔案整理按照會(huì)計(jì)年度，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行裝訂，填寫(xiě)憑證封面和脊背信息。對(duì)賬簿、報(bào)表進(jìn)行編號(hào)、編目，建立會(huì)計(jì)檔案目錄。5.聲像檔案整理按照載體類(lèi)型（照片、錄像、錄音）進(jìn)行分類(lèi)。對(duì)照片進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，整理成冊(cè)或制作電子相冊(cè)。對(duì)錄像、錄音資料進(jìn)行編號(hào)、編目，注明錄制內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)等，存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上，并做好備份。6.電子檔案整理按照電子文件的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的可識(shí)別性和可檢索性。對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.各級(jí)行應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來(lái)發(fā)展需求合理確定。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲(chóng)藥品投放設(shè)備等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境良好。（二）保管要求1.按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)整理好的檔案進(jìn)行上架存放，排列應(yīng)整齊有序，便于查找。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)分別保管，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、存放位置、數(shù)量等信息，定期進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。4.對(duì)重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如復(fù)制備份、專(zhuān)柜存放等。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。五、檔案的利用（一）利用原則與范圍1.利用原則依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和農(nóng)發(fā)行檔案管理制度，確保檔案利用的合法性和規(guī)范性。服務(wù)為本原則：以服務(wù)農(nóng)發(fā)行的業(yè)務(wù)發(fā)展、管理決策和歷史研究為宗旨，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。安全保密原則：在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息不泄露，維護(hù)檔案的安全。2.利用范圍本行員工因工作需要查閱、借閱檔案。外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱、借閱本行相關(guān)檔案。司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱、借閱本行檔案。（二）利用手續(xù)1.本行員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》或《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱的檔案名稱(chēng)、用途、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外部單位查閱、借閱本行檔案，應(yīng)出具單位介紹信、查閱或借閱檔案的公函，注明查閱或借閱的檔案名稱(chēng)、用途、查閱期限等信息，經(jīng)本行相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱或借閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱、借閱本行檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)或行政文件，經(jīng)本行法律合規(guī)部門(mén)審核和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱或借閱手續(xù)。4.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱、借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的，按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱、借閱登記。查閱、借閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用方式1.查閱：檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件供其查閱。查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定期限辦理借閱手續(xù)，并督促借閱人員按時(shí)歸還。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對(duì)利用者需要復(fù)制的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并加蓋檔案管理部門(mén)印章，注明復(fù)制日期、份數(shù)等信息。復(fù)制檔案應(yīng)確保內(nèi)容清晰、完整，與原件一致。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則與組織1.鑒定原則定期鑒定原則：檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管狀況等進(jìn)行全面審查，綜合判斷檔案的價(jià)值。準(zhǔn)確判定原則：根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和農(nóng)發(fā)行實(shí)際，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限和是否需要銷(xiāo)毀。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。檔案鑒定小組應(yīng)定期召開(kāi)會(huì)議，對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行集中審查和討論，形成鑒定結(jié)論。（二）保管期限劃分1.永久保管本行制定的具有長(zhǎng)遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的規(guī)章制度、重要會(huì)議文件、歷史沿革資料等。本行涉及重大業(yè)務(wù)決策、重要資產(chǎn)處置、重大訴訟案件等方面的文件材料。本行與上級(jí)機(jī)關(guān)、重要客戶(hù)簽訂的具有長(zhǎng)期法律效力的合同、協(xié)議等。本行干部任免、獎(jiǎng)懲、考核等方面的重要文件。2.定期保管保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、短期合同協(xié)議、階段性工作計(jì)劃總結(jié)等。保管期限為[X]年及以上的檔案，主要包括重要業(yè)務(wù)文件、長(zhǎng)期合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)上級(jí)行檔案管理部門(mén)備案。3.檔案管理部門(mén)按照批準(zhǔn)的銷(xiāo)毀清單，組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底、安全。4.檔案銷(xiāo)毀后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清單歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案信息資源共享，為農(nóng)發(fā)行的業(yè)務(wù)發(fā)展、管理決策提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)和利用過(guò)程中的安全可靠。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)、編目和索引，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的可識(shí)別性和可管理性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實(shí)現(xiàn)檔案的在線(xiàn)錄入、修改、刪除等功能，對(duì)檔案的基本信息、保管期限、密級(jí)等進(jìn)行管理。2.檢索查詢(xún)：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、日期、文號(hào)、保管期限等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理：辦理檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、催還等手續(xù)，實(shí)現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設(shè)置用戶(hù)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等功能，確保檔案信息安全。