檔案人員移交制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案人員移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，防止檔案資料的丟失、損壞或泄露，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部涉及檔案管理崗位變動時的人員移交工作，包括但不限于檔案管理人員、涉及檔案工作的其他崗位人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案人員移交工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及公司/組織內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，確保移交過程合法合規(guī)。2.全面準(zhǔn)確原則：移交人員應(yīng)將所負(fù)責(zé)的檔案資料進(jìn)行全面、準(zhǔn)確的梳理和交接，不得遺漏重要信息或隱瞞問題。3.及時高效原則：檔案人員移交工作應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，以保證檔案管理工作的連續(xù)性和正常運轉(zhuǎn)，提高工作效率。4.責(zé)任明確原則：明確移交人員和接收人員的責(zé)任，確保檔案交接過程中出現(xiàn)的問題能夠得到及時有效的處理。二、移交準(zhǔn)備（一）人員安排1.在檔案人員崗位變動前，由人力資源部門會同檔案管理部門確定移交人員和接收人員，并明確雙方職責(zé)。2.移交人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)做好移交準(zhǔn)備工作，整理好所負(fù)責(zé)的檔案資料，編制檔案移交清單。3.接收人員應(yīng)提前熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)要求，做好接收檔案的準(zhǔn)備工作。（二）資料整理1.移交人員應(yīng)對所負(fù)責(zé)的檔案資料進(jìn)行全面清查，按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.對檔案資料中的文件、記錄、圖表等進(jìn)行核對，檢查是否有缺失、損壞或字跡不清等情況，如有問題應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或補充。3.清理檔案資料中的電子文檔，確保電子檔案的格式規(guī)范、存儲完整，并與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。（三）清單編制1.移交人員應(yīng)根據(jù)檔案整理情況，編制詳細(xì)的檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案類別、名稱、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。2.檔案移交清單應(yīng)一式兩份，移交人員和接收人員各執(zhí)一份，雙方應(yīng)在清單上簽字確認(rèn)。3.對于重要檔案或特殊檔案，應(yīng)在清單上注明特殊要求或注意事項。三、移交內(nèi)容（一）檔案實體1.紙質(zhì)檔案：包括各類文件、報表、合同、協(xié)議、憑證等，移交時應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，按照檔案整理順序進(jìn)行移交。2.電子檔案：包括存儲在計算機(jī)硬盤、光盤、磁帶等存儲介質(zhì)上的電子文檔，移交時應(yīng)確保電子檔案的格式正確、內(nèi)容完整，并提供相應(yīng)的目錄清單。3.實物檔案：如印章、證書、獎杯等，移交時應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明實物的名稱、數(shù)量、來源、保管情況等信息，并確保實物的安全交接。（二）檔案管理系統(tǒng)賬號及權(quán)限1.移交人員應(yīng)將其在檔案管理系統(tǒng)中使用的賬號及權(quán)限信息告知接收人員，并協(xié)助接收人員完成賬號交接手續(xù)。2.接收人員應(yīng)及時修改移交人員的賬號密碼，確保賬號安全，并按照工作需要調(diào)整自己的系統(tǒng)權(quán)限。（三）檔案管理相關(guān)文件及資料1.檔案管理制度、流程、規(guī)范等文件資料，移交人員應(yīng)向接收人員詳細(xì)介紹檔案管理的各項規(guī)定和要求，確保接收人員能夠熟悉并遵守相關(guān)制度。2.檔案管理工作中形成的各類記錄、報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等資料，移交人員應(yīng)將其整理成冊，移交給接收人員，以便接收人員了解檔案管理工作的歷史情況和現(xiàn)狀。（四）其他相關(guān)事項1.移交人員應(yīng)向接收人員介紹所負(fù)責(zé)檔案的利用情況，包括查閱、借閱等方面的情況，以及存在的問題和處理建議。2.對于正在辦理的涉及檔案的業(yè)務(wù)事項，移交人員應(yīng)向接收人員進(jìn)行詳細(xì)說明，并協(xié)助接收人員完成后續(xù)工作。四、移交流程（一）交接申請1.檔案人員崗位變動前，由移交人員填寫檔案人員移交申請表，詳細(xì)說明崗位變動原因、移交時間、移交內(nèi)容等信息。2.移交申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案管理部門。（二）交接安排1.檔案管理部門收到移交申請表后，應(yīng)及時安排交接時間和地點，并通知移交人員和接收人員。2.在交接過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，確保交接工作的順利進(jìn)行。（三）現(xiàn)場交接1.移交人員和接收人員應(yīng)按照約定的時間和地點進(jìn)行現(xiàn)場交接，雙方應(yīng)認(rèn)真核對檔案移交清單上的內(nèi)容，逐件清點檔案實體。2.對于檔案資料中的疑問或問題，雙方應(yīng)及時溝通協(xié)商解決，確保交接工作的準(zhǔn)確性。3.在現(xiàn)場交接過程中，雙方應(yīng)在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并注明交接日期。（四）交接記錄1.檔案管理部門應(yīng)安排專人對檔案人員移交過程進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括交接時間、地點、移交人員、接收人員、交接內(nèi)容、交接情況等信息。2.交接記錄應(yīng)形成書面文件，由交接雙方和監(jiān)督人員簽字后存檔，作為檔案管理工作的重要資料。五、移交監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案人員移交監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門、審計部門等相關(guān)部門組成監(jiān)督小組，對檔案人員移交工作進(jìn)行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對檔案人員移交工作進(jìn)行檢查，確保移交工作符合相關(guān)規(guī)定和要求，防止出現(xiàn)違規(guī)操作或交接不清等問題。（二）責(zé)任界定1.移交人員應(yīng)對所移交檔案資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，如因移交人員故意隱瞞或遺漏重要信息導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)問題，移交人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.接收人員應(yīng)對接收的檔案資料進(jìn)行妥善保管和利用，如因接收人員保管不善或違規(guī)使用導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)問題，接收人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.對于在檔案人員移交過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為或問題，公司/組織應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、后續(xù)管理（一）培訓(xùn)與指導(dǎo)1.接收人員在接管檔案管理工作后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)其實際情況，安排相關(guān)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，幫助接收人員盡快熟悉檔案管理工作流程和業(yè)務(wù)要求。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理法律法規(guī)、公司/組織檔案管理制度、檔案整理方法、檔案利用服務(wù)等方面的知識和技能。（二）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對接收人員負(fù)責(zé)的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的整理情況、保管情況、利用情況等方面。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時提出整改意見，要求接收人員限期整改，確保檔案管理工作的質(zhì)量和水平。（三）持續(xù)改進(jìn)1.公司/組織應(yīng)根據(jù)檔案人員移交工作中發(fā)現(xiàn)的問題和實際工作需要，及時對檔案管理制度進(jìn)行修訂和完善，確保制度的科學(xué)性和有效性。