檔案館編目制度一、總則（一）目的為了加強本檔案館的編目工作，實現(xiàn)檔案資源的科學(xué)管理與有效利用，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和有序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館所有檔案的編目工作，包括各類紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：編目信息應(yīng)與檔案原件內(nèi)容一致，準(zhǔn)確反映檔案的真實情況。2.完整性原則：涵蓋檔案的所有必要信息，確保編目無遺漏。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的邏輯和規(guī)則進行編目，便于檔案的分類、檢索和管理。4.規(guī)范性原則：遵循國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本館制定的編目規(guī)范。二、編目工作組織與人員職責(zé)（一）編目工作組織架構(gòu)成立編目工作小組，由檔案館館長擔(dān)任組長，成員包括編目部門負(fù)責(zé)人、編目員、審核員等。編目工作小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)編目工作，制定工作計劃，解決編目過程中出現(xiàn)的問題。（二）人員職責(zé)1.館長職責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)編目工作，確保編目工作符合本館發(fā)展戰(zhàn)略和整體規(guī)劃。審核編目工作的重要政策、制度和工作計劃。協(xié)調(diào)編目工作與其他部門工作的關(guān)系，保障編目工作順利進行。2.編目部門負(fù)責(zé)人職責(zé)負(fù)責(zé)編目部門的日常管理工作，制定編目工作流程和規(guī)范。組織編目人員開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高編目人員的專業(yè)素質(zhì)。審核編目成果，對編目工作質(zhì)量負(fù)責(zé)。定期向上級匯報編目工作進展情況，及時反饋存在的問題。3.編目員職責(zé)按照編目規(guī)范和要求，對檔案進行詳細(xì)的著錄和標(biāo)引。錄入編目信息，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。對編目過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時記錄，并向負(fù)責(zé)人匯報。協(xié)助審核員進行編目信息的審核工作。4.審核員職責(zé)對編目員提交的編目信息進行全面審核，檢查信息的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題提出修改意見，督促編目員及時整改。定期對編目工作質(zhì)量進行統(tǒng)計和分析，提出改進措施和建議。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.分類原則根據(jù)檔案的形成來源、內(nèi)容性質(zhì)、時間等因素進行分類，確保分類科學(xué)合理，便于管理和檢索。分類應(yīng)具有邏輯性和系統(tǒng)性，層次分明，便于擴展和調(diào)整。2.分類方法采用[具體分類方法，如年度機構(gòu)問題分類法]進行分類。一級類目按照檔案的形成年度劃分，如“20XX年檔案”。二級類目按照檔案的形成機構(gòu)或部門劃分，如“辦公室檔案”“業(yè)務(wù)一部檔案”等。三級類目按照檔案的內(nèi)容問題劃分，如“行政文件”“業(yè)務(wù)報表”等。3.分類調(diào)整隨著檔案數(shù)量的增加和業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，如出現(xiàn)新的檔案類型或機構(gòu)調(diào)整等情況，應(yīng)及時對分類體系進行調(diào)整和完善。分類調(diào)整應(yīng)遵循一定的程序，由編目部門負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)館長批準(zhǔn)后實施。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應(yīng)具有唯一性，一個編號對應(yīng)一份檔案。編號應(yīng)簡潔明了，便于記憶和使用。編號應(yīng)具有穩(wěn)定性，避免頻繁變更。2.編號方法采用[具體編號方法，如年度+機構(gòu)代碼+流水號]進行編號。年度用四位數(shù)字表示，如“2023”。機構(gòu)代碼按照本館制定的代碼表進行編制，如“001”表示辦公室。流水號按照檔案整理順序依次編排，從“0001”開始。3.編號變更原則上檔案編號一經(jīng)確定不得隨意變更。如遇特殊情況需要變更編號，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和審批。變更編號時，應(yīng)做好相關(guān)記錄，確保新舊編號之間的對應(yīng)關(guān)系清晰可查。四、編目著錄項目與要求（一）著錄項目1.題名：填寫檔案的標(biāo)題，應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容。2.責(zé)任者：填寫檔案的形成者或主要責(zé)任者。3.日期：填寫檔案的形成日期，格式為“XXXX年XX月XX日”。4.保管期限：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，如“永久”“長期”“短期”。5.密級：按照國家保密規(guī)定，確定檔案的密級，如“絕密”“機密”“秘密”。6.文號：填寫檔案的文號或編號。7.內(nèi)容摘要：簡要概括檔案的主要內(nèi)容，字?jǐn)?shù)根據(jù)檔案實際情況確定。8.分類號：填寫檔案所屬的分類編號。9.檔號：填寫檔案的編號。（二）著錄要求1.準(zhǔn)確性：著錄信息應(yīng)與檔案原件一致，不得隨意更改或編造。2.完整性：按照規(guī)定的著錄項目進行填寫，不得遺漏重要信息。3.規(guī)范性：著錄格式應(yīng)符合本館制定的規(guī)范要求，如文字表述、數(shù)字格式、日期格式等。4.一致性：對于同一類檔案或相關(guān)聯(lián)的檔案，著錄信息應(yīng)保持一致。五、編目工作流程（一）檔案接收與整理1.檔案接收部門按照規(guī)定的程序?qū)n案移交至檔案館。2.檔案館編目人員對接收的檔案進行初步整理，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性，剔除重復(fù)、無效的檔案。（二）編目準(zhǔn)備1.編目員根據(jù)檔案分類方案和編號規(guī)則，準(zhǔn)備編目所需的工具和材料，如編目卡片、電子編目系統(tǒng)等。2.熟悉檔案的內(nèi)容和背景，為準(zhǔn)確著錄做好準(zhǔn)備。（三）著錄與標(biāo)引1.編目員按照編目著錄項目和要求，對檔案進行詳細(xì)的著錄和標(biāo)引。2.在著錄過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案原件，確保信息準(zhǔn)確無誤。3.對于電子檔案，應(yīng)按照電子檔案編目規(guī)范進行著錄和標(biāo)引。（四）信息錄入1.將著錄好的編目信息錄入電子編目系統(tǒng)。2.錄入過程中應(yīng)注意數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，及時進行數(shù)據(jù)校驗和糾錯。（五）審核與校對1.審核員對編目員提交的編目信息進行全面審核。2.審核內(nèi)容包括著錄信息的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性以及編號的正確性等。3.對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核員應(yīng)及時與編目員溝通，提出修改意見，編目員進行修改后再次提交審核，直至審核通過。（六）編目成果整理與存儲1.將審核通過的編目信息進行整理，形成編目文檔，如編目卡片、編目清單等。2.按照檔案管理的要求，將編目文檔進行妥善存儲，便于查詢和利用。六、編目質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)1.編目信息的準(zhǔn)確性應(yīng)達到[X]%以上，即錯誤率不超過[X]%。2.編目信息的完整性應(yīng)符合規(guī)定的著錄項目要求，無重要信息遺漏。3.編目格式的規(guī)范性應(yīng)符合本館制定的編目規(guī)范，統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)。（二）質(zhì)量檢查1.定期對編目工作質(zhì)量進行檢查，檢查方式包括自查、互查和抽查。2.自查由編目員自行檢查自己的編目工作質(zhì)量。3.互查由編目員之間相互檢查編目工作質(zhì)量。4.抽查由審核員或編目部門負(fù)責(zé)人隨機抽取一定數(shù)量的編目檔案進行檢查。（三）質(zhì)量改進1.對質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行分析，找出原因，制定改進措施。2.針對編目員存在的共性問題，組織專項培訓(xùn)，提高編目員的業(yè)務(wù)水平。3.定期對編目工作質(zhì)量進行總結(jié)和評估，不斷完善編目工作流程和規(guī)范。七、編目數(shù)據(jù)管理與安全（一）數(shù)據(jù)管理1.建立編目數(shù)據(jù)備份制度，定期對編目數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.對編目數(shù)據(jù)進行定期維護，清理無效數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.建立編目數(shù)據(jù)訪問權(quán)限管理制度，嚴(yán)格控制編目數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問編目數(shù)據(jù)。（二）數(shù)據(jù)安全1.加強編目數(shù)據(jù)的安全防護，采取防火墻、加密技術(shù)等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改