檔案離崗交接制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司檔案管理工作，確保檔案在人員離崗時的順利交接，保證檔案的完整性、準確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在離職、調動、退休等離崗情形下的檔案交接工作。（三）基本原則1.真實性原則：交接雙方應確保所交接檔案內容真實、準確，與實際工作情況相符。2.完整性原則：檔案交接必須涵蓋規(guī)定的各類檔案資料，不得遺漏重要文件。3.及時性原則：離崗人員應在規(guī)定時間內完成檔案交接，不得拖延。4.責任明確原則：明確交接雙方的責任，確保檔案交接過程清晰、可追溯。二、檔案范圍及分類（一）人事檔案1.員工履歷表、身份證復印件、學歷學位證書復印件、專業(yè)技術資格證書復印件等基本資料。2.勞動合同、崗位變動記錄、薪資調整記錄等勞動關系相關材料。3.培訓記錄、考核評價、獎懲情況等員工發(fā)展相關資料。（二）財務檔案1.會計憑證、賬簿、報表等財務核算資料。2.稅務申報資料、發(fā)票存根等稅務相關檔案。3.財務審計報告、財務制度文件等財務管理資料。（三）業(yè)務檔案1.項目合同、協議、招投標文件等業(yè)務往來資料。2.客戶資料、市場調研報告、業(yè)務統(tǒng)計報表等業(yè)務運營相關檔案。3.技術文檔、產品資料、研發(fā)記錄等技術業(yè)務資料。（四）行政檔案1.公司文件、會議紀要、規(guī)章制度等行政管理文件。2.辦公用品采購記錄、固定資產清單等行政事務檔案。3.對外聯絡函件、接待安排記錄等行政溝通資料。三、交接流程（一）離崗申請1.員工因離職、調動、退休等原因離崗時，應提前[X]個工作日向所在部門提交書面離崗申請。2.申請內容包括離崗原因、離崗時間、工作交接安排等。（二）交接準備1.所在部門負責人接到離崗申請后，應指定專人負責與離崗人員進行檔案交接工作，并明確交接時間和地點。2.交接負責人應提前熟悉需要交接的檔案范圍和內容，準備好交接清單。（三）檔案整理1.離崗人員應在交接前對自己保管的檔案進行全面整理，按照檔案分類進行編號、裝訂，并確保檔案資料的完整性和準確性。2.對于缺失或損壞的檔案，離崗人員應及時進行補充或修復。（四）現場交接1.交接雙方應在規(guī)定時間和地點進行現場交接，交接過程應在監(jiān)交人的監(jiān)督下進行。2.交接時，離崗人員應按照交接清單逐一核對檔案資料，并向交接負責人詳細說明檔案的內容和存放位置。3.交接負責人應認真核對檔案資料，對于不符合要求的檔案，應要求離崗人員限期整改。4.交接雙方核對無誤后，應在交接清單上簽字確認，監(jiān)交人也應簽字見證。（五）交接后續(xù)1.交接完成后，交接負責人應將接收的檔案及時歸檔，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關信息。2.對于需要長期保存的檔案，應按照檔案保管期限要求進行妥善保管。四、交接責任（一）離崗人員責任1.離崗人員應確保所交接檔案的真實性、完整性和準確性，不得隱瞞或篡改檔案內容。2.離崗人員應按照本制度規(guī)定的流程和要求進行檔案交接，不得拖延或拒絕交接。3.在檔案交接過程中，離崗人員應積極配合交接負責人和監(jiān)交人的工作，提供必要的協助和解釋。（二）交接負責人責任1.交接負責人應認真履行交接職責，確保檔案交接工作的順利進行。2.交接負責人應仔細核對檔案資料，并對接收的檔案質量負責。3.交接負責人應及時將接收的檔案歸檔，并做好檔案管理系統(tǒng)的更新工作。（三）監(jiān)交人責任1.監(jiān)交人應全程監(jiān)督檔案交接過程，確保交接工作的公正、公平、公開。2.監(jiān)交人應對交接清單的真實性和準確性進行審核，并在交接清單上簽字確認。3.如發(fā)現交接過程中存在問題，監(jiān)交人應及時提出意見和建議，并督促交接雙方進行整改。五、檔案保管與保密（一）檔案保管1.公司應設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火防盜設施等。2.檔案保管人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全和完整。3.對于電子檔案，應定期進行備份，并存儲在安全可靠的介質上。（二）檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守公司的保密制度，對涉及公司機密和個人隱私的檔案資料進行保密。2.未經公司批準，任何人不得擅自查閱、復制、傳播檔案資料。3.在檔案交接過程中，交接雙方應對檔案內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。六、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司檔案管理部門應定期對檔案交接工作進行檢查，確保交接制度的執(zhí)行情況符合要求。2.對于違反檔案交接制度的行為，應及時進行糾正，并追究相關人員的責任。（二）外部審計1.公司應定期接受外部審計機構的審計，審計內容包括檔案管理工作的合規(guī)性、檔案資料的真實性和完整性等。2.對于審計中發(fā)現的問題，公司應及時進行整改，并將整改情況報告給審計機構。七、培訓與宣傳（一）培訓1.公司應定期組織檔案管理相關培訓，提高員工對檔案交接制度的認識和理解。2.培訓內容應包括檔案分類、整理方法、交接流程、保密要求等方面的知識。（二）宣傳1.公司應通過內部公告、宣傳欄等方式，宣傳檔案交接制度的重要性和相關要求。2.鼓勵員工積極參與檔案管理工作，對遵守檔案交接制度的員工進行表彰和獎勵。八、附