政府檔案遺失制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)政府檔案管理，防止檔案遺失，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案管理流程，明確各部門及人員在檔案管理中的職責(zé)，保障政府工作的正常開展，維護(hù)歷史真實(shí)面貌，為政府決策、行政執(zhí)行、社會(huì)服務(wù)等提供可靠的信息支持。（二）適用范圍本制度適用于各級(jí)政府部門及其所屬機(jī)構(gòu)在履行職能過程中形成、收集、整理、保管和利用的各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則政府檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由各級(jí)政府檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)政府檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。各部門應(yīng)明確檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映政府工作的實(shí)際情況，保持原始記錄的真實(shí)性。嚴(yán)禁對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為，確保檔案信息的可靠性和權(quán)威性。3.完整性原則全面收集和整理政府工作中形成的各類檔案，確保檔案內(nèi)容的完整性。涵蓋從決策、執(zhí)行到結(jié)果的全過程記錄，避免重要信息的遺漏，為政府工作的連續(xù)性和系統(tǒng)性提供保障。4.安全性原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。防止檔案因自然災(zāi)害、人為破壞、技術(shù)故障等原因?qū)е逻z失、損壞或泄露。建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備的管理和維護(hù)，定期進(jìn)行安全檢查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮政府工作對(duì)檔案信息的利用需求，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，方便檔案的查閱、借閱和使用。同時(shí)，在確保檔案安全和保密的前提下，積極推進(jìn)檔案信息資源的共享，提高政府工作效率和服務(wù)水平。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本地區(qū)政府檔案管理工作的規(guī)章制度和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)政府各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，定期開展檔案工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤督促落實(shí)。3.集中統(tǒng)一管理本地區(qū)重要的政府檔案，接收各部門移交的應(yīng)歸檔檔案，進(jìn)行整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和政府工作人員的檔案意識(shí)。5.推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。6.參與本地區(qū)重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。（二）各部門職責(zé)1.建立健全本部門檔案管理制度，明確檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體承辦人員，確保檔案管理工作有專人負(fù)責(zé)。2.負(fù)責(zé)組織本部門各類檔案的收集、整理、歸檔工作，按照檔案管理部門的要求，定期將應(yīng)歸檔檔案移交至檔案管理部門。3.對(duì)本部門檔案的保管、利用等情況進(jìn)行日常檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。發(fā)現(xiàn)檔案遺失或損壞等問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.配合檔案管理部門開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高本部門工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。5.根據(jù)本部門工作需要，合理利用檔案信息資源，為決策、執(zhí)行和管理提供支持。在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自擴(kuò)大利用范圍或泄露檔案機(jī)密信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和操作技能。2.負(fù)責(zé)本部門或檔案管理部門檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、分類準(zhǔn)確、編目清晰。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保管制度，做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，定期檢查檔案保管狀況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)報(bào)告并采取措施進(jìn)行處理，防止檔案遺失、損壞、霉變、蟲蛀等情況發(fā)生。4.按照檔案利用規(guī)定，為政府工作人員和社會(huì)公眾提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記和跟蹤反饋工作，確保檔案利用的安全和有序。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、掃描、存儲(chǔ)等工作，建立和維護(hù)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理的信息化水平。6.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)意見和建議，不斷完善檔案管理工作流程和方法。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍，按照國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集本部門在履行職能過程中形成的各類文件材料，包括但不限于上級(jí)文件、本級(jí)發(fā)文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、業(yè)務(wù)報(bào)表、合同協(xié)議、人事任免文件、財(cái)務(wù)憑證等。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時(shí)、準(zhǔn)確的原則，確保檔案材料的完整性和系統(tǒng)性。對(duì)于重要活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案材料不遺漏。3.各部門在文件材料形成后，承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行整理，定期移交本部門檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)接收的檔案材料，確保檔案的齊全、完整，并辦理交接手續(xù)。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行科學(xué)分類。分類應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.對(duì)檔案材料進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，建立檔案檢索體系。檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編目應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和特征，包括題名、責(zé)任者、日期、文號(hào)、頁(yè)數(shù)等信息。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案整齊、牢固。裝訂應(yīng)去除金屬物，并采用線裝或膠裝等方式，避免對(duì)檔案內(nèi)容造成損壞。裝盒應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行排列，盒內(nèi)放置備考表，注明盒內(nèi)檔案的基本情況和變動(dòng)情況。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理。建立電子檔案文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類方案對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并對(duì)電子文件進(jìn)行命名、編號(hào)，確保電子檔案的標(biāo)識(shí)清晰、準(zhǔn)確。同時(shí)，應(yīng)做好電子檔案的元數(shù)據(jù)收集和整理工作，保證電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品投放設(shè)備、防盜報(bào)警設(shè)備等，確保檔案保管環(huán)境的安全和穩(wěn)定。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域應(yīng)布局合理，便于檔案的管理和利用。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置專門的檔案管理人員辦公區(qū)域，配備辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等設(shè)備，滿足日常工作需要。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案密集架存放，按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行有序排列。對(duì)于珍貴檔案或易損檔案，可采用專柜存放，并采取特殊的保護(hù)措施，如使用防蟲、防潮、防霉的包裝材料等。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份方式可采用磁帶、光盤、硬盤等多種介質(zhì)，并分別存儲(chǔ)在不同的物理位置。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)，采用相應(yīng)的保管方式。聲像檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理后存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的目錄索引；實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管在專門的陳列柜或庫(kù)房中，確保實(shí)物的安全和完整。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素綜合考慮。對(duì)于反映政府重大決策、重要活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史意義和現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況確定為30年或10年保管期限。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行甄別，確無(wú)保存價(jià)值的，按照規(guī)定程序予以銷毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并做好相關(guān)記錄。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無(wú)誤。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量核對(duì)、實(shí)體狀況檢查、保管期限核對(duì)、目錄索引更新等。2.在清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案遺失、損壞、霉變、蟲蛀等問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并做好記錄。對(duì)于因人為原因造成檔案遺失或損壞的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作中存在的問題和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議，不斷完善檔案管理工作。五、檔案利用（一）利用范圍1.政府工作人員因工作需要，可查閱、借閱本部門或相關(guān)部門的檔案資料，用于決策參考、工作執(zhí)行、業(yè)務(wù)辦理等。2.社會(huì)公眾因特殊需要，可按照規(guī)定程序查閱政府公開的檔案信息，但涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等不宜公開的檔案除外。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門等因辦案需要，可依法查閱、借閱相關(guān)政府檔案資料。（二）利用程序1.政府工作人員利用程序填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表對(duì)檔案進(jìn)行查找、提取，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)，明確查閱、借閱期限和歸還時(shí)間。查閱、借閱人員應(yīng)在指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、偽造、損毀檔案。查閱、借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和無(wú)損毀情況。2.社會(huì)公眾利用程序向檔案管理部門提出檔案查閱申請(qǐng)，提交有效身份證明和相關(guān)證明材料，說明查閱檔案的目的和用途。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的，予以受理，并告知查閱的時(shí)間、地點(diǎn)和方式。社會(huì)公眾按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自拍照、錄像、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需獲取檔案復(fù)印件，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)，并支付相應(yīng)的費(fèi)用。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門利用程序司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱政府檔案資料時(shí)，應(yīng)出具單位介紹信、工作證和相關(guān)法律文書，明確查閱、借閱的檔案范圍和用途。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合法律規(guī)定和查閱條件的，予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并按照要求提供檔案資料。司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門應(yīng)嚴(yán)格按照法律規(guī)定使用檔案資料，不得泄露檔案內(nèi)容，如需復(fù)制或摘錄檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。查閱、借閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行全程跟蹤和管理。定期檢查檔案查閱、借閱登記記錄，核實(shí)檔案利用人員的身份和利用目的，確保檔案利用符合規(guī)定要求。2.加強(qiáng)對(duì)檔案利用場(chǎng)所的管理，安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，防止檔案利用過程中出現(xiàn)違規(guī)行為。對(duì)于違反檔案利用規(guī)定的人員，應(yīng)及時(shí)制止并進(jìn)行批評(píng)教育，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)依法追究其責(zé)任。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用的頻率、范圍和效果等信息，為檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化提供依據(jù)，并向上級(jí)檔案管理部門報(bào)送檔案利用情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和審核。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期召開會(huì)議，研究制定檔案鑒定工作計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式、時(shí)間等因素，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。2.對(duì)于反映政府重大決策、重要活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史意義和現(xiàn)實(shí)查考價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值，但隨著時(shí)間推移重要性逐漸降低的檔案，可確定為30年或10年保管期限；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。3.檔案鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。鑒定過程中應(yīng)充分聽取檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員以及專家的意見，必要時(shí)可組織實(shí)地調(diào)研或查閱相關(guān)資料，對(duì)檔案進(jìn)行深入分析和評(píng)估。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案鑒定意見書，明確檔案的保管期限、鑒定結(jié)果和銷毀意見。2.將檔案鑒定意見書報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，編制檔案銷毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案管理部門按照檔案銷毀清冊(cè)，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的安全、規(guī)范進(jìn)行。銷毀結(jié)束后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。規(guī)劃應(yīng)結(jié)合政府信息化建設(shè)總體要求和檔案管理工作實(shí)際，充分考慮檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)，確保規(guī)劃具有前瞻性和可操作性。2.根據(jù)檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，逐步推