專(zhuān)利檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專(zhuān)利檔案的管理，規(guī)范專(zhuān)利檔案的借閱行為，確保專(zhuān)利檔案的安全與完整，充分發(fā)揮專(zhuān)利檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、科研等活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、員工以及因工作需要借閱公司專(zhuān)利檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保專(zhuān)利檔案的管理和借閱活動(dòng)合法合規(guī)。2.確保專(zhuān)利檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高專(zhuān)利檔案的利用效率，滿(mǎn)足公司各項(xiàng)工作對(duì)專(zhuān)利檔案信息的需求。二、專(zhuān)利檔案的定義與范圍（一）定義專(zhuān)利檔案是指公司在專(zhuān)利申請(qǐng)、審批、維護(hù)、管理等過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、記錄等。（二）范圍1.專(zhuān)利申請(qǐng)書(shū)、說(shuō)明書(shū)、權(quán)利要求書(shū)、附圖等申請(qǐng)文件。2.專(zhuān)利審批過(guò)程中的各類(lèi)通知書(shū)、意見(jiàn)答復(fù)、審查記錄等。3.專(zhuān)利年費(fèi)繳納憑證、專(zhuān)利變更記錄、專(zhuān)利無(wú)效宣告相關(guān)材料等維護(hù)管理文件。4.與專(zhuān)利相關(guān)的技術(shù)研發(fā)資料、市場(chǎng)調(diào)研分析、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手專(zhuān)利信息等輔助材料。5.其他與公司專(zhuān)利工作有關(guān)的文件和資料。三、借閱職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善專(zhuān)利檔案借閱制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)專(zhuān)利檔案的整理、分類(lèi)、編目、存儲(chǔ)等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)辦理專(zhuān)利檔案的借閱登記、審核、歸還等手續(xù)。4.定期對(duì)專(zhuān)利檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）借閱部門(mén)及人員1.借閱部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)專(zhuān)利檔案的借閱申請(qǐng)和歸還工作。2.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，愛(ài)護(hù)專(zhuān)利檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。四、借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱專(zhuān)利檔案，應(yīng)填寫(xiě)《專(zhuān)利檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要借閱公司專(zhuān)利檔案，需提前向公司提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、范圍、期限等，并加蓋單位公章。申請(qǐng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。（二）審核批準(zhǔn)1.檔案管理部門(mén)收到借閱申請(qǐng)表后，應(yīng)及時(shí)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱用途是否合理、預(yù)計(jì)歸還日期是否符合規(guī)定、借閱人員的資質(zhì)等。2.對(duì)于符合借閱條件的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署審核意見(jiàn)，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.在特殊情況下，如涉及公司重大利益或緊急工作需要，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可特事特辦，優(yōu)先辦理借閱手續(xù)。（三）借閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)的借閱申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的借閱登記。登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門(mén)、檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等。2.借閱登記應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的臺(tái)賬，以便對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤和管理。（四）檔案交付1.檔案管理部門(mén)根據(jù)借閱登記情況，按照規(guī)定的程序和要求，向借閱人員交付專(zhuān)利檔案。2.在交付檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與借閱人員當(dāng)面核對(duì)檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、完整性等信息，并要求借閱人員在《專(zhuān)利檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（五）借閱期限1.專(zhuān)利檔案的借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.延期申請(qǐng)應(yīng)注明延期的原因和延長(zhǎng)的期限，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)審核同意后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（六）歸還檔案1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還專(zhuān)利檔案。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)說(shuō)明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借手續(xù)辦理流程與借閱申請(qǐng)流程相同。2.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得有涂改、損壞、丟失等情況。3.檔案管理人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、完整性等信息，并在《專(zhuān)利檔案借閱登記表》上記錄歸還日期。如發(fā)現(xiàn)檔案有問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向借閱人員查詢(xún)并追究責(zé)任。五、借閱要求（一）借閱人員資質(zhì)1.公司內(nèi)部員工必須是因工作需要且具備相應(yīng)業(yè)務(wù)知識(shí)和技能的人員，方可申請(qǐng)借閱專(zhuān)利檔案。2.外部單位或個(gè)人借閱公司專(zhuān)利檔案，應(yīng)具有合法的身份和明確的工作目的，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱用途限制1.專(zhuān)利檔案僅限用于申請(qǐng)借閱時(shí)所注明的用途，不得擅自改變用途或轉(zhuǎn)借他人。2.嚴(yán)禁將專(zhuān)利檔案用于商業(yè)目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。（三）檔案保護(hù)1.借閱人員應(yīng)妥善保管專(zhuān)利檔案，不得折疊、污損、涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)印專(zhuān)利檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行復(fù)印操作。復(fù)印后的檔案應(yīng)與原件一同歸還，復(fù)印件應(yīng)注明“與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。3.在借閱期間，借閱人員如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（四）保密規(guī)定1.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的專(zhuān)利檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向任何無(wú)關(guān)人員透露檔案中的技術(shù)秘密、商業(yè)秘密等信息。2.對(duì)于涉及公司核心技術(shù)或重大商業(yè)利益的專(zhuān)利檔案，借閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.如因工作需要引用專(zhuān)利檔案內(nèi)容，應(yīng)注明出處，并確保引用內(nèi)容符合知識(shí)產(chǎn)權(quán)法律法規(guī)的要求。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)專(zhuān)利檔案的借閱情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記臺(tái)賬、檔案歸還情況、檔案保管狀況等。2.定期檢查應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檢查結(jié)果，并針對(duì)存在的問(wèn)題提出改進(jìn)措施和建議。（二）不定期抽查1.公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門(mén)可根據(jù)工作需要，對(duì)專(zhuān)利檔案借閱情況進(jìn)行不定期抽查。2.抽查方式包括查閱借閱登記記錄、實(shí)地查看檔案保管情況、詢(xún)問(wèn)借閱人員等。對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的借閱行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予警告、通報(bào)批評(píng)、罰款等處理措施。2.如因借閱人員的違規(guī)行為導(dǎo)致公司專(zhuān)利檔案丟失、損壞、泄密等重大損失，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其