檔案室制度表一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室負(fù)責(zé)集中管理各類檔案資料，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機(jī)密的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。6.積極開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案室。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作。4.按照檔案管理規(guī)定，正確使用和保管本部門的檔案資料，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案整理、分類、編目、檢索等技能。3.負(fù)責(zé)檔案資料的日常收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案資料的完整和安全。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好登記和跟蹤服務(wù)工作。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率。6.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)意見和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等材料。4.公司各類會議記錄、紀(jì)要、決議等。5.公司業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、標(biāo)書等文件。6.公司財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。7.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關(guān)材料。8.公司固定資產(chǎn)檔案，如設(shè)備購置合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等。9.公司科研項(xiàng)目檔案，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定等材料。10.公司對外宣傳資料、榮譽(yù)證書等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并確保電子文件的格式規(guī)范、存儲安全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔。3.人事檔案應(yīng)及時歸檔，員工離職后檔案應(yīng)在一周內(nèi)整理歸檔。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定定期歸檔。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案室。3.檔案室對接收的檔案進(jìn)行再次審核，符合要求的予以接收，并按照規(guī)定進(jìn)行整理、編目和上架保管。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年兩種。定期保管的檔案在保管期滿后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立檔案庫房管理制度，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的和查閱內(nèi)容。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室根據(jù)審批意見，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并提供必要的協(xié)助。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外單位因工作需要借閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂借閱協(xié)議。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限和歸還日期。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.檔案室根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。4.借閱人憑借閱登記表領(lǐng)取檔案，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。借閱期限一般不超過[X]個工作日（特殊情況經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可適當(dāng)延長）。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理制度為依據(jù)。2.從公司實(shí)際出發(fā)，全面分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用價值和歷史保存價值。3.堅(jiān)持全面審查、重點(diǎn)突出、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價值。2.綜合分析法：結(jié)合公司的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)活動、歷史沿革等因素，綜合判斷檔案的價值。（四）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對，編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清單永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量。2.檔案的整理、分類、編目情況。3.檔案的查閱、借閱情況。4.檔案的鑒定、銷毀情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。（三）移交規(guī)定1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并、分