檔案利用制度范圍一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的利用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足公司/組織各項工作對檔案信息的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及所有涉及檔案利用的人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案利用過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。同時，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，要嚴格按照保密規(guī)定進行管理和利用。3.服務(wù)至上原則：以滿足公司/組織各項工作需求為出發(fā)點，積極主動地為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)，確保檔案信息的及時、準確提供。4.合理利用原則：鼓勵對檔案進行合理利用，充分發(fā)揮檔案的價值，但要避免過度利用或不當(dāng)利用給檔案造成損害。二、檔案利用的范圍（一）公司/組織內(nèi)部工作需要1.行政管理為制定公司/組織發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃、政策等提供歷史數(shù)據(jù)和參考依據(jù)。查閱公司/組織的各類規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等，以便了解公司/組織的運行情況，指導(dǎo)日常工作。用于處理公司/組織內(nèi)部的行政事務(wù)，如合同管理、證照辦理查閱相關(guān)檔案資料。2.業(yè)務(wù)開展各業(yè)務(wù)部門在項目策劃、實施、評估等過程中，查閱相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，包括市場調(diào)研資料、客戶信息、項目合同、技術(shù)文檔等，為業(yè)務(wù)決策提供支持。銷售部門在拓展業(yè)務(wù)、客戶關(guān)系維護時，利用客戶檔案了解客戶需求、歷史交易記錄等，制定針對性的營銷策略。研發(fā)部門在新產(chǎn)品研發(fā)過程中，參考以往的技術(shù)資料、研發(fā)成果檔案，避免重復(fù)勞動，提高研發(fā)效率。3.人力資源管理招聘工作中，查閱應(yīng)聘人員的檔案資料，了解其教育背景、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等，輔助進行人才選拔。員工培訓(xùn)與發(fā)展過程中，參考員工培訓(xùn)檔案、績效考核檔案等，制定個性化的培訓(xùn)計劃和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。處理員工薪酬福利、勞動糾紛等問題時，依據(jù)員工檔案中的相關(guān)記錄進行核實和處理。4.財務(wù)管理財務(wù)審計工作中，查閱財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等，對公司/組織的財務(wù)狀況進行審查和分析。預(yù)算編制過程中，參考以往的財務(wù)數(shù)據(jù)和相關(guān)業(yè)務(wù)檔案，合理確定預(yù)算指標，提高預(yù)算的準確性和科學(xué)性。稅務(wù)申報、繳納等工作中，依據(jù)檔案記錄確保稅務(wù)處理的合規(guī)性。（二）對外提供利用1.政府部門監(jiān)管要求根據(jù)國家法律法規(guī)和政府部門的監(jiān)管要求，向相關(guān)政府部門提供公司/組織的檔案資料，如工商登記檔案、稅務(wù)申報資料、環(huán)保監(jiān)測檔案等，以配合政府部門的監(jiān)管工作。在接受政府部門審計、檢查、調(diào)查等活動時，按照要求如實提供所需檔案，并積極配合相關(guān)工作。2.合作單位需求與合作伙伴簽訂合作協(xié)議、開展合作項目過程中，根據(jù)合作需要，向合作單位提供必要的檔案資料，如公司資質(zhì)證明、業(yè)績案例、技術(shù)方案等，以促進合作的順利進行。應(yīng)合作單位要求，對涉及合作項目的檔案進行查閱、復(fù)制或提供相關(guān)信息咨詢服務(wù)，加強雙方在合作中的溝通與協(xié)作。3.司法機關(guān)調(diào)查當(dāng)公司/組織涉及法律糾紛或司法案件時，按照司法機關(guān)的要求，及時提供相關(guān)檔案資料作為證據(jù)，配合司法機關(guān)的調(diào)查工作。在司法程序中，確保檔案資料的真實性、完整性和合法性，維護公司/組織的合法權(quán)益。三、檔案利用的方式（一）查閱1.利用者填寫查閱申請表：詳細說明查閱目的、所需檔案的名稱、類別、時間段等信息，并提交所在部門負責(zé)人審批。2.檔案管理部門審核：對查閱申請表進行審核，確認查閱目的合理、所需檔案與利用目的相關(guān)，且利用者具備查閱權(quán)限。審核通過后，安排查閱時間和地點。3.現(xiàn)場查閱：利用者在檔案管理部門指定的場所進行查閱，查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，保持安靜，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。如需摘錄或復(fù)制部分內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。（二）借閱1.借閱申請：利用者填寫借閱申請表，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批。2.借閱審批：檔案管理部門對借閱申請進行嚴格審批，重點審查借閱目的、借閱期限、利用者的信用記錄等。對于涉及重要檔案或敏感信息的借閱申請，應(yīng)進行更嚴格的審核，并報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。3.借閱登記：審批通過后，檔案管理部門對借閱的檔案進行詳細登記，記錄借閱者姓名、部門、借閱時間、歸還時間、檔案名稱及數(shù)量等信息。4.借閱期限：根據(jù)檔案的重要程度和利用需求，合理確定借閱期限。一般情況下，借閱期限不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，利用者應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。5.歸還檔案：借閱期滿，利用者應(yīng)按時歸還所借檔案。檔案管理部門對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱者的責(zé)任。（三）復(fù)制1.復(fù)制申請：利用者填寫復(fù)制申請表，注明復(fù)制檔案的名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批。2.復(fù)制審批：檔案管理部門根據(jù)檔案的保密級別和利用者的申請情況進行審批。對于涉及機密、絕密的檔案，未經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，不得進行復(fù)制。3.復(fù)制操作：經(jīng)審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序進行復(fù)制操作。復(fù)制過程中應(yīng)確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，不得擅自更改或刪減。4.復(fù)制件管理：對復(fù)制件進行編號、登記，注明復(fù)制日期、復(fù)制人、利用者等信息，并與原件分開存放。復(fù)制件的保管期限應(yīng)與原件一致，確保其可追溯性和完整性。四、檔案利用的審批流程（一）內(nèi)部利用審批1.利用者提交申請：利用者根據(jù)工作需要，填寫檔案利用申請表，詳細說明利用目的、所需檔案的具體內(nèi)容和范圍等信息。2.所在部門負責(zé)人初審：所在部門負責(zé)人對利用者的申請進行初步審核，重點審查利用目的是否與部門工作相關(guān)、申請內(nèi)容是否合理。如初審?fù)ㄟ^，在申請表上簽署意見并加蓋部門公章。3.檔案管理部門審核：檔案管理部門收到申請表后，對申請進行全面審核。審核內(nèi)容包括利用者的權(quán)限、所需檔案的密級、保管期限、是否符合利用規(guī)定等。審核通過后，安排查閱、借閱或復(fù)制等利用事宜。（二）對外提供利用審批1.利用者提交申請：利用者填寫對外提供檔案利用申請表，明確接收單位、利用目的、提供檔案的具體內(nèi)容和方式等。2.所在部門負責(zé)人審核：所在部門負責(zé)人對申請進行審核，評估對外提供檔案對公司/組織的影響，確保利用目的符合公司/組織利益和相關(guān)規(guī)定。審核通過后簽署意見。3.檔案管理部門審核：檔案管理部門對申請進行嚴格審核，并征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門和保密管理部門的意見。重點審查接收單位的資質(zhì)、信譽，以及提供檔案可能涉及的保密風(fēng)險等。審核通過后報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批：公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案管理部門的審核意見和公司/組織的整體利益，對對外提供檔案利用申請進行最終審批。審批通過后，檔案管理部門按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、檔案利用的安全與保密措施（一）檔案利用場所安全管理1.查閱場所設(shè)置：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案查閱場所，配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，如桌椅、電腦、復(fù)印機、監(jiān)控設(shè)備等，確保查閱環(huán)境舒適、安全。2.人員出入管理：查閱場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。利用者進入查閱場所時，應(yīng)進行身份登記，出示有效證件，經(jīng)檔案管理人員核實后進入。3.安全監(jiān)控：查閱場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對查閱過程進行全程監(jiān)控，確保檔案安全和利用秩序。監(jiān)控記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。（二）檔案實體安全保護1.查閱過程監(jiān)督：檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，指導(dǎo)利用者正確查閱檔案，提醒利用者遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.檔案歸還檢查：借閱檔案歸還時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并追究借閱者的責(zé)任。3.檔案修復(fù)與維護：對于在利用過程中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞情況，檔案管理部門應(yīng)及時安排專業(yè)人員進行修復(fù)和維護，確保檔案的原始風(fēng)貌和信息完整。（三）檔案信息保密措施1.保密教育與培訓(xùn)：對涉及檔案利用的人員進行定期的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識和技能，使其熟悉檔案保密規(guī)定和操作流程。2.查閱范圍限制：嚴格按照利用目的和審批范圍提供檔案查閱，不得擅自擴大查閱范圍或提供無關(guān)檔案信息。對于涉及機密、絕密的檔案，應(yīng)嚴格控制知悉范圍。3.復(fù)制限制與管理：對復(fù)制檔案進行嚴格管理，限制復(fù)制份數(shù)和用途。復(fù)制件應(yīng)按照與原件相同的保密級別進行保管，不得隨意傳播或泄露。4.電子檔案安全：對于電子檔案的利用，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止電子檔案信息被竊取、篡改或丟失。利用電子檔案時，應(yīng)使用專門的軟件和設(shè)備，確保操作過程的安全性。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查：檔案管理部門定期對檔案利用情況進行自查，檢查檔案利用申請審批流程是否規(guī)范、利用行為是否符合規(guī)定、檔案安全與保密措施是否落實等。對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改。2.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部審計部門定期對檔案利用情況進行審計，審查檔案利用制度的執(zhí)行情況、檔案利用的合規(guī)性和效益性等。對審計中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和問題，提出整改意見并督促落實。（二）外部監(jiān)督1.接受政府部門監(jiān)督：積極配合政府部門對公司/組織檔案利用情況的監(jiān)督檢查，如實提供相關(guān)資料和信息，確保檔案利用活動符合國家法律法規(guī)和監(jiān)管要求。2.社會監(jiān)督：接受社會公眾的監(jiān)督，對涉及公司/組織檔案利用的投訴和舉報及時進行調(diào)查處理。對于違反檔案利用制度、損害公司/組織利益或社會公共利益的行為，依法依規(guī)進行嚴肅處理，并及時向社會公開處理結(jié)果。七、檔案利用的違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自利用檔案：未按照規(guī)定填寫申請表、未經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人和檔案管理部門審批，擅自查閱、借閱或復(fù)制檔案。2.超越審批范圍利用檔案：利用者在審批通過的范圍之外，擅自擴大查閱、借閱或復(fù)制檔案的內(nèi)容和數(shù)量。3.損壞、丟失檔案：在檔案利用過程中，因故意或過失導(dǎo)致檔案損壞、丟失，影響檔案的完整性和可用性。4.泄露檔案信息：利用者將檔案信息泄露給無關(guān)人員，或違反保密規(guī)定傳播檔案內(nèi)容，造成檔案信息安全事故。5.不當(dāng)利用檔案謀取私利：利用檔案為個人或他人謀取不正當(dāng)利益，如私自出售檔案資料、利用檔案進行商業(yè)交易等。（二）處理措施1.警告與批評：對于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的利用者，給予警告或批評教育，責(zé)令其立即改正違規(guī)行為，并記錄在個人檔案中。2.限制利用權(quán)限：對于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴重的利用者，限制其檔案利用權(quán)限，在一定期限內(nèi)禁止其查閱、借閱或復(fù)制某些類別的檔案。3.經(jīng)濟賠償：因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案損壞、丟失或造成公司/組織經(jīng)濟損失的，利用者應(yīng)按照規(guī)定進行經(jīng)濟賠償，賠償金額根據(jù)檔案的價值和損失程度確定。4.紀律處分：對于嚴重違規(guī)行為，如泄露機密檔案信