確權檔案制度一、總則（一）目的為加強公司/組織的確權檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，維護公司/組織的合法權益，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及確權相關的各類檔案管理工作，包括但不限于產(chǎn)權證書、合同協(xié)議、審批文件、會議紀要等與確權事項相關的文件資料。（三）基本原則1.真實性原則：確權檔案應如實反映公司/組織在確權過程中的各項活動和事實情況。2.完整性原則：涵蓋確權工作的各個環(huán)節(jié)，確保檔案資料的全面性和連貫性。3.準確性原則：檔案內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)、信息等應經(jīng)過嚴格核實。4.保密性原則：對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息的確權檔案，應嚴格保密，防止泄露。5.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管、利用等應遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善確權檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的確權檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂等工作。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。4.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的質(zhì)量不受損害。5.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，并按規(guī)定程序進行銷毀。6.組織開展檔案管理人員的業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門確權檔案資料的收集、整理和初步審核，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和說明。3.在業(yè)務活動中形成的確權檔案，應按照檔案管理要求進行規(guī)范整理，確保檔案質(zhì)量。（三）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括接收、登記、整理、保管、借閱等。3.對檔案進行定期檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務素質(zhì)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.產(chǎn)權證書類：包括土地所有權證、房屋所有權證、不動產(chǎn)權證書等。2.合同協(xié)議類：涉及土地出讓、轉(zhuǎn)讓、租賃合同，房屋買賣、租賃、抵押合同等。3.審批文件類：政府部門關于確權事項的批復、核準文件等。4.會議紀要類：與確權相關的會議記錄，包括決策過程、討論要點等。5.其他相關資料：如評估報告、測繪資料、公證文書等。（二）收集要求1.各業(yè)務部門應在確權事項完成后及時將相關檔案資料收集齊全，確保不漏項。2.收集的檔案資料應原件齊全，如有復印件應注明原件存放處，并經(jīng)相關人員簽字確認。3.資料應保持完整、清潔，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)、內(nèi)容等進行分類，如分為土地確權檔案、房屋確權檔案等，再進一步細分具體類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，便于識別和管理。編號應遵循一定的規(guī)則，體現(xiàn)檔案的類別、年份等信息。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，方便查詢和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。四、檔案的保管（一）保管期限1.確權檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和法律規(guī)定分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：涉及公司/組織核心權益、具有重大歷史價值和法律意義的檔案，如產(chǎn)權證書原件等。長期保管的檔案：保管期限為[X]年，一般為重要的合同協(xié)議、審批文件等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，如一般性的會議紀要、臨時文件等。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準執(zhí)行，并根據(jù)實際情況進行動態(tài)調(diào)整。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應進行備份存儲，存儲介質(zhì)應定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲地點應與主存儲地點分開，以防意外情況發(fā)生。（三）庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內(nèi)。2.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責，嚴格限制無關人員進入庫房。3.定期對庫房進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全保管。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱確權檔案。2.法律事務需要，如處理確權糾紛、提供法律依據(jù)等。3.經(jīng)公司/組織批準的外部單位或個人查閱相關檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：查閱人需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.外部查閱：外部單位或個人查閱檔案，需提前提交查閱申請函，說明查閱的原因、范圍等，經(jīng)公司/組織相關領導審批同意后，方可辦理查閱手續(xù)。查閱時應安排專人陪同，并嚴格遵守檔案保密規(guī)定。3.借閱：如需借閱檔案，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人應按時歸還檔案。（三）利用記錄檔案管理部門應對檔案的利用情況進行詳細記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容、借閱情況等。利用記錄應妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關業(yè)務部門人員組成鑒定小組。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、法律意義等因素，對檔案進行全面評估，確定是否仍需保存。3.鑒定結(jié)果應形成書面報告，經(jīng)公司/組織領導審批后存檔。（二）銷毀程序1.對已鑒定失去保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，清單應包括檔案編號、題名、日期等詳細信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織領導批準后，由檔案管理部門指定專人負責銷毀工作。3.銷毀檔案時，應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程應有兩人以上在場監(jiān)銷，并在銷毀記錄上簽字確認。4.銷毀記錄應長期保存，以備查考。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司/組織應建立健全確權檔案管理監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估。2.內(nèi)部審計部門應將檔案管理納入審計范圍，對檔案的真實性、完整性、規(guī)范性等進行審計監(jiān)督。3.接受上級主管部門、相關監(jiān)管機構(gòu)等的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案資料的質(zhì)量，如是否完整、準確、規(guī)范等。3.檔案保管環(huán)境和設施設備的運行情況。4.檔案利用記錄的真實性和完整性。（三）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，明確整改要求和期限。2.責任部門應按照整改通知書的要求進行整改，并將整改情況及時反饋給檔案管理部門。3.對整改不力的部門