測繪檔案編目制度一、總則（一）目的為了加強測繪檔案的管理，提高測繪檔案的利用效率，確保測繪檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本編目制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在測繪活動中形成的各類檔案的編目工作。（三）基本原則1.遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保編目工作合法合規(guī)。2.堅持檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性，準(zhǔn)確反映測繪項目的全過程。3.注重編目的實用性和便利性，便于檔案的檢索、查詢和利用。二、編目職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善測繪檔案編目制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的測繪檔案編目工作。3.負責(zé)對測繪檔案編目工作進行檢查和考核。（二）項目負責(zé)人職責(zé)1.組織本項目的測繪檔案整理工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照編目制度的要求，對本項目的測繪檔案進行初步編目。3.及時向檔案管理部門移交測繪檔案，并協(xié)助做好編目工作。（三）編目人員職責(zé)1.熟悉檔案編目業(yè)務(wù)，掌握編目方法和技巧。2.按照編目制度的規(guī)定，對測繪檔案進行準(zhǔn)確、規(guī)范的編目。3.負責(zé)編目數(shù)據(jù)的錄入、存儲和維護，確保編目信息的安全和準(zhǔn)確。三、編目內(nèi)容（一）檔號編制1.檔號是測繪檔案的唯一標(biāo)識，應(yīng)按照一定的規(guī)則進行編制。2.檔號由全宗號、目錄號、案卷號、件號等組成。3.全宗號：按照公司/組織檔案管理的規(guī)定編制，用于區(qū)分不同的全宗。4.目錄號：根據(jù)測繪檔案的分類情況編制，用于區(qū)分不同的目錄。5.案卷號：按照案卷的排列順序編制，用于區(qū)分不同的案卷。6.件號：按照文件在案卷中的排列順序編制，用于區(qū)分不同的文件。（二）分類編號1.根據(jù)測繪檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，進行科學(xué)合理的分類。2.分類應(yīng)遵循系統(tǒng)性、邏輯性和實用性原則，便于檔案的管理和利用。3.分類編號采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，具體編號方法如下：一級類目：用大寫字母表示，如“C”表示測繪項目檔案。二級類目：用兩位數(shù)字表示，如“C01”表示地形測量檔案。三級類目：用兩位數(shù)字表示，如“C0101”表示控制測量檔案。四級類目：用兩位數(shù)字表示，如“C010101”表示首級控制測量檔案。（三）題名擬寫1.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映測繪檔案的內(nèi)容和主題，簡潔明了，便于檢索。2.題名一般由測繪項目名稱、文件名稱和文件類型等組成。3.測繪項目名稱應(yīng)填寫全稱，文件名稱應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容，文件類型應(yīng)注明是報告、圖紙、數(shù)據(jù)等。（四）日期標(biāo)注1.日期應(yīng)填寫測繪檔案的形成日期，格式為“年/月/日”。2.對于測繪項目中的階段性成果，應(yīng)標(biāo)注該成果的形成日期。（五）保管期限劃定1.根據(jù)測繪檔案的重要性和保存價值，劃定保管期限。2.保管期限分為永久、長期和短期三種。3.永久保管的檔案：具有重要歷史價值和長期利用價值的檔案，如測繪項目的總體設(shè)計文件、重要的技術(shù)總結(jié)報告等。4.長期保管的檔案：在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如測繪項目的階段性成果報告、一般的技術(shù)文件等。5.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)具有參考價值的檔案，如測繪項目中的一般性文件、臨時記錄等。（六）密級確定1.根據(jù)測繪檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，確定密級。2.密級分為絕密、機密和秘密三種。3.絕密級檔案：涉及國家核心機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴重損害的檔案。4.機密級檔案：涉及國家重要機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受嚴重損害的檔案。5.秘密級檔案：涉及國家一般機密，一旦泄露會使國家的安全和利益遭受一定損害的檔案。四、編目流程（一）檔案收集1.項目負責(zé)人在測繪項目完成后，及時收集整理項目過程中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖紙、數(shù)據(jù)等。2.檔案收集應(yīng)確保齊全、完整，不得遺漏重要文件。（二）檔案整理1.對收集到的檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.分類應(yīng)按照編目制度規(guī)定的分類方法進行，編號應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，裝訂應(yīng)整齊、牢固。（三）編目錄入1.編目人員根據(jù)整理好的檔案，按照編目內(nèi)容的要求，進行檔號編制、分類編號、題名擬寫、日期標(biāo)注、保管期限劃定、密級確定等編目工作。2.編目信息應(yīng)準(zhǔn)確錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄。（四）審核校對1.檔案管理部門對編目人員錄入的編目信息進行審核校對，確保編目信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核校對內(nèi)容包括檔號編制是否正確、分類編號是否合理、題名擬寫是否準(zhǔn)確、日期標(biāo)注是否一致、保管期限劃定是否恰當(dāng)、密級確定是否準(zhǔn)確等。（五）裝訂上架1.對審核校對后的檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和利用。2.將裝訂好的檔案按照分類編號順序上架存放，建立紙質(zhì)檔案目錄。五、編目質(zhì)量控制（一）建立質(zhì)量檢查機制1.檔案管理部門定期對測繪檔案編目工作進行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括編目制度的執(zhí)行情況、編目信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性等。2.質(zhì)量檢查可采用自查、互查和抽查等方式進行。（二）加強人員培訓(xùn)1.定期組織編目人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高編目人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案編目業(yè)務(wù)知識、法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理系統(tǒng)操作等。（三）嚴格審核把關(guān)1.編目人員完成編目工作后，應(yīng)進行自我審核，確保編目信息的準(zhǔn)確性。2.檔案管理部門對編目信息進行審核校對，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給編目人員進行修改。（四）完善編目制度1.根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化，以及公司/組織檔案管理工作的實際情況，及時修訂編目制度。2.編目制度應(yīng)不斷完善，確保編目工作的科學(xué)性、合理性和規(guī)范性。六、編目成果管理（一）電子檔案目錄管理1.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，對編目信息進行集中存儲和管理。2.電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備檢索、查詢和統(tǒng)計等功能，便于檔案的利用。（二）紙質(zhì)檔案目錄管理1.編制紙質(zhì)檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.紙質(zhì)檔案目錄應(yīng)與電子檔案目錄相對應(yīng)，便于查找和核對檔案。（三）編目成果備份1.對編目成果進行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（四）編目成果利用1.建立編目成果