檔案章用印制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案章的使用，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理過程中涉及檔案章使用的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：檔案章的使用必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用印事項(xiàng)合法合規(guī)、真實(shí)必要。2.登記備案原則：每次用印都應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，留存相關(guān)記錄，以備查詢和追溯。3.專人負(fù)責(zé)原則：檔案章應(yīng)由專人保管，明確保管職責(zé)，確保印章安全。4.安全保密原則：用印過程中要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案章的管理（一）檔案章的刻制與啟用1.檔案章的刻制必須符合國家法律法規(guī)及公司規(guī)定的樣式和規(guī)格，由公司指定的部門統(tǒng)一辦理。2.新刻制的檔案章在啟用前，需填寫《檔案章啟用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可正式啟用。啟用申請(qǐng)表應(yīng)留存檔案，記錄印章啟用時(shí)間、啟用范圍等信息。（二）檔案章的保管1.檔案章應(yīng)指定專人保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.檔案章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，確保印章存放環(huán)境安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。3.保管人員不得擅自將檔案章轉(zhuǎn)借他人使用，如因工作需要臨時(shí)交接，需辦理交接手續(xù)，并記錄交接時(shí)間、交接人等信息。（三）檔案章的停用與銷毀1.因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，檔案章不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理停用手續(xù)。停用的檔案章應(yīng)填寫《檔案章停用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，交回公司指定部門統(tǒng)一保管。2.對(duì)于已停用且無保存價(jià)值的檔案章，由公司指定部門按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，并存檔備查。三、檔案章的使用流程（一）用印申請(qǐng)1.凡需使用檔案章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《檔案章用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱及份數(shù)、用印時(shí)間等信息。2.用印申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保用印事項(xiàng)真實(shí)、合理、合法。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或敏感信息的用印申請(qǐng)，還需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）用印審批1.檔案管理部門收到用印申請(qǐng)后，應(yīng)對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查用印事項(xiàng)是否符合公司規(guī)定、用印文件是否齊全、手續(xù)是否完備等。對(duì)于不符合要求的用印申請(qǐng)，應(yīng)及時(shí)退回并說明原因。2.審核通過的用印申請(qǐng)，按照審批權(quán)限提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)用印申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保用印行為符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。（三）用印登記1.經(jīng)審批同意用印的申請(qǐng)，由檔案管理部門進(jìn)行用印登記。用印登記應(yīng)詳細(xì)記錄用印日期、用印部門及申請(qǐng)人、用印文件名稱及份數(shù)、用印事項(xiàng)摘要、批準(zhǔn)人等信息。2.用印登記應(yīng)使用專門的登記簿，登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計(jì)分析。（四）用印操作1.用印人員應(yīng)在指定地點(diǎn)，按照規(guī)定的用印范圍和要求進(jìn)行用印操作。用印時(shí)應(yīng)確保印章清晰、端正，與用印文件內(nèi)容相符。2.用印完成后，用印人員應(yīng)在用印文件上加蓋檔案章，并在登記簿上簽字確認(rèn)。對(duì)于多頁文件，應(yīng)逐頁加蓋印章，確保每頁都有印章印記。（五）用印文件的歸檔1.用印后的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。歸檔文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等處理。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)用印文件的歸檔情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，便于日后查閱和利用。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案章的使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查用印審批流程是否規(guī)范、用印登記是否完整、印章保管是否安全等。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)自身工作的監(jiān)督，定期對(duì)檔案章的使用情況進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用檔案章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因違規(guī)用印給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并依法追究其法律責(zé)任。五、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋