財務(wù)類檔案制度一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)類檔案的管理，確保財務(wù)檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財務(wù)會計檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機構(gòu)、子公司的財務(wù)類檔案管理。（三）定義本制度所稱財務(wù)類檔案，是指公司在各項財務(wù)活動中形成的具有保存價值的各種會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，以及與財務(wù)相關(guān)的各類文件、合同、協(xié)議、報表等資料。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司財務(wù)類檔案由財務(wù)部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、保管和銷毀，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則：財務(wù)類檔案應(yīng)如實反映公司財務(wù)活動的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.安全保密原則：加強財務(wù)類檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案信息的安全。4.有效利用原則：充分發(fā)揮財務(wù)類檔案的作用，為公司的財務(wù)管理、決策支持、審計監(jiān)督等提供有效依據(jù)。二、檔案管理職責(zé)（一）財務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司財務(wù)類檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)財務(wù)類檔案的日常收集、整理、裝訂、保管和移交工作。3.按照規(guī)定的保管期限和銷毀程序，對財務(wù)類檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.負(fù)責(zé)建立財務(wù)類檔案目錄索引，方便檔案的查詢和利用。5.配合公司內(nèi)部審計、外部審計及其他相關(guān)部門對財務(wù)類檔案的查閱、調(diào)閱工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督財務(wù)部門的檔案管理工作，定期對財務(wù)類檔案管理情況進(jìn)行檢查。2.負(fù)責(zé)提供必要的檔案保管設(shè)施和條件，確保財務(wù)類檔案的安全存儲。3.按照國家有關(guān)規(guī)定，辦理財務(wù)類檔案的移交、接收和保管期限變更等手續(xù)。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門與財務(wù)相關(guān)文件、資料的收集、整理，并及時移交財務(wù)部門歸檔。2.在財務(wù)類檔案的查閱、調(diào)閱過程中，各部門應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.會計憑證：包括原始憑證和記賬憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報銷單、轉(zhuǎn)賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等各類賬簿。3.財務(wù)報告：月度、季度、年度財務(wù)報表及附注，財務(wù)分析報告等。4.稅務(wù)資料：納稅申報表、稅務(wù)審計報告、稅務(wù)發(fā)票存根等。5.銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表。6.財務(wù)相關(guān)合同、協(xié)議：借款合同、投資合同、采購合同、銷售合同等。7.財務(wù)審批文件：費用報銷審批單、資金支付審批單、預(yù)算審批文件等。8.其他財務(wù)資料：財務(wù)制度、財務(wù)軟件備份數(shù)據(jù)、財務(wù)檔案移交清冊及銷毀清冊等。（二）收集要求1.財務(wù)人員應(yīng)及時收集各類財務(wù)資料，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于外來的財務(wù)文件和資料，應(yīng)在收到后及時進(jìn)行登記，并移交財務(wù)部門歸檔。3.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后，按照規(guī)定的時間和要求，將與財務(wù)相關(guān)的文件、資料整理后移交財務(wù)部門。（三）整理方法1.會計憑證應(yīng)按照編號順序，將原始憑證附在對應(yīng)的記賬憑證后面，并折疊整齊，加具封面、封底，裝訂成冊。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)等內(nèi)容。2.會計賬簿應(yīng)按照科目順序排列，賬頁編號連續(xù)，不得缺頁、跳行。在賬簿啟用頁上，應(yīng)加蓋單位公章、會計主管和記賬人員印章。3.財務(wù)報告應(yīng)按照月度、季度、年度順序整理，裝訂成冊，并加蓋單位公章。財務(wù)報告的封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、報告種類等內(nèi)容。4.其他財務(wù)資料應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行整理，分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算資料的保管期限按照國家規(guī)定執(zhí)行，一般分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。2.其他財務(wù)資料的保管期限根據(jù)其重要性和實際需要確定，一般不少于3年。（二）保管地點1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財務(wù)類檔案保管庫，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案保管庫應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管要求1.財務(wù)類檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對于電子財務(wù)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，異地存放。備份數(shù)據(jù)應(yīng)與原始數(shù)據(jù)保持一致，并定期進(jìn)行恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案保管庫，確需查閱檔案的，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行。五、檔案的查閱與調(diào)閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)類檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)類檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.公司外部人員查閱財務(wù)類檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《財務(wù)類檔案查閱申請表》，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管庫。2.查閱檔案時，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《財務(wù)類檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）調(diào)閱規(guī)定1.因工作需要調(diào)閱財務(wù)類檔案的，應(yīng)填寫《財務(wù)類檔案調(diào)閱申請表》，注明調(diào)閱原因、調(diào)閱檔案名稱、數(shù)量、調(diào)閱期限等內(nèi)容，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理調(diào)閱手續(xù)。2.調(diào)閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長調(diào)閱期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.調(diào)閱人員應(yīng)妥善保管調(diào)閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。調(diào)閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還財務(wù)部門，并辦理歸還手續(xù)。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限已滿且確無保存價值的財務(wù)類檔案，經(jīng)鑒定后可以銷毀。2.因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無法使用，且已無修復(fù)價值的，可以銷毀。（二）銷毀程序1.財務(wù)部門應(yīng)定期對保管期滿的財務(wù)類檔案進(jìn)行清理，編制《財務(wù)類檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案名稱、年度、月份、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.《財務(wù)類檔案銷毀清冊》經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司應(yīng)成立檔案銷毀鑒定小組，對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，確保銷毀檔案符合銷毀條件。鑒定小組應(yīng)由財務(wù)部門、檔案管理部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的財務(wù)類檔