檔案安全制度落實一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，防止檔案損毀、丟失、泄密等情況發(fā)生，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的安全管理。（三）基本原則1.預防為主原則建立健全檔案安全防范機制，采取有效措施，預防檔案安全事故的發(fā)生。2.誰保管誰負責原則明確檔案保管責任，檔案保管人員對所保管檔案的安全負責。3.依法管理原則嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法進行檔案安全管理。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）職責1.制定和完善檔案安全管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的安全。3.定期對檔案保管情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全隱患。4.組織開展檔案安全宣傳教育和培訓，提高員工的檔案安全意識。5.負責檔案安全事故的應急處置工作，及時向上級報告。三、檔案形成與收集（一）檔案形成1.公司各部門及員工在工作中形成的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，都應按照檔案管理要求及時整理歸檔。2.檔案形成過程中，應確保文件材料的真實性、完整性和準確性，嚴禁偽造、篡改檔案。（二）檔案收集1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，定期將本部門形成的檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應及時對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案，應退回原部門重新整理。四．檔案整理與歸檔（一）檔案整理1.檔案管理部門應按照國家檔案分類標準和公司檔案管理規(guī)定，對收集的檔案進行分類整理。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）檔案歸檔1.整理好的檔案應及時進行歸檔，編制檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)。2.檔案歸檔應按照規(guī)定的時間和程序進行，確保檔案歸檔的及時性和準確性。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合國家檔案保管要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等，確保檔案保管環(huán)境的安全。（二）檔案存儲1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.檔案存儲應采用符合檔案保管要求的裝具，如檔案盒、檔案柜等，嚴禁使用易腐蝕、易損壞的裝具。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管人員職責1.檔案保管人員應嚴格遵守檔案安全管理制度，認真履行檔案保管職責。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生和安全保衛(wèi)工作，確保檔案保管環(huán)境的整潔和安全。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和完整。2.嚴格按照檔案利用規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、復制手續(xù)，嚴禁擅自擴大檔案利用范圍。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。3.復制檔案應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、復制用途等，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應對檔案利用情況進行監(jiān)督，確保檔案利用符合規(guī)定。2.對違反檔案利用規(guī)定的行為，應及時制止并進行處理。七、檔案安全檢查與隱患排查（一）定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案保管情況進行檢查，每月至少進行一次全面檢查，每季度進行一次專項檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案庫房的安全設(shè)施、檔案存儲情況、檔案利用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）隱患排查1.檔案管理部門應建立檔案安全隱患排查機制，及時發(fā)現(xiàn)和排查檔案安全隱患。2.對排查出的安全隱患，應制定整改措施，明確整改責任人，限期整改到位。（三）檢查記錄1.每次檔案安全檢查和隱患排查都應做好記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。2.檢查記錄應妥善保存，以備查閱。八、檔案安全應急處置（一）應急預案制定1.檔案管理部門應制定檔案安全應急預案，明確應急處置的組織機構(gòu)、職責分工、應急處置程序等。2.應急預案應定期進行演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速、有效地進行應急處置。（二）應急處置措施1.發(fā)生檔案安全事故時，檔案管理部門應立即啟動應急預案，采取有效措施進行應急處置。2.及時向上級報告檔案安全事故情況，保護好事故現(xiàn)場，配合有關(guān)部門進行調(diào)查處理。3.對受損檔案進行搶救和修復，盡量減少損失。（三）后續(xù)處理1.檔案安全事故處理完畢后，檔案管理部門應及時總結(jié)經(jīng)驗教訓，對應急預案進行修訂和完善。2.對事故責任人員進行責任追究，嚴肅處理違規(guī)行為。九、檔案安全培訓與教育（一）培訓計劃1.檔案管理部門應制定檔案安全培訓計劃，定期組織員工參加檔案安全培訓。2.培訓內(nèi)容包括檔案安全法律法規(guī)、檔案安全管理制度、檔案安全操作技能等。（二）培訓方式1.檔案安全培訓可采用集中培訓、現(xiàn)場培訓、網(wǎng)絡(luò)培訓等多種方式進行。2.鼓勵員工自主學習檔案安全知識，提高檔案安全意識和技能。（三）教育宣傳1.檔案管理部門應通過多種渠道，如內(nèi)部刊物、宣傳欄、微信群等，宣傳檔案安全知識，提高員工的檔案安全意識。2.定期組織檔案安全知識競賽、演講比賽等活動，營造良好的檔案安全文化氛圍。十、檔案安全責任追究（一）責任界定1.對違反檔案安全制度，導致檔案損毀、丟失、泄密等安全事故發(fā)生的，應依法追究相關(guān)人員的責任。2.檔案安全責任分為直接責任、主要領(lǐng)導責任和重要領(lǐng)導責任。（二）追究方式1.對違反檔案安全制度的人員，視情節(jié)輕重，給予批評教育、警告、記過