檔案分級管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本檔案分級管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.分級分類原則：根據(jù)檔案的重要程度、機密性等因素進行分級分類管理。3.安全保密原則：采取有效措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。二、檔案分級標準（一）一級檔案1.公司核心文件：包括公司章程、股東會議決議、董事會決議、監(jiān)事會決議等涉及公司重大決策和核心權(quán)益的文件。2.重要合同協(xié)議：如公司與重要客戶簽訂的長期合作合同、涉及重大投資或融資的合同、知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)合同等。這些合同協(xié)議對公司的業(yè)務(wù)發(fā)展、經(jīng)濟利益和法律權(quán)益具有重大影響。3.財務(wù)檔案：年度財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、重大財務(wù)決策文件等。財務(wù)檔案是公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的重要記錄，對于公司的財務(wù)管理和決策具有關(guān)鍵作用。4.人事檔案：員工的入職檔案、晉升檔案、薪酬檔案、績效考核檔案、勞動合同等。人事檔案關(guān)乎員工的切身利益和公司的人力資源管理。5.重大項目檔案：公司承擔的重大科研項目、工程項目、營銷項目等在實施過程中形成的各類文件資料，包括項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工記錄、驗收報告等。重大項目檔案記錄了項目的全過程，對公司的業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)積累具有重要價值。（二）二級檔案1.部門重要文件：各部門制定的重要規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、業(yè)務(wù)報告等。這些文件反映了部門的工作重點和業(yè)務(wù)進展情況。2.一般合同協(xié)議：除一級檔案中涉及的重要合同協(xié)議外，公司簽訂的其他各類合同協(xié)議，如日常采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等。一般合同協(xié)議是公司業(yè)務(wù)活動的常見記錄，對公司的運營有一定影響。3.業(yè)務(wù)往來文件：與供應(yīng)商、合作伙伴、客戶等之間的往來信函、傳真、電子郵件等涉及業(yè)務(wù)溝通和合作的文件。業(yè)務(wù)往來文件是公司業(yè)務(wù)活動的重要憑證，有助于維護良好的合作關(guān)系。4.培訓(xùn)檔案：公司組織的各類培訓(xùn)活動的相關(guān)資料，包括培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員考核成績等。培訓(xùn)檔案對于員工的職業(yè)發(fā)展和公司人力資源素質(zhì)提升具有重要意義。5.設(shè)備檔案：公司主要設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、使用說明書、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄等。設(shè)備檔案有助于保障設(shè)備的正常運行，延長設(shè)備使用壽命。（三）三級檔案1.一般性文件：公司內(nèi)部的通知、通報、簡報、會議紀要（除涉及重大決策的會議紀要外）等日常行政文件。一般性文件是公司日常工作溝通和信息傳遞的常見形式。2.宣傳資料：公司制作的宣傳冊、海報、宣傳片等用于宣傳推廣的資料。宣傳資料有助于提升公司形象和品牌知名度。3.一般性業(yè)務(wù)資料：各部門在日常業(yè)務(wù)工作中形成的一般性報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、工作記錄等。一般性業(yè)務(wù)資料是部門業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)記錄，為業(yè)務(wù)分析和決策提供一定參考。4.員工個人資料：員工的個人簡歷、培訓(xùn)證書、榮譽證書等一般性個人資料。員工個人資料反映了員工的基本情況和個人發(fā)展歷程。三、檔案分類管理（一）文書檔案主要包括公司各類文件、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。按照文件的來源、時間、內(nèi)容等進行分類整理。（二）合同檔案將公司簽訂的各類合同協(xié)議按照合同類型、簽訂時間、合作對象等進行分類歸檔。（三）財務(wù)檔案依據(jù)財務(wù)檔案的種類，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等進行分類存放，并按照時間順序進行排列。（四）人事檔案按照員工類別、檔案內(nèi)容模塊，如入職資料、培訓(xùn)檔案、績效考核檔案等進行分類管理。（五）項目檔案根據(jù)項目的性質(zhì)、階段，將項目檔案分為立項文件、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工文件、驗收文件等類別進行整理。（六）設(shè)備檔案按照設(shè)備的名稱、型號、購置時間等進行分類，將設(shè)備的相關(guān)資料集中歸檔。（七）聲像檔案包括公司活動照片、視頻、錄音等資料，按照拍攝時間、活動主題等進行分類整理。（八）電子檔案對公司的電子文件，按照文件類型、存儲位置、時間等進行分類管理，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和利用。四、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.對公司各部門形成的檔案進行集中統(tǒng)一管理，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作。3.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲、保管等工作，確保檔案的完整和安全。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，為檔案利用提供便利。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定、銷毀等處置工作。6.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。（二）各部門檔案管理職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時、準確和完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，對本部門形成的檔案進行分類整理，定期向檔案管理部門移交。3.在檔案形成過程中，嚴格執(zhí)行檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案質(zhì)量。4.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、保管等，確保檔案的安全和完整。3.熟悉檔案內(nèi)容，能夠為檔案利用者提供準確的檔案信息和查閱服務(wù)。4.定期對檔案進行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案處置符合規(guī)定。五、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和標準，確保檔案形成過程中的各項文件資料及時、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件辦理完畢后，按照檔案管理要求進行整理，及時移交檔案管理部門。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將檔案移交檔案管理部門。（二）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類標準對收集到的檔案進行分類。2.對每份檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，確保目錄準確反映檔案內(nèi)容。4.對檔案進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，保持檔案的原貌。六、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、數(shù)量和保管期限等因素，選擇合適的存儲方式，如紙質(zhì)檔案采用檔案柜存儲，電子檔案采用磁盤陣列、磁帶庫等存儲設(shè)備存儲。2.建立檔案存儲庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案存儲環(huán)境安全。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行有序排列，存放在檔案柜中，并在檔案柜上標明檔案類別、年度等信息。4.電子檔案應(yīng)按照存儲設(shè)備的要求進行存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和查詢。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、定期[X]年、定期[X]年等。2.一級檔案中涉及公司核心權(quán)益、重要財務(wù)信息、重大項目等的檔案應(yīng)永久保管；二級檔案中重要規(guī)章制度、一般合同協(xié)議等保管期限為[X]年；三級檔案中一般性文件、宣傳資料等保管期限為[X]年。3.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，確保檔案在規(guī)定期限內(nèi)得到妥善保管。（三）保管措施1.定期對檔案進行檢查和盤點，每年至少進行[X]次全面檢查，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。2.對受損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.加強檔案存儲庫房的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保庫房安全。4.嚴格控制檔案存儲庫房的溫度、濕度等環(huán)境條件，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，濕度保持在[X]%[X]%之間。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定程序進行申請。2.外部單位因業(yè)務(wù)合作、審計、法律糾紛等需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)，并簽訂保密協(xié)議。（二）利用程序1.內(nèi)部利用員工填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、用途、期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門。檔案管理部門對申請表進行審核，符合規(guī)定的予以辦理，并在檔案利用登記冊上進行登記。員工按照指定的時間和地點查閱、借閱檔案，不得擅自涂改、損毀、轉(zhuǎn)借檔案。查閱、借閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。2.外部利用外部單位向公司提交檔案查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍、期限等，并提供相關(guān)證明材料。公司相關(guān)部門對申請函進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門與外部單位簽訂保密協(xié)議，并按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。外部單位查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，由檔案管理人員陪同，不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。查閱、借閱完畢后，及時歸還檔案，并由檔案管理部門收回保密協(xié)議。（三）利用記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記冊，詳細記錄檔案利用的時間、利用人、檔案名稱、用途、期限等信息，以便對檔案利用情況進行跟蹤和統(tǒng)計。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責對擬銷毀的檔案進行審核和鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對超過保管期限的檔案進行清理，提出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案清單進行審核，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值等因素，確定檔案是否需要銷毀。3.對確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.檔案銷毀清冊經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實施銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.電子檔案應(yīng)按照存儲設(shè)備的要求進行格式化或刪除等操作，確保電子檔案數(shù)據(jù)徹底清除。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完畢后，在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為公司決策提供更加及時、準確的檔案信息支持。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質(zhì)檔案進行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、保管期限等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。4.掛接存儲：將處理后的電子檔案圖像與相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)進行掛接，存儲在檔案管理信息系統(tǒng)中。（三）信息系統(tǒng)管理1.加強檔案管理