禁毒鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案制度一、總則（一）目的為加強我鎮(zhèn)禁毒工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，有效收集、整理、保管和利用禁毒工作相關(guān)檔案資料，提高禁毒工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于我鎮(zhèn)禁毒工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于禁毒宣傳教育、吸毒人員管控、毒品案件辦理、禁種鏟毒等工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映我鎮(zhèn)禁毒工作的實際情況，確保檔案信息的可靠性。2.完整性原則：全面收集禁毒工作各方面的檔案資料，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范對檔案進行分類、整理、編目和保管，確保檔案管理工作的標準化、規(guī)范化。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家秘密、工作機密和個人隱私的檔案信息予以保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱、檢索和利用，提高檔案的使用價值，為我鎮(zhèn)禁毒工作決策和業(yè)務(wù)開展提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）鎮(zhèn)禁毒工作領(lǐng)導(dǎo)小組1.負責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督全鎮(zhèn)禁毒檔案管理工作，將檔案管理納入禁毒工作整體規(guī)劃，定期研究解決檔案管理工作中的重大問題。2.審核批準檔案管理工作的規(guī)章制度、工作計劃和重要檔案的保管期限等。（二）鎮(zhèn)禁毒辦公室1.作為全鎮(zhèn)禁毒檔案管理的具體責(zé)任部門，負責(zé)制定和組織實施檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各相關(guān)部門和村（社區(qū)）的檔案收集、整理和歸檔工作。2.負責(zé)集中管理全鎮(zhèn)重要的禁毒檔案資料，建立健全檔案管理臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行詳細記錄。3.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，向上級主管部門和鎮(zhèn)禁毒工作領(lǐng)導(dǎo)小組報告檔案管理工作情況，提出改進意見和建議。（三）各相關(guān)部門和村（社區(qū)）1.負責(zé)本部門、本轄區(qū)禁毒工作檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，明確專人負責(zé)檔案管理，確保檔案資料的及時、準確和完整。2.按照鎮(zhèn)禁毒辦公室的要求，定期將本部門、本轄區(qū)的禁毒檔案資料移交鎮(zhèn)禁毒辦公室集中管理，并積極配合鎮(zhèn)禁毒辦公室開展檔案查閱、利用等工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，妥善保管本部門、本轄區(qū)的禁毒檔案資料，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.禁毒宣傳教育檔案：包括宣傳活動方案、宣傳資料（海報、宣傳單頁、視頻等）、宣傳活動照片、新聞報道、受教育人員名單及反饋等。2.吸毒人員管控檔案：涵蓋吸毒人員個人信息登記表、吸毒人員動態(tài)管控檔案（包括吸毒檢測報告、談話記錄、幫教記錄、戒毒康復(fù)記錄等）、吸毒人員家庭情況及社會關(guān)系資料、社區(qū)戒毒（康復(fù)）工作檔案（包括工作方案、協(xié)議書、執(zhí)行情況記錄等）。3.毒品案件辦理檔案：涉及毒品案件立案決定書、案件偵查過程中的各類證據(jù)材料（現(xiàn)場勘查記錄、檢驗鑒定報告、證人證言、犯罪嫌疑人供述等）、案件處理結(jié)果（起訴書、判決書、裁定書等）。4.禁種鏟毒檔案：包含禁種鏟毒工作方案、巡查記錄、發(fā)現(xiàn)非法種植毒品原植物情況報告及處理記錄、宣傳資料、相關(guān)照片和視頻等。5.其他與禁毒工作相關(guān)的文件、資料和記錄：如上級部門下發(fā)的禁毒工作文件、會議紀要、工作匯報、調(diào)研報告、表彰獎勵材料等。（二）收集要求1.各部門和村（社區(qū)）應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍，及時收集本部門、本轄區(qū)在禁毒工作中形成的各類檔案資料，并確保資料的真實性和完整性。2.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對收集到的檔案資料進行整理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時補充或更正，確保檔案資料的質(zhì)量。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)實行“一事一檔”原則，按照事件發(fā)生的先后順序進行編號和整理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和連貫性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將禁毒檔案分為宣傳教育類、吸毒人員管控類、毒品案件辦理類、禁種鏟毒類等類別，并在每類下進一步細分二級類目，如宣傳教育類可分為活動策劃、宣傳資料、活動記錄等。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年份+類別+流水號的方式進行編制，如2023XD001，表示2023年吸毒人員管控類的第一份檔案。3.編目：編制檔案目錄，詳細記錄每份檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。檔案目錄應(yīng)一式兩份，并分別存儲在紙質(zhì)和電子介質(zhì)上，以便查閱和備份。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，避免損壞或丟失文件。對于不宜裝訂的檔案資料，如照片、圖紙等，應(yīng)采用特殊的方式進行保管，如裝入檔案袋、相冊或圖冊等，并在封面或標簽上注明相關(guān)信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.鎮(zhèn)禁毒辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放全鎮(zhèn)重要的禁毒檔案資料。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等安全防護設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)，一般溫度為14℃24℃，濕度為45%60%。3.檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照檔案類別和保管期限進行合理排列，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.禁毒檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：涉及重大毒品案件、重要政策文件、長期有效的吸毒人員管控記錄等具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案資料，應(yīng)永久保管。長期保管：一般的毒品案件辦理檔案、禁毒宣傳教育活動記錄、禁種鏟毒工作檔案等，保管期限為30年。短期保管：臨時性的禁毒工作文件、資料等，保管期限為10年。2.各部門和村（社區(qū)）應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，按照上述保管期限要求，對檔案進行分類整理，并在檔案目錄中注明每份檔案的保管期限。（三）檔案的存放與排列1.檔案應(yīng)按照類別和保管期限進行存放，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序排列，以便于查找和利用。2.在檔案柜或檔案架上，應(yīng)標明檔案類別、保管期限等信息，便于快速定位所需檔案。對于電子檔案，應(yīng)按照相應(yīng)的分類和編號規(guī)則進行存儲，并建立電子檔案索引，方便查詢和檢索。（四）檔案的定期檢查1.鎮(zhèn)禁毒辦公室應(yīng)定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全保管和質(zhì)量完好。檢查內(nèi)容包括檔案的存放情況、保管期限是否符合規(guī)定、檔案是否有損壞或丟失等。2.檔案檢查應(yīng)每年至少進行一次，由鎮(zhèn)禁毒辦公室組織專人負責(zé)。檢查過程中應(yīng)詳細記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，并將檢查結(jié)果報告鎮(zhèn)禁毒工作領(lǐng)導(dǎo)小組。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補救措施，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。同時，應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和實際情況，決定是否需要對檔案進行復(fù)制或重新整理。五、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和保密制度，確保檔案利用過程中的信息安全。未經(jīng)批準，不得擅自提供、公布、銷毀檔案資料。2.檔案利用應(yīng)遵循“誰利用、誰負責(zé)”的原則，利用人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。利用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。3.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足我鎮(zhèn)禁毒工作決策、業(yè)務(wù)開展和執(zhí)法辦案等實際需要，同時兼顧社會公益和歷史研究等方面的需求。（二）利用范圍1.鎮(zhèn)禁毒工作領(lǐng)導(dǎo)小組及相關(guān)部門在制定禁毒工作計劃、決策部署、總結(jié)評估等工作中，可查閱相關(guān)檔案資料，為工作提供參考依據(jù)。2.公安機關(guān)在辦理毒品案件時，可依法查閱、調(diào)取相關(guān)案件檔案資料，作為案件偵查、起訴和審判的證據(jù)。3.社區(qū)戒毒（康復(fù)）工作人員在對吸毒人員進行管理和服務(wù)時，可查閱吸毒人員的個人檔案資料，了解其吸毒情況和戒毒康復(fù)進展，以便制定個性化的幫扶措施。4.其他因工作需要，經(jīng)鎮(zhèn)禁毒辦公室批準的單位或個人，可在規(guī)定范圍內(nèi)查閱相關(guān)禁毒檔案資料。（三）利用方式1.查閱：利用人員可到鎮(zhèn)禁毒辦公室檔案庫房查閱紙質(zhì)檔案資料。查閱時，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息，并在檔案管理人員的陪同下進行查閱。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在登記表上簽字確認。2.借閱：對于確需借閱的檔案資料，利用人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經(jīng)鎮(zhèn)禁毒辦公室負責(zé)人批準后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過15個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向鎮(zhèn)禁毒辦公室申請。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換文件。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。3.復(fù)制：對于因工作需要無法提供原件查閱或借閱的檔案資料，利用人員可申請復(fù)制檔案。復(fù)制檔案應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請表，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)鎮(zhèn)禁毒辦公室負責(zé)人批準后，由檔案管理人員按照規(guī)定的程序進行復(fù)制。復(fù)制的檔案資料應(yīng)加蓋鎮(zhèn)禁毒辦公室檔案專用章，并注明與原件核對無誤。（四）利用登記與統(tǒng)計1.鎮(zhèn)禁毒辦公室應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、利用部門、利用內(nèi)容、利用方式、歸還日期等信息。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用頻率、利用范圍和利用效果等，為檔案管理工作的改進和優(yōu)化提供依據(jù)。統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送鎮(zhèn)禁毒工作領(lǐng)導(dǎo)小組和上級主管部門。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重準確的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。2.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合我鎮(zhèn)禁毒工作的實際情況，對檔案的保存價值進行綜合評估。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鎮(zhèn)禁毒辦公室負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、業(yè)務(wù)骨干等。檔案鑒定小組負責(zé)對全鎮(zhèn)禁毒檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員應(yīng)逐份審查檔案資料，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式、時間等因素，判斷其保存價值。2.綜合評估法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史意義、現(xiàn)實作用等方面，對檔案的保存價值進行綜合評估，確定檔案的保管期限和存毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫檔案銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并報鎮(zhèn)禁毒工作領(lǐng)導(dǎo)小組批準。2.檔案銷毀應(yīng)在鎮(zhèn)禁毒辦公室負責(zé)人的監(jiān)督下，由專人負責(zé)實施。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)詳細記錄銷毀時間、地點、參與人員等信息，并由參與銷毀的人員簽字確認。檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門和村（社區(qū)）應(yīng)及時將禁毒工作中形成的電子文件資料收集整理，并按照與紙質(zhì)檔案相同的分類和編號規(guī)則進行命名和存儲。2.電子檔案應(yīng)采用通用的文件格式進行存儲，如PDF、DOC、XLS、JPEG等，確保文件的兼容性和可讀性。同時，應(yīng)建立電子檔案索引，方便查詢和檢索。3.對電子檔案進行整理時，應(yīng)確保文件的完整性和準確性，對文件進行必要的格式轉(zhuǎn)換、加密、備份等處理，防止文件損壞或丟失。（二）電子檔案的保管1.建立電子檔案存儲系統(tǒng)，采用服務(wù)器存儲或云存儲等方式，對電子檔案進行集中管理。存儲系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護等功能，確保電子檔案的安全存儲。2.定期對電子檔案進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存儲在不同的地點。備份周期可根據(jù)檔案的重要性和變化情況確定，一般每月或每季度進行一次全量備份，每周進行一次增量備份。3.對電子檔案的存儲環(huán)境進行定期檢查，確保存儲設(shè)備的正常運行和數(shù)據(jù)安全。同時，應(yīng)制定電子檔案應(yīng)急處置預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失、損壞等情況。（三）電子檔案的利用1.電子檔案的利用應(yīng)遵循與紙質(zhì)檔案相同的利用