檔案規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和監(jiān)督工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的完整性。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案整理質(zhì)量，建立科學(xué)合理的檢索體系，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理相關(guān)制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)各部門對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理和歸檔工作，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理，保證檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。4.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。5.檔案利用服務(wù)建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。根據(jù)工作需要，積極開展檔案編研工作，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的信息化技能培訓(xùn)，提高檔案管理工作的效率和水平。7.監(jiān)督與檢查對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行督促整改，并提出處理意見。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等；人事任免、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)教育等文件；行政事務(wù)處理文件，如公文、函件、通知等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類涵蓋市場調(diào)研、營銷策劃、客戶資料、合同協(xié)議、訂單處理、生產(chǎn)計(jì)劃、質(zhì)量控制、技術(shù)研發(fā)、項(xiàng)目管理等文件。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、報(bào)表、憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等文件。4.黨群工作類涉及黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)活動(dòng)、共青團(tuán)工作等文件。5.其他類凡與公司/組織經(jīng)營管理活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料，均屬于檔案收集范圍。（二）檔案收集要求1.及時(shí)收集各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時(shí)將本部門在工作中形成的各類文件材料收集齊全，不得積壓或遺漏。2.完整準(zhǔn)確收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽署齊全，確保檔案材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對(duì)于重要文件的定稿、修改稿、附件等應(yīng)一并收集。3.規(guī)范整理：收集的檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行初步整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性，便于后續(xù)的集中整理和歸檔。（三）檔案整理1.分類標(biāo)準(zhǔn)檔案按照行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、財(cái)務(wù)審計(jì)、黨群工作等類別進(jìn)行一級(jí)分類，在一級(jí)分類基礎(chǔ)上，再根據(jù)檔案內(nèi)容的具體性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行二級(jí)及以下分類。例如，行政管理類可細(xì)分為綜合管理、人力資源管理、行政管理等二級(jí)類目；業(yè)務(wù)經(jīng)營類可進(jìn)一步細(xì)分為市場營銷、生產(chǎn)管理、技術(shù)研發(fā)等二級(jí)類目。2.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限類別順序號(hào)”的結(jié)構(gòu)。全宗號(hào)為公司/組織檔案管理部門統(tǒng)一編制的代碼；年度為檔案形成的公元紀(jì)年；保管期限分為永久、長期、短期；類別按照上述分類標(biāo)準(zhǔn)確定；順序號(hào)為每類檔案內(nèi)的流水號(hào)。例如，“0012023永久行政管理001”表示公司/組織2023年度形成的永久保管的行政管理類第1份檔案。3.編目要求編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)注明案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)注明文件編號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁號(hào)等信息。編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于檔案查詢和利用。四、檔案的保管（一）保管場所與設(shè)施1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全存儲(chǔ)。庫房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆物品倉庫，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。2.保管設(shè)施配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜（箱）、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。檔案架（柜）應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查找。對(duì)于重要檔案或利用率較高的檔案，可采取專柜存放或備份存儲(chǔ)的方式。2.電子檔案存儲(chǔ)電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)的分類編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于檢索和利用。（三）檔案保管期限1.永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、重大決策文件及記錄、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管對(duì)公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。如一般性業(yè)務(wù)文件、人事檔案、項(xiàng)目檔案等。3.短期保管對(duì)公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案，保管期限為5年以下。如臨時(shí)性通知、一般性報(bào)表等。（四）檔案保管要求1.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、存儲(chǔ)狀況、保管環(huán)境等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。2.入出庫登記建立檔案入出庫登記制度，對(duì)檔案的接收、移交、借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保檔案的流向清晰可查。3.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫房。安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保庫房安全。定期對(duì)消防器材等安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀價(jià)值。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類檔案的保管期限劃分原則和存毀界限。（二）鑒定程序1.初步篩選檔案管理人員按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行初步篩選，提出擬銷毀檔案清單。2.小組審核檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案清單進(jìn)行審核，逐份審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值，對(duì)存疑檔案進(jìn)行重點(diǎn)討論和研究。3.審批確定經(jīng)檔案鑒定工作小組審核通過的擬銷毀檔案清單，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)檔案鑒定情況，做出最終的銷毀決定。（三）銷毀實(shí)施1.銷毀方式對(duì)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)采用安全可靠的銷毀方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。2.銷毀記錄銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用范圍與方式1.利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱檔案。涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行利用。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式檔案利用方式包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出；借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)；復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。（二）利用審批與登記1.利用審批公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批；涉及重要檔案或敏感信息的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。外部單位或個(gè)人查閱、借閱檔案，應(yīng)提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。2.利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括利用人姓名、單位、利用日期、利用目的、檔案名稱及編號(hào)、查閱期限、歸還日期等信息。利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，便于對(duì)檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和管理。（三）利用要求與監(jiān)督1.利用要求利用檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。查閱、借閱檔案后，應(yīng)按時(shí)歸還，如遇特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期對(duì)利用登記記錄進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的歸還情況和完整性。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與利用人溝通，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。對(duì)違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織的信息化建設(shè)提供有力支持。（二）數(shù)字化處理1.掃描錄入對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案存儲(chǔ)和利用要求，一般不低于300dpi。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行去污、糾偏、裁剪等處理，確保圖像清晰、完整。掃描后的電子文件應(yīng)按照檔案分類編號(hào)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系。2.數(shù)據(jù)錄入對(duì)檔案目錄等信息進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。數(shù)據(jù)錄入應(yīng)采用雙人錄入或多次核對(duì)的方式，減少錄入錯(cuò)誤。（三）系統(tǒng)功能與應(yīng)用1.系統(tǒng)功能檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)分析、權(quán)限管理等功能。系統(tǒng)應(yīng)支持多條件檢索，能夠快速準(zhǔn)確地定位所需檔案信息；應(yīng)具備借閱流程管理功能，實(shí)現(xiàn)借閱申請、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)的信息化操作；應(yīng)能夠?qū)n案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)