工程檔案查詢制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工程檔案管理，規(guī)范工程檔案查詢行為，確保工程檔案的安全與完整，充分發(fā)揮工程檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目組以及與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位因工作需要查詢工程檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保工程檔案查詢工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在工程檔案查詢過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時(shí)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案要嚴(yán)格保密。3.服務(wù)工作原則以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為宗旨，在確保檔案安全和遵守規(guī)定的前提下，為查詢?nèi)藛T提供便捷、高效的檔案查詢服務(wù)，滿足工作需要。二、工程檔案的范圍與分類（一）工程檔案范圍1.工程項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告等。2.工程設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等相關(guān)圖紙、文件。3.工程施工過程中的各類文件，涵蓋施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、技術(shù)交底記錄、工程變更通知、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。4.工程監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。5.工程竣工驗(yàn)收文件，包括竣工驗(yàn)收報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、竣工圖等。6.與工程相關(guān)的其他文件，如工程招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。（二）工程檔案分類根據(jù)工程檔案的形成階段、內(nèi)容性質(zhì)等因素，將工程檔案分為以下幾類：1.項(xiàng)目前期檔案：主要記錄工程項(xiàng)目前期籌備階段的各項(xiàng)文件。2.設(shè)計(jì)檔案：集中保存工程設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的各類文件資料。3.施工檔案：詳細(xì)反映工程施工過程的相關(guān)文件。4.監(jiān)理檔案：體現(xiàn)工程監(jiān)理工作的文件集合。5.竣工驗(yàn)收檔案：用于工程竣工驗(yàn)收備案及后續(xù)維護(hù)管理的文件。6.其他檔案：包含上述未涵蓋但與工程密切相關(guān)的其他文件。三、工程檔案查詢流程（一）查詢申請1.公司內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目組因工作需要查詢工程檔案時(shí)，應(yīng)填寫《工程檔案查詢申請表》，明確查詢目的、查詢內(nèi)容、預(yù)計(jì)查詢時(shí)間等信息，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.與公司有業(yè)務(wù)往來的外部單位申請查詢工程檔案時(shí)，需提交正式的查詢函，注明查詢單位名稱、查詢事項(xiàng)、查詢原因等，并加蓋單位公章。同時(shí)，應(yīng)與公司相關(guān)部門簽訂保密協(xié)議，承諾在查詢過程中遵守公司檔案管理規(guī)定，不泄露檔案信息。（二）申請審核1.工程檔案管理部門收到查詢申請后，應(yīng)及時(shí)對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點(diǎn)包括查詢目的是否合理、查詢內(nèi)容與工作需求是否相關(guān)、查詢單位的資質(zhì)及保密承諾等。2.對于符合要求的查詢申請，審核人員應(yīng)在《工程檔案查詢申請表》或查詢函上簽署審核意見，并注明同意查詢的檔案范圍和期限。對于不符合要求的申請，應(yīng)及時(shí)與申請單位溝通，說明原因并要求補(bǔ)充或修改相關(guān)材料。（三）檔案提供1.根據(jù)審核通過的查詢申請，工程檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)查找、提取相關(guān)工程檔案。查找過程中應(yīng)確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性，避免遺漏重要文件。2.對于可以提供復(fù)印件的檔案，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章，并注明檔案出處及提供日期。對于涉及公司核心機(jī)密或不宜提供復(fù)印件的檔案，應(yīng)按照規(guī)定提供查閱場所，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.在提供檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與查詢?nèi)藛T辦理交接手續(xù)，填寫《工程檔案查閱交接清單》，明確檔案名稱、數(shù)量、查閱期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。（四）查詢反饋1.查詢?nèi)藛T查閱工程檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《工程檔案查閱交接清單》上注明查閱情況及是否有檔案損壞、遺失等問題。2.檔案管理部門應(yīng)對查詢反饋情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案按時(shí)歸還且狀態(tài)良好。對于查詢過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)與查詢?nèi)藛T溝通解決，并做好記錄。四、工程檔案查詢的權(quán)限與限制（一）查詢權(quán)限1.公司內(nèi)部各部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查詢本部門負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的相關(guān)檔案，以便了解項(xiàng)目進(jìn)展、協(xié)調(diào)工作等。2.涉及工程建設(shè)、技術(shù)、質(zhì)量、安全等專業(yè)領(lǐng)域的工作人員，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可根據(jù)工作需要查詢相關(guān)工程檔案資料，用于業(yè)務(wù)指導(dǎo)、問題分析等工作。3.公司管理層因決策、審計(jì)等工作需要，可查詢特定工程項(xiàng)目的檔案，但應(yīng)履行相應(yīng)的審批手續(xù)。（二）查詢限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的工程檔案，未經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)，嚴(yán)禁對外提供查詢。內(nèi)部查詢也應(yīng)嚴(yán)格控制知悉范圍，僅限于與工作直接相關(guān)的人員。2.工程檔案中的某些關(guān)鍵文件，如核心技術(shù)資料、重要合同條款等，在特定時(shí)間段內(nèi)可能限制查詢或僅允許特定人員查詢，以確保公司利益不受損害。3.對于正在進(jìn)行訴訟、仲裁等法律糾紛的工程項(xiàng)目檔案，其查詢應(yīng)遵循相關(guān)法律程序和公司規(guī)定，避免因不當(dāng)查詢導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)。五、工程檔案查詢的安全與保密措施（一）檔案保管場所安全1.工程檔案應(yīng)存放在專門設(shè)立的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施，確保檔案存儲環(huán)境適宜。2.檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，24小時(shí)實(shí)時(shí)監(jiān)控，監(jiān)控記錄保存期限不少于[X]天。同時(shí)，配備門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。（二）查詢過程保密1.在檔案查閱場所，應(yīng)設(shè)置專門的查閱區(qū)域，與其他區(qū)域有效隔離。查閱區(qū)域應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，但不得連接外網(wǎng)，防止檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)泄露。2.陪同查閱人員應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督查詢?nèi)藛T的查閱行為，不得允許查詢?nèi)藛T擅自復(fù)制、拍照、錄像檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)制。3.查詢?nèi)藛T在查閱檔案過程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得在查閱場所大聲討論檔案內(nèi)容，不得將檔案帶出查閱區(qū)域。查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案整理歸位，不得隨意擺放或損壞檔案。（三）人員保密管理1.工程檔案管理部門工作人員應(yīng)定期接受保密培訓(xùn)，增強(qiáng)保密意識，熟悉保密制度和操作規(guī)程。簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對于參與工程檔案查詢工作的所有人員，包括內(nèi)部工作人員和外部查詢?nèi)藛T，在查詢工作結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行保密提醒，要求其嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定行為，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。六附則（一）解釋權(quán)本制度由公司工程檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或?qū)χ贫葪l款理解