社工人員檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社工人員檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，充分發(fā)揮檔案在社工隊(duì)伍建設(shè)、考核評(píng)價(jià)、職業(yè)發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有社工人員的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社工人員檔案由公司/組織指定的專門部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映社工人員的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)表現(xiàn)等情況，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露，同時(shí)采取必要的安全措施，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。4.動(dòng)態(tài)更新原則：隨著社工人員的工作變動(dòng)、業(yè)績(jī)變化等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保證檔案信息的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）。3.家庭住址、婚姻狀況等。（二）學(xué)歷學(xué)位信息1.最高學(xué)歷、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間。2.學(xué)位證書編號(hào)、學(xué)歷證書編號(hào)。（三）職業(yè)資格證書信息1.社工職業(yè)資格證書等級(jí)、證書編號(hào)、頒發(fā)時(shí)間及頒發(fā)機(jī)構(gòu)。2.其他相關(guān)職業(yè)資格證書情況。（四）工作經(jīng)歷1.入職本公司/組織前的工作經(jīng)歷，包括工作單位名稱、工作起止時(shí)間、擔(dān)任職務(wù)、工作職責(zé)及業(yè)績(jī)等。2.在本公司/組織內(nèi)的工作經(jīng)歷，按照不同崗位、不同時(shí)間段詳細(xì)記錄工作內(nèi)容、工作成果、考核評(píng)價(jià)等情況。（五）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加的各類社工專業(yè)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能培訓(xùn)等情況，包括培訓(xùn)名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容及培訓(xùn)證書等。2.自主學(xué)習(xí)及參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)的情況。（六）業(yè)績(jī)成果1.參與的社工項(xiàng)目情況，包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目起止時(shí)間、項(xiàng)目描述、個(gè)人在項(xiàng)目中的角色及貢獻(xiàn)等。2.獲得的各類獎(jiǎng)項(xiàng)、榮譽(yù)稱號(hào)及表彰情況，包括獎(jiǎng)項(xiàng)名稱、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間。3.發(fā)表的專業(yè)文章、研究報(bào)告等成果。（七）考核評(píng)價(jià)1.年度考核、季度考核等各類考核結(jié)果記錄。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、同事及服務(wù)對(duì)象的評(píng)價(jià)意見。（八）獎(jiǎng)懲情況1.受到的紀(jì)律處分、行政處罰等情況，包括處分原因、處分類型、處分時(shí)間及解除處分情況。2.獲得的獎(jiǎng)勵(lì)情況，如獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)、晉升獎(jiǎng)勵(lì)等。（九）其他重要信息1.個(gè)人參加的重要活動(dòng)、取得的特殊成就等情況。2.其他與社工人員工作及職業(yè)發(fā)展相關(guān)的重要信息。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新入職社工人員應(yīng)在入職后[X]個(gè)工作日內(nèi)，按照本制度要求填寫《社工人員檔案信息登記表》，提交個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)材料復(fù)印件，并簽字確認(rèn)信息真實(shí)性。2.人力資源部門或檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)新入職人員提交的材料進(jìn)行審核，審核無(wú)誤后為其建立個(gè)人檔案，并賦予唯一的檔案編號(hào)。（二）檔案收集1.檔案管理部門應(yīng)定期收集社工人員的各類信息材料，確保檔案內(nèi)容及時(shí)更新。收集周期為每[X]個(gè)月一次，具體時(shí)間為每月的[具體日期]。2.社工人員所在部門應(yīng)及時(shí)將涉及該人員的考核評(píng)價(jià)結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況、工作業(yè)績(jī)等材料報(bào)送至檔案管理部門。3.社工人員本人應(yīng)主動(dòng)向檔案管理部門提交個(gè)人取得的新證書、發(fā)表的文章、參加培訓(xùn)的證明等相關(guān)材料。四、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理部門收到各類檔案材料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理，確保同一類別的材料集中存放。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，并在右上角加蓋檔案管理部門專用章，以確認(rèn)材料的真實(shí)性和完整性。3.去除材料上的訂書釘、回形針等金屬物品，對(duì)破損或褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（二）歸檔流程1.將整理好的檔案材料按照檔案編號(hào)順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒封面和側(cè)面標(biāo)注檔案編號(hào)、社工人員姓名、檔案內(nèi)容類別等信息。2.在檔案盒內(nèi)放置檔案目錄清單，詳細(xì)列出檔案盒內(nèi)所包含的材料名稱、編號(hào)及頁(yè)碼。3.將裝有檔案材料的檔案盒存放在專門的檔案柜中，按照檔案編號(hào)順序排列存放，并建立檔案存放索引，便于查找和管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.社工人員本人有權(quán)查閱自己的檔案，了解檔案內(nèi)容。查閱時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因和查閱內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。2.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱社工人員檔案的，需由查閱人所在部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，說(shuō)明查閱目的和查閱范圍，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.外部單位因特殊原因需要查閱社工人員檔案的，必須持有單位正式介紹信，注明查閱目的和查閱范圍，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，查閱人不得擅自將檔案帶離指定地點(diǎn)，不得自行摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱社工人員檔案，確因工作需要借閱的，需由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限及歸還時(shí)間等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案保管與保密（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案保管場(chǎng)所，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)破損、褪色、字跡模糊的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案保管期限的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放和管理。檔案保管期限分為長(zhǎng)期（[X]年以上）、中期（[X][X]年）和短期（[X]年以下），具體保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)制定嚴(yán)格的保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對(duì)涉及社工人員個(gè)人隱私、工作秘密等敏感信息的檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和使用范圍，采取加密存儲(chǔ)、專人管理等措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員在工作過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。如因工作需要必須提供檔案信息的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并對(duì)提供的信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。4.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立社工人員檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、查閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為公司/組織的決策提供有力支持。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)將社工人員的檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保錄入信息的準(zhǔn)確性和完整性。錄入工作應(yīng)在檔案材料整理歸檔后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。2.定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)中的檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)將新產(chǎn)生的檔案材料信息錄入系統(tǒng)，對(duì)變更的信息進(jìn)行修改，確保系統(tǒng)信息與實(shí)際檔案內(nèi)容一致。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，對(duì)不同人員的系統(tǒng)操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)系統(tǒng)。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞掃描，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。八、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限屆滿，且已無(wú)保存價(jià)值的檔案材料。2.因其他原因確需銷毀的檔案材料，如重復(fù)的、錯(cuò)誤的或已失效的材料等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)達(dá)到銷毀條件的檔案進(jìn)行清理和鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)督人員的監(jiān)督下進(jìn)行。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀檔案名稱及數(shù)量、監(jiān)督人員姓名等，并由