醫(yī)院檔案制度匯編一、總則（一）目的本制度匯編旨在規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各項工作提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義醫(yī)院檔案是指醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案實行集中統(tǒng)一管理，由醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確地反映醫(yī)院各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置醫(yī)院設(shè)立專門的檔案管理部門，配備相應(yīng)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和程序，對檔案進(jìn)行價值鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。5.開展檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計檔案的數(shù)量、種類、利用情況等，為醫(yī)院檔案管理決策提供依據(jù)。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案檢索工具和參考資料。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高醫(yī)院全體員工的檔案意識和檔案管理水平。8.負(fù)責(zé)與上級檔案管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。三、檔案分類與編號（一）檔案分類醫(yī)院檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織、工會、共青團(tuán)等組織的工作文件、會議記錄、活動資料等。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理的各類文件、規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。3.醫(yī)療管理類：涉及醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、醫(yī)療安全管理等方面的文件、病歷、醫(yī)療統(tǒng)計報表等。4.護(hù)理管理類：包含護(hù)理工作制度、護(hù)理質(zhì)量控制、護(hù)理人員培訓(xùn)等相關(guān)文件和資料。5.教學(xué)科研類：有關(guān)醫(yī)院教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、科研項目申報與管理、學(xué)術(shù)交流等方面的檔案。6.人事管理類：人事檔案、員工招聘、考核、晉升、獎懲等文件材料。7.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、財務(wù)報表等財務(wù)檔案。8.設(shè)備物資管理類：設(shè)備采購、驗收、維修、報廢以及物資采購、庫存管理等文件資料。9.基建后勤管理類：醫(yī)院基本建設(shè)、后勤保障等方面的規(guī)劃、設(shè)計、施工、維護(hù)等檔案。10.患者醫(yī)療檔案類：患者的病歷、檢查檢驗報告、治療記錄等醫(yī)療檔案。（二）檔案編號1.每類檔案按照年度進(jìn)行流水編號。例如，黨群工作類檔案編號為DQ[年份][流水號]，行政管理類檔案編號為XZ[年份][流水號]，以此類推。2.患者醫(yī)療檔案以患者唯一標(biāo)識（如身份證號）進(jìn)行編號，確保每份檔案編號的唯一性。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各科室、部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理部門的要求，定期將本科室、部門在工作中形成的各類檔案收集齊全，移交檔案管理部門。2.檔案收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：上級部門下發(fā)的與醫(yī)院工作相關(guān)的文件、通知、指示等。醫(yī)院制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。醫(yī)療活動中產(chǎn)生的病歷、醫(yī)囑單、檢查檢驗報告、手術(shù)記錄等。教學(xué)、科研項目的申報書、研究報告、論文發(fā)表等材料。人事任免、考核、獎懲等文件。財務(wù)收支憑證、報表等。設(shè)備物資采購、維修、報廢等資料?；椖康囊?guī)劃、設(shè)計、施工圖紙等。3.檔案管理人員應(yīng)定期對各科室、部門的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時、完整。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各科室、部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.整理工作包括對檔案進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等。分類：將收集到的檔案按照預(yù)先確定的檔案分類體系進(jìn)行分類。排序：同一類檔案按照時間順序或重要程度進(jìn)行排序。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查找和利用。裝訂：對紙張較多、較厚的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。3.在整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的檔案材料，對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。五、檔案保管（一）保管場所1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、消防器材等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和鑒定。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。4.做好檔案庫房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境。一般溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。5.加強對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員離開庫房時，應(yīng)關(guān)好門窗，切斷電源。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對已保管到期的檔案進(jìn)行鑒定。成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室代表、檔案管理人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進(jìn)行逐卷審查，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點，從醫(yī)院的實際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價值。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細(xì)注明檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量、銷毀理由等信息。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀。檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保檔案信息的安全。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、無誤。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。4.《檔案銷毀鑒定表》、《檔案銷毀清冊》等相關(guān)資料應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及醫(yī)院機密、重要檔案的查閱，需經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人查閱醫(yī)院檔案，應(yīng)持有單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)醫(yī)院檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，查閱時應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等。2.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)妥善保管，不得用于非查閱目的。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，由檔案管理人員進(jìn)行核對、清點，確保檔案的完整無損。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為醫(yī)院各科室、部門及員工提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，了解檔案的利用需求和利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。3.對于醫(yī)院重大決策、重要活動、科研項目等需要利用檔案的情況，檔案管理部門應(yīng)提前介入，提供針對性的檔案信息服務(wù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為醫(yī)院的信息化建設(shè)提供有力支持。（二）檔案數(shù)字化1.對醫(yī)院現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案分類編號進(jìn)行存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.在數(shù)字化過程中，應(yīng)保證電子文件的真實性、完整性和可讀性，對掃描圖像進(jìn)行質(zhì)量檢測，確保圖像清晰、完整。3.建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，對電子檔案的元數(shù)據(jù)進(jìn)行采集、整理、存儲和管理，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件題名、日期、來源、保管期限等信息，以便于電子檔案的檢索和利用。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的自動化流程。2.提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同用戶的角色和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的檔案訪問級別，確保檔案信息的安全。4.能夠?qū)n案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，生成各類統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.支持與醫(yī)院其他信息系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)檔案信息的共享和交換。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立健全檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。2.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。及