建立負(fù)面檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的管理，規(guī)范員工行為，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)營秩序，特制定本負(fù)面檔案制度。本制度旨在通過對員工負(fù)面行為的記錄、管理和應(yīng)用，激勵員工遵守公司/組織的規(guī)章制度，提升工作績效，營造積極向上的工作氛圍。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織全體員工，包括正式員工、試用期員工以及勞務(wù)派遣員工等。（三）基本原則1.客觀公正原則：負(fù)面檔案的建立應(yīng)基于客觀事實(shí)，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。在處理員工負(fù)面行為時，應(yīng)遵循公正、公平的原則，避免主觀偏見和歧視。2.及時記錄原則：對于員工出現(xiàn)的負(fù)面行為，應(yīng)及時進(jìn)行記錄，確保信息的時效性。記錄時間應(yīng)明確具體，以便準(zhǔn)確反映事件發(fā)生的過程。3.教育與懲戒相結(jié)合原則：負(fù)面檔案制度不僅是一種懲戒手段，更是一種教育工具。通過對員工負(fù)面行為的記錄和反饋，幫助員工認(rèn)識錯誤，改正行為，同時起到警示其他員工的作用。4.保密性原則：負(fù)面檔案的內(nèi)容屬于公司/組織內(nèi)部信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得擅自查閱、傳播或泄露負(fù)面檔案信息。二、負(fù)面行為界定與分類（一）工作紀(jì)律類1.遲到、早退：未按照規(guī)定的工作時間準(zhǔn)時到崗或提前離崗，每月累計(jì)遲到、早退次數(shù)達(dá)到[X]次及以上。2.曠工：未經(jīng)請假或請假未獲批準(zhǔn)而擅自缺勤，曠工半天及以上。3.工作時間內(nèi)擅自離崗：在工作期間，未經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)同意，私自離開工作崗位，影響工作正常開展。4.違反考勤制度：如代他人打卡、偽造考勤記錄等行為。（二）工作績效類1.未能完成工作任務(wù)：在規(guī)定的工作期限內(nèi)，未能達(dá)到工作要求或完成既定的工作任務(wù)，且對工作進(jìn)度和質(zhì)量造成嚴(yán)重影響。2.工作質(zhì)量不達(dá)標(biāo)：工作成果不符合公司/組織規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，多次出現(xiàn)錯誤或缺陷，經(jīng)多次提醒仍未改進(jìn)。3.工作效率低下：工作拖沓，未能在規(guī)定時間內(nèi)完成工作任務(wù)，導(dǎo)致工作延誤，影響團(tuán)隊(duì)整體進(jìn)度。（三）職業(yè)道德類1.泄露公司機(jī)密：將公司的商業(yè)機(jī)密（如客戶信息、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等）泄露給外部人員，給公司/組織造成經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害。2.收受不正當(dāng)利益：在業(yè)務(wù)往來中，收受供應(yīng)商、客戶或其他相關(guān)方的賄賂、回扣、禮品等不正當(dāng)利益，損害公司/組織利益。3.虛假報銷：通過虛報、多報費(fèi)用等手段騙取公司/組織的報銷款項(xiàng)。4.濫用職權(quán)：利用職務(wù)之便，為個人謀取私利，損害公司/組織或其他員工的利益。（四）團(tuán)隊(duì)協(xié)作類1.不服從工作安排：對上級領(lǐng)導(dǎo)合理的工作安排拒不執(zhí)行，影響團(tuán)隊(duì)工作的正常開展。2.與同事發(fā)生嚴(yán)重沖突：在工作過程中，與同事發(fā)生激烈爭吵、打架等行為，破壞團(tuán)隊(duì)和諧氛圍。3.故意破壞團(tuán)隊(duì)合作：在團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目中，故意拖延進(jìn)度、提供錯誤信息或不配合其他成員工作，導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)項(xiàng)目無法順利完成。（五）其他違規(guī)類1.違反公司/組織規(guī)章制度：違反公司/組織制定的其他各項(xiàng)規(guī)章制度，如安全規(guī)定、保密制度、財(cái)務(wù)制度等，情節(jié)較輕但屢教不改。2.違反法律法規(guī)：員工的行為違反國家法律法規(guī)，被相關(guān)部門查處或受到法律制裁。三、負(fù)面檔案建立流程（一）信息收集1.直接上級發(fā)現(xiàn)：員工的直接上級在日常工作中發(fā)現(xiàn)員工存在負(fù)面行為時，應(yīng)及時進(jìn)行記錄。記錄內(nèi)容包括負(fù)面行為發(fā)生的時間、地點(diǎn)、具體行為描述、涉及人員等信息。2.其他部門或人員反饋：公司/組織內(nèi)其他部門或人員發(fā)現(xiàn)員工存在負(fù)面行為時，應(yīng)及時向該員工的直接上級或人力資源部門反饋。反饋信息應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，以便及時進(jìn)行調(diào)查和處理。人力資源部門在收到反饋信息后，應(yīng)及時通知相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行核實(shí)。（二）調(diào)查核實(shí)1.成立調(diào)查小組：對于涉及負(fù)面行為的事件，由人力資源部門牽頭，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參與，成立調(diào)查小組。調(diào)查小組負(fù)責(zé)對事件進(jìn)行全面、深入的調(diào)查，收集相關(guān)證據(jù)，還原事件真相。2.調(diào)查方式：調(diào)查小組可通過與當(dāng)事人談話、查閱相關(guān)文件資料、走訪證人等方式進(jìn)行調(diào)查。在調(diào)查過程中，應(yīng)確保調(diào)查程序合法合規(guī)，保障當(dāng)事人的合法權(quán)益。3.形成調(diào)查報告：調(diào)查結(jié)束后，調(diào)查小組應(yīng)根據(jù)調(diào)查結(jié)果形成調(diào)查報告。調(diào)查報告應(yīng)包括事件的基本情況、調(diào)查過程、證據(jù)分析、調(diào)查結(jié)論等內(nèi)容。調(diào)查報告應(yīng)客觀、公正、準(zhǔn)確，為后續(xù)的處理決策提供依據(jù)。（三）檔案錄入1.確定錄入內(nèi)容：根據(jù)調(diào)查報告，人力資源部門確定需要錄入負(fù)面檔案的具體內(nèi)容。錄入內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，突出關(guān)鍵信息，確保能夠準(zhǔn)確反映員工的負(fù)面行為。2.錄入系統(tǒng)：將確定的錄入內(nèi)容錄入公司/組織的負(fù)面檔案管理系統(tǒng)。在錄入過程中，應(yīng)確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，同時按照規(guī)定的格式和流程進(jìn)行操作。3.建立檔案編號：為每一份負(fù)面檔案建立唯一的編號，以便于管理和查詢。檔案編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，如年份+部門代碼+流水號等。（四）告知員工1.發(fā)出通知：在負(fù)面檔案錄入完成后，人力資源部門應(yīng)及時向員工發(fā)出書面通知，告知其負(fù)面行為已被記錄在案，并說明負(fù)面檔案的內(nèi)容、處理結(jié)果以及員工享有的申訴權(quán)利。2.員工簽收：員工應(yīng)在通知回執(zhí)上簽字確認(rèn)收到通知。如員工對通知內(nèi)容有異議，可在規(guī)定的時間內(nèi)提出申訴。四、負(fù)面檔案管理與應(yīng)用（一）檔案管理1.專人負(fù)責(zé)：公司/組織指定專人負(fù)責(zé)負(fù)面檔案的管理工作。管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.定期維護(hù)：定期對負(fù)面檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性。對于已處理完畢的負(fù)面行為，如員工已改正錯誤或已接受相應(yīng)的處罰，應(yīng)在檔案中注明處理結(jié)果和處理時間。3.安全保密：采取必要的安全保密措施，確保負(fù)面檔案信息的安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。同時，應(yīng)定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，防止信息泄露或丟失。（二）檔案應(yīng)用1.績效評估：負(fù)面檔案記錄的內(nèi)容將作為員工績效評估的重要參考依據(jù)。在績效評估過程中，對于存在負(fù)面行為的員工，應(yīng)根據(jù)其負(fù)面行為的嚴(yán)重程度和影響范圍，適當(dāng)降低其績效評分。2.薪酬調(diào)整：根據(jù)員工的績效評估結(jié)果和負(fù)面檔案記錄，公司/組織可對員工的薪酬進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。對于負(fù)面行為較為嚴(yán)重的員工，可適當(dāng)降低其薪酬水平或取消其薪酬晉升資格。3.崗位晉升：在員工崗位晉升過程中，負(fù)面檔案記錄將作為重要的考察因素。對于存在較多負(fù)面行為或負(fù)面行為較為嚴(yán)重的員工，公司/組織可限制其崗位晉升，直至其負(fù)面行為得到徹底改正。4.培訓(xùn)與發(fā)展：針對員工存在的負(fù)面行為，公司/組織可根據(jù)實(shí)際情況為其提供相應(yīng)的培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會，幫助員工提升自身素質(zhì)和能力，改正錯誤行為。培訓(xùn)內(nèi)容可包括職業(yè)道德培訓(xùn)、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、溝通協(xié)作培訓(xùn)等。五、負(fù)面行為處理與申訴（一）處理措施1.口頭警告：對于初次出現(xiàn)且情節(jié)較輕的負(fù)面行為，由員工的直接上級對其進(jìn)行口頭警告，提醒其注意行為規(guī)范，避免再次出現(xiàn)類似問題。2.書面警告：對于多次出現(xiàn)或情節(jié)較為嚴(yán)重的負(fù)面行為，公司/組織將發(fā)出書面警告。書面警告應(yīng)明確指出員工的負(fù)面行為、違反的規(guī)章制度以及可能面臨的后果。書面警告將存入員工負(fù)面檔案。3.罰款：根據(jù)負(fù)面行為的性質(zhì)和造成的影響，公司/組織可對員工處以一定金額的罰款。罰款金額應(yīng)根據(jù)公司/組織的相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況確定，罰款應(yīng)從員工工資中扣除。4.降職/降薪：對于負(fù)面行為嚴(yán)重影響工作績效或團(tuán)隊(duì)合作的員工，公司/組織可采取降職或降薪的措施。降職/降薪應(yīng)根據(jù)員工的實(shí)際表現(xiàn)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行評估和確定。5.解除勞動合同：對于負(fù)面行為極其嚴(yán)重，給公司/組織造成重大損失或嚴(yán)重?fù)p害公司/組織聲譽(yù)的員工，公司/組織可依法解除勞動合同。解除勞動合同應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）申訴程序1.申訴期限：員工如對負(fù)面檔案記錄或處理結(jié)果有異議，應(yīng)在收到通知后的[X]個工作日內(nèi)提出申訴。逾期未提出申訴的，視為員工認(rèn)可負(fù)面檔案記錄和處理結(jié)果。2.申訴方式：員工應(yīng)向人力資源部門提交書面申訴材料，申訴材料應(yīng)包括申訴理由、相關(guān)證據(jù)以及希望得到的處理結(jié)果等內(nèi)容。3.申訴處理：人力資源部門收到員工申訴材料后，應(yīng)及時進(jìn)行審核，并組織相關(guān)部門進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查過程中，應(yīng)充分聽取員工的意見和申辯，對相關(guān)證據(jù)進(jìn)行核實(shí)。復(fù)查結(jié)束后，應(yīng)將復(fù)查結(jié)果及時反饋給員工。如員工對復(fù)查結(jié)果仍不滿意，可向上級領(lǐng)導(dǎo)提出進(jìn)一步申訴。上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到申訴材料后的[X]個工作日內(nèi)做出最終裁決。最終裁決為公司/組織的正式?jīng)Q定，員工應(yīng)予以接受。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司/