檔案查詢(xún)調(diào)閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的管理，規(guī)范檔案查詢(xún)調(diào)閱行為，確保檔案的安全與完整，保障公司/組織及相關(guān)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)及全體員工，以及因工作需要查閱、調(diào)閱公司/組織檔案的外部單位和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查詢(xún)調(diào)閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全保密原則：確保檔案在查詢(xún)調(diào)閱過(guò)程中的安全，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確查詢(xún)調(diào)閱流程，保證檔案查詢(xún)調(diào)閱工作規(guī)范、有序進(jìn)行。4.服務(wù)工作原則：在保證檔案安全和保密的前提下，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案查詢(xún)調(diào)閱制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整與安全。3.負(fù)責(zé)受理檔案查詢(xún)調(diào)閱申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，并按照規(guī)定提供檔案查詢(xún)調(diào)閱服務(wù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案查詢(xún)調(diào)閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保查詢(xún)調(diào)閱行為符合制度要求。5.負(fù)責(zé)對(duì)檔案查詢(xún)調(diào)閱情況進(jìn)行記錄和歸檔，定期對(duì)檔案查詢(xún)調(diào)閱工作進(jìn)行總結(jié)和分析。（二）檔案形成部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的真實(shí)、完整。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案查詢(xún)調(diào)閱工作，提供必要的檔案信息和說(shuō)明。3.對(duì)本部門(mén)檔案查詢(xún)調(diào)閱情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)反饋檔案利用效果。（三）檔案使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案查詢(xún)調(diào)閱制度，按照規(guī)定的流程和要求進(jìn)行檔案查詢(xún)調(diào)閱。2.對(duì)所查詢(xún)調(diào)閱的檔案負(fù)有保密責(zé)任，不得泄露檔案內(nèi)容。3.不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。4.按照規(guī)定的時(shí)間和方式歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。三、檔案查詢(xún)調(diào)閱流程（一）內(nèi)部查詢(xún)調(diào)閱流程1.申請(qǐng)：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢(xún)調(diào)閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查詢(xún)調(diào)閱申請(qǐng)表》，注明查詢(xún)調(diào)閱的目的、內(nèi)容、范圍、時(shí)間等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.審核：所在部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行再次審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)的必要性、合規(guī)性以及是否符合檔案管理規(guī)定。3.批準(zhǔn)：經(jīng)審核同意的申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查詢(xún)調(diào)閱申請(qǐng)，需報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.查詢(xún)調(diào)閱：檔案管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供檔案查詢(xún)調(diào)閱服務(wù)。查詢(xún)調(diào)閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門(mén)。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.歸還：查詢(xún)調(diào)閱結(jié)束后，查詢(xún)調(diào)閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查詢(xún)調(diào)閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究查詢(xún)調(diào)閱人員的責(zé)任。（二）外部查詢(xún)調(diào)閱流程1.申請(qǐng)：外部單位或個(gè)人因工作需要查詢(xún)調(diào)閱公司/組織檔案，應(yīng)向公司/組織檔案管理部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，注明查詢(xún)調(diào)閱的目的、內(nèi)容、范圍、時(shí)間等信息，并提供相關(guān)證明材料。2.審核：檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核申請(qǐng)的合法性、必要性以及提供的證明材料是否真實(shí)有效。對(duì)于涉及重要檔案或敏感信息的查詢(xún)調(diào)閱申請(qǐng)，需報(bào)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審核。3.批準(zhǔn)：經(jīng)審核同意的申請(qǐng)，由公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)應(yīng)與申請(qǐng)方簽訂《檔案查詢(xún)調(diào)閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.查詢(xún)調(diào)閱：檔案管理部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)和簽訂的保密協(xié)議，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供檔案查詢(xún)調(diào)閱服務(wù)。查詢(xún)調(diào)閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門(mén)。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在保密協(xié)議約定的范圍內(nèi)使用。5.歸還：查詢(xún)調(diào)閱結(jié)束后，查詢(xún)調(diào)閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，并在《檔案查詢(xún)調(diào)閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)追究查詢(xún)調(diào)閱人員的責(zé)任，并按照保密協(xié)議的約定要求對(duì)方承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、檔案查詢(xún)調(diào)閱范圍（一）可查詢(xún)調(diào)閱的檔案范圍1.公司/組織各類(lèi)文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告等資料。2.公司/組織人事檔案，包括員工履歷、考核、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等信息。3.公司/組織財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等資料。4.公司/組織業(yè)務(wù)檔案，包括項(xiàng)目資料、客戶(hù)信息、市場(chǎng)調(diào)研等資料。5.其他經(jīng)檔案管理部門(mén)認(rèn)定可以查詢(xún)調(diào)閱的檔案。（二）限制查詢(xún)調(diào)閱的檔案范圍1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私的檔案。2.正在進(jìn)行審查、調(diào)查、訴訟等活動(dòng)，需要保密的檔案。3.檔案管理部門(mén)認(rèn)為不宜查詢(xún)調(diào)閱的其他檔案。對(duì)于限制查詢(xún)調(diào)閱的檔案，如確因工作需要必須查詢(xún)調(diào)閱的，應(yīng)按照本制度規(guī)定的特殊審批程序辦理。五、檔案查詢(xún)調(diào)閱期限（一）一般檔案查詢(xún)調(diào)閱期限一般檔案的查詢(xún)調(diào)閱期限為[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)查詢(xún)調(diào)閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并說(shuō)明理由。檔案管理部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批。（二）特殊檔案查詢(xún)調(diào)閱期限對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的檔案，查詢(xún)調(diào)閱期限根據(jù)具體情況另行確定，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。查詢(xún)調(diào)閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。六、檔案查詢(xún)調(diào)閱保密規(guī)定（一）保密責(zé)任1.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)對(duì)檔案查詢(xún)調(diào)閱過(guò)程中涉及的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.查詢(xún)調(diào)閱人員應(yīng)對(duì)所查詢(xún)調(diào)閱的檔案內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任，不得擅自傳播、公布檔案信息。3.任何單位和個(gè)人未經(jīng)公司/組織書(shū)面同意，不得將檔案信息用于與查詢(xún)調(diào)閱目的無(wú)關(guān)的其他用途。（二）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案查詢(xún)調(diào)閱場(chǎng)所，配備必要的安全保密設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案查詢(xún)調(diào)閱環(huán)境的安全。2.查詢(xún)調(diào)閱檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，不得讓查詢(xún)調(diào)閱人員單獨(dú)接觸檔案。3.對(duì)于涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施，防止檔案信息泄露。4.查詢(xún)調(diào)閱人員如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并對(duì)復(fù)印件、照片等負(fù)有保密責(zé)任。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案查詢(xún)調(diào)閱保密規(guī)定的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、停止查詢(xún)調(diào)閱資格等處理。2.對(duì)于因違反保密規(guī)定給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。七、檔案查詢(xún)調(diào)閱登記與統(tǒng)計(jì)（一）登記要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立《檔案查詢(xún)調(diào)閱登記表》，對(duì)每一次檔案查詢(xún)調(diào)閱活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.記錄內(nèi)容應(yīng)包括查詢(xún)調(diào)閱日期、申請(qǐng)人姓名、所在部門(mén)、查詢(xún)調(diào)閱目的、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、調(diào)閱期限、歸還日期等信息。3.《檔案查詢(xún)調(diào)閱登記表》應(yīng)妥善保管，保存期限為[X]年。（二）統(tǒng)計(jì)分析1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案查詢(xún)調(diào)閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，如查詢(xún)調(diào)閱檔案的種類(lèi)、數(shù)量、頻率、利用效果等。2.通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律，為檔案管理工作提供決策依據(jù)，如優(yōu)化檔案整理方式、調(diào)整檔案保管期限、加強(qiáng)重點(diǎn)檔案管理等。3.統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并抄送相關(guān)部門(mén)。八、檔案查詢(xún)調(diào)閱監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查詢(xún)調(diào)閱工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.檔案管理部門(mén)工作人員應(yīng)相互監(jiān)督，對(duì)違反檔案查詢(xún)調(diào)閱制度的行為及時(shí)報(bào)告并制止。3.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案查詢(xún)調(diào)閱工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保檔案管理工作規(guī)范、合法。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見(jiàn)和建議及時(shí)整改落實(shí)。2.對(duì)于涉及檔案查詢(xún)調(diào)閱的投訴舉報(bào)，應(yīng)及時(shí)受理并