檔案保密制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密安全原則：采取有效措施，防止檔案信息泄露、篡改、丟失，保障檔案的保密性、完整性和可用性。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實(shí)行分級分類管理，明確不同級別檔案的管理要求和權(quán)限。4.便捷高效原則：在確保檔案安全保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會會議記錄，公司章程，營業(yè)執(zhí)照，稅務(wù)登記證等。2.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利、培訓(xùn)考核、獎懲記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、客戶資料、項(xiàng)目文檔、市場調(diào)研報(bào)告等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)項(xiàng)目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利證書等。6.其他檔案：不屬于以上分類的其他各類檔案，如企業(yè)文化建設(shè)資料、行政事務(wù)文件等。（二）檔案分級1.絕密級檔案：涉及公司核心商業(yè)機(jī)密、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露將對公司造成極其嚴(yán)重?fù)p失的檔案。2.機(jī)密級檔案：包含重要業(yè)務(wù)信息、關(guān)鍵技術(shù)資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)運(yùn)營產(chǎn)生較大影響的檔案。3.秘密級檔案：涉及公司一般業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理規(guī)定等，泄露后可能對公司正常工作秩序造成一定干擾的檔案。4.普通級檔案：一般性的文件資料，對公司保密性要求相對較低的檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.對于公司內(nèi)部形成的文件，承辦部門應(yīng)在文件辦理完畢后及時整理歸檔；對于外部接收的文件，如信函、合同等，相關(guān)部門應(yīng)在收到后及時交檔案室登記歸檔。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料齊全，不得擅自涂改、偽造、抽換。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)編制清晰、準(zhǔn)確的編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.檔案應(yīng)按照順序排列，同一類檔案應(yīng)按照時間先后順序或重要程度排列。4.對于每份檔案，應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，注明檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容相符。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，并按照檔案類別和保管期限進(jìn)行合理存放。（二）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：涉及公司重大權(quán)益、重要?dú)v史記錄、長期保存有價值的檔案等。長期保管的檔案：保管期限一般為15年至50年，主要包括重要業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案等。短期保管的檔案：保管期限一般為5年以下，主要包括一般性業(yè)務(wù)檔案、行政事務(wù)檔案等。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，準(zhǔn)確確定檔案的保管期限，并在檔案目錄中注明。（三）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全存放和完整無損。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.對于超過保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性。五；檔案的借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.絕密級檔案：原則上不允許借閱，確因工作需要借閱的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。2.機(jī)密級檔案：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可在檔案室借閱，借閱期限一般不超過[X]個工作日。3.秘密級檔案：經(jīng)檔案管理人員同意后，可在檔案室借閱，借閱期限一般不超過[X]個工作日。4.普通級檔案：員工可在檔案室自行查閱，如需借閱，經(jīng)檔案管理人員登記后即可借閱，借閱期限一般不超過[X]個工作日。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.經(jīng)審批同意后，借閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下到檔案室查閱或借閱檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，須經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案的完整無損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向檔案管理人員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還的檔案，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上注明歸還日期，并將檔案歸還原位。六、檔案的傳遞與交接（一）傳遞方式1.檔案傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如專人送達(dá)、機(jī)要通信、電子傳輸?shù)取?.對于絕密級檔案，應(yīng)采用專人送達(dá)的方式進(jìn)行傳遞，并確保傳遞過程中的安全保密。3.對于機(jī)密級檔案，可采用機(jī)要通信或電子傳輸?shù)姆绞竭M(jìn)行傳遞，但應(yīng)采取加密措施，確保檔案信息的安全。（二）交接手續(xù)1.檔案傳遞過程中，交接雙方應(yīng)辦理詳細(xì)的交接手續(xù)，填寫《檔案交接清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、交接日期等信息。2.交接雙方應(yīng)簽字確認(rèn)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和完整性。3.對于電子檔案的交接，應(yīng)采用加密存儲介質(zhì)進(jìn)行傳遞，并在交接清單中注明存儲介質(zhì)的編號和密碼等信息。七、檔案的復(fù)印與復(fù)制（一）復(fù)印權(quán)限1.絕密級檔案：原則上不允許復(fù)印，確因工作需要復(fù)印的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制復(fù)印份數(shù)。2.機(jī)密級檔案：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可在檔案室復(fù)印，復(fù)印份數(shù)一般不超過[X]份。3.秘密級檔案：經(jīng)檔案管理人員同意后，可在檔案室復(fù)印，復(fù)印份數(shù)一般不超過[X]份。4.普通級檔案：員工可在檔案室自行復(fù)印，復(fù)印份數(shù)一般不超過[X]份。（二）復(fù)印手續(xù)1.復(fù)印人應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，注明復(fù)印檔案的名稱、編號、復(fù)印目的、復(fù)印份數(shù)等信息。2.經(jīng)審批同意后，復(fù)印人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下到檔案室復(fù)印檔案，并在《檔案復(fù)印登記表》上簽字確認(rèn)。3.復(fù)印人應(yīng)妥善保管復(fù)印的檔案，不得擅自擴(kuò)大復(fù)印范圍或用于其他用途。八、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞、變質(zhì)且無法修復(fù)的檔案。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)不再具有保密價值的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理人員應(yīng)定期對擬銷毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的《檔案銷毀清單》應(yīng)送公司檔案室備案，并按照規(guī)定的方式進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。5.銷毀工作完成后，監(jiān)督人員和檔案管理人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理1.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全公司檔案管理制度，完善檔案管理流程，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，保證檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。（二）檔案利用服務(wù)1.為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，及時滿足工作需要。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，積極開發(fā)檔案信息資源，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）保密監(jiān)督1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對檔案信息進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。2.對檔案管理人員和借閱人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識，確保檔案管理工作安全保密。（四）檔案安全維護(hù)1.負(fù)責(zé)檔案室的安全管理工作，定期檢查檔案室的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全可靠。2.對檔案管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理，如檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。十、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.違反檔案保密制度，擅自泄露檔案信息的。2.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱檔案或超期不歸還檔案的。3.擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容或擴(kuò)大復(fù)印范圍的。4.對檔案進(jìn)行涂改、偽造、抽換、丟失等行為的。5.未按照規(guī)定進(jìn)行檔案收集、整理、保管、銷毀等工作的。（二）處理措施1.對于違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、辭退等處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.對于因違規(guī)行為給公司造