檔案異地存放制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案的管理，確保檔案的安全與完整，防止因自然災(zāi)害、意外事故、戰(zhàn)爭等不可抗力因素導(dǎo)致檔案損毀或丟失，特制定本檔案異地存放制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織所有檔案的異地存放管理，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等各類檔案資料。（三）基本原則1.安全保密原則檔案異地存放應(yīng)確保檔案的安全，防止檔案信息泄露，嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)。2.規(guī)范有序原則檔案異地存放工作應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保檔案的整理、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。3.定期檢查原則定期對異地存放的檔案進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，確保檔案的質(zhì)量和安全。4.責(zé)任明確原則明確檔案異地存放各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保各項工作責(zé)任落實到人。二、檔案異地存放的規(guī)劃與準(zhǔn)備（一）存放地點選擇1.安全性評估對擬選擇的異地存放地點進(jìn)行安全性評估，包括地理位置、周邊環(huán)境、建筑物結(jié)構(gòu)、消防設(shè)施、安保措施等方面。確保存放地點具備良好的抗震、防洪、防火、防盜等能力，能夠有效抵御自然災(zāi)害和人為破壞。2.設(shè)施設(shè)備要求存放地點應(yīng)具備必要的檔案存儲設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等。設(shè)施設(shè)備應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，能夠滿足檔案存放的要求。3.合作機(jī)構(gòu)選擇如選擇專業(yè)的檔案托管機(jī)構(gòu)進(jìn)行異地存放，應(yīng)選擇具有良好信譽、資質(zhì)齊全、管理規(guī)范的機(jī)構(gòu)。對合作機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、安全保障措施等進(jìn)行全面考察，簽訂詳細(xì)的合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）檔案整理與分類1.檔案整理在進(jìn)行異地存放前，對公司/組織的各類檔案進(jìn)行全面整理，確保檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，建立檔案索引。2.檔案數(shù)字化對重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。（三）存放方案制定1.存放方式確定根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量、保存期限等因素，確定檔案的存放方式，如紙質(zhì)檔案直接存放、數(shù)字化檔案存儲在服務(wù)器或光盤等存儲介質(zhì)上。2.存放數(shù)量規(guī)劃合理規(guī)劃檔案在異地存放的數(shù)量，避免過度集中或分散存放，確保檔案管理的便利性和經(jīng)濟(jì)性。3.存放期限設(shè)定明確各類檔案在異地存放的期限，根據(jù)檔案的重要程度、保存價值等因素進(jìn)行分類設(shè)定，定期對到期檔案進(jìn)行清理和處置。（四）人員培訓(xùn)與準(zhǔn)備1.培訓(xùn)內(nèi)容對參與檔案異地存放工作的人員進(jìn)行培訓(xùn)，包括檔案管理知識、安全保密知識、設(shè)施設(shè)備操作技能等方面。使工作人員熟悉檔案異地存放的流程和要求，掌握相關(guān)的技術(shù)和方法，提高工作能力和業(yè)務(wù)水平。2.人員安排明確檔案異地存放各環(huán)節(jié)的工作人員職責(zé)，安排專人負(fù)責(zé)檔案的整理、交接、存儲、保管、檢索、利用等工作，確保各項工作有序進(jìn)行。三、檔案異地存放的實施（一）檔案交接1.交接清單編制在檔案交接前，編制詳細(xì)的檔案交接清單，清單應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、類別、存放位置、交接時間等信息。2.交接流程雙方工作人員按照交接清單進(jìn)行檔案清點核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。對交接過程進(jìn)行記錄，雙方簽字確認(rèn)，留存交接清單副本。3.運輸安全保障如采用運輸方式將檔案送至異地存放地點，應(yīng)采取必要的安全保障措施，確保檔案在運輸過程中的安全。選擇具有資質(zhì)的運輸公司，對運輸車輛進(jìn)行安全檢查，確保車輛性能良好。對檔案進(jìn)行妥善包裝，防止在運輸過程中受損。運輸過程中安排專人押運，確保檔案安全送達(dá)。（二）檔案存儲1.上架存放按照檔案分類和存放方案，將檔案上架存放，確保檔案排列整齊、便于查找。2.標(biāo)識管理在檔案架、檔案柜等存放設(shè)備上設(shè)置明顯的標(biāo)識，注明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。3.環(huán)境維護(hù)定期對異地存放檔案的環(huán)境進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保溫濕度、清潔衛(wèi)生等條件符合檔案保存要求。配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實時監(jiān)測環(huán)境溫濕度變化，采取相應(yīng)的調(diào)控措施。定期對檔案存放區(qū)域進(jìn)行清潔消毒，防止蟲害、霉變等問題發(fā)生。（三）檔案檢索與利用1.檢索系統(tǒng)建設(shè)建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)檔案目錄檢索和電子檔案數(shù)據(jù)庫檢索。紙質(zhì)檔案目錄應(yīng)按照分類、年度等進(jìn)行編排，便于快速查找。電子檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備強大的檢索功能，能夠根據(jù)關(guān)鍵詞、日期、類別等條件進(jìn)行精準(zhǔn)檢索。2.利用流程規(guī)范明確檔案利用的申請、審批、登記等流程，確保檔案利用合法合規(guī)。對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用人、利用時間、利用內(nèi)容、歸還時間等信息。3.遠(yuǎn)程利用支持如因工作需要，提供遠(yuǎn)程利用檔案的支持，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)确绞?，確保相關(guān)人員能夠及時獲取所需檔案信息。（四）安全管理1.安全制度建立建立健全檔案異地存放安全管理制度，明確安全責(zé)任、安全措施、安全檢查等方面的要求。2.人員出入管理對異地存放檔案的場所實行嚴(yán)格的人員出入管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。工作人員應(yīng)憑有效證件出入，登記出入時間和事由。3.安全監(jiān)控與報警安裝安全監(jiān)控設(shè)備，對檔案存放區(qū)域進(jìn)行實時監(jiān)控，確保監(jiān)控?zé)o死角。配備報警裝置，如火災(zāi)報警、入侵報警等設(shè)備，確保在發(fā)生緊急情況時能夠及時報警。4.應(yīng)急處置預(yù)案制定檔案異地存放應(yīng)急處置預(yù)案，明確在發(fā)生自然災(zāi)害、意外事故、信息安全事件等情況下的應(yīng)急處置措施。定期對應(yīng)急處置預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處置能力。四、檔案異地存放的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查公司/組織內(nèi)部定期對檔案異地存放情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案存儲環(huán)境、檔案整理情況、檔案利用記錄等方面。2.專項檢查針對檔案異地存放中的重點環(huán)節(jié)和關(guān)鍵問題，開展專項檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.問題整改對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知，明確整改要求和整改期限，跟蹤整改落實情況，確保問題得到有效解決。（二）外部監(jiān)督1.合作機(jī)構(gòu)監(jiān)督對與檔案異地存放合作的機(jī)構(gòu)進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保合作機(jī)構(gòu)按照協(xié)議要求履行職責(zé)，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。2.審計監(jiān)督接受公司/組織內(nèi)部審計部門的審計監(jiān)督，對檔案異地存放的資金使用、管理情況等進(jìn)行審計，確保合規(guī)合法。五、檔案異地存放的變更與終止（一）變更情形1.存放地點變更因不可抗力因素、政策調(diào)整、合作機(jī)構(gòu)原因等，需要變更檔案異地存放地點時，應(yīng)按照本制度規(guī)定的程序進(jìn)行辦理。2.存放方式變更根據(jù)檔案管理的需要，如檔案數(shù)字化程度提高、存儲介質(zhì)更新等，需要變更檔案異地存放方式時，應(yīng)進(jìn)行充分論證，并報經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）變更程序1.申請與審批由檔案管理部門提出變更申請，說明變更的原因、內(nèi)容、影響等情況，報經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.方案制定與實施根據(jù)審批意見，制定變更方案，明確變更的具體步驟和措施，組織實施變更工作。3.檔案交接與調(diào)整按照變更方案進(jìn)行檔案交接和調(diào)整，確保檔案的安全與完整，同時做好相關(guān)記錄和備案工作。（三）終止情形1.存放期限屆滿檔案異地存放期限屆滿，按照存放方案和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行清理和處置。2.合作關(guān)系終止與檔案異地存放合作機(jī)構(gòu)的合作關(guān)系終止時，應(yīng)按照合同約定進(jìn)行檔案交接和清算工作。（四）終止程序1.通知與準(zhǔn)備提前通知相關(guān)部門和人員，做好檔案終止工作的準(zhǔn)備，包括檔案整理、盤點、交接等工作。2.檔案處