二層級(jí)檔案制度一、總則（一）目的本二層級(jí)檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，促進(jìn)公司/組織的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司/組織相關(guān)的各類檔案，確保檔案資料的齊全。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，避免錯(cuò)誤或虛假記錄。4.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司/組織檔案管理工作，指導(dǎo)各部門的檔案收集、整理、歸檔等工作。3.集中管理公司/組織的各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.開展檔案利用服務(wù)工作，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，同時(shí)做好檔案利用登記工作。6.負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)，辦理相關(guān)檔案業(yè)務(wù)。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和初步歸檔工作。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門形成的各類檔案移交至檔案管理部門，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱等規(guī)定，確保本部門檔案的安全。（三）員工檔案管理職責(zé)1.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人在工作中形成的各類文件資料，并按照公司/組織要求及時(shí)歸檔。2.在檔案利用過(guò)程中，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、銷毀檔案。3.積極配合公司/組織的檔案管理工作，如有檔案相關(guān)問(wèn)題及時(shí)向所在部門或檔案管理部門反饋。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照等。2.人事檔案：涵蓋員工的個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)方面的檔案。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行細(xì)分，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等，記錄業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程。5.技術(shù)檔案：涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等方面的檔案。6.其他檔案：除上述類別之外的其他各類檔案，如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）檔案編號(hào)1.為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，確保編號(hào)的唯一性。2.編號(hào)規(guī)則如下：第一位字母表示檔案類別，如“A”代表行政檔案，“P”代表人事檔案，“F”代表財(cái)務(wù)檔案，“B”代表業(yè)務(wù)檔案，“T”代表技術(shù)檔案，“O”代表其他檔案。第二位至第四位數(shù)字表示該類檔案的一級(jí)分類代碼，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行劃分。第五位至第七位數(shù)字表示該類檔案的二級(jí)分類代碼，進(jìn)一步細(xì)化一級(jí)分類。第八位至第十位數(shù)字為流水號(hào)，用于區(qū)分同一類檔案中的不同案卷。3.例如，行政檔案中的會(huì)議紀(jì)要，編號(hào)為“A01001”，其中“A”表示行政檔案，“01”表示會(huì)議紀(jì)要的一級(jí)分類代碼，“001”為流水號(hào)。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門兼職檔案管理員應(yīng)定期收集本部門在工作中形成的各類文件資料，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.對(duì)于重要文件、緊急文件或涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集和傳遞，避免遺漏或延誤。3.檔案管理部門應(yīng)定期向各部門發(fā)布檔案收集通知，明確檔案收集的范圍、時(shí)間和要求，確保檔案收集工作的順利進(jìn)行。（二）檔案整理1.檔案收集后，由各部門兼職檔案管理員按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行初步整理。2.整理內(nèi)容包括對(duì)文件資料進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等，確保檔案的整齊、規(guī)范，并便于查閱和保管。3.檔案管理部門在接收各部門移交的檔案后，進(jìn)行進(jìn)一步的審核和整理，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.各部門兼職檔案管理員在完成檔案初步整理后，應(yīng)及時(shí)將檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門按照檔案編號(hào)順序，將檔案進(jìn)行上架存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄索引，便于快速查找和利用。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全和完整。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，如檔案柜、防火防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的實(shí)體安全。2.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行定期檢查，確保庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求，防止檔案因受潮、霉變、蟲蛀等原因受損。3.建立檔案保管期限制度，根據(jù)檔案的重要性和時(shí)效性確定不同檔案的保管期限，分為永久保管、定期保管（如30年、10年等）。4.對(duì)于超過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全性和保密性。六、檔案查閱與借閱（一）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱過(guò)程符合規(guī)定。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域，不得涂改、損壞、標(biāo)記檔案內(nèi)容。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）檔案借閱1.因特殊工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。如因工作需要確需復(fù)制檔案的，應(yīng)另行填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案管理部門定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行清查，如發(fā)現(xiàn)檔案逾期未還或有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向借閱人員催還或追究相關(guān)責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）檔案保密1.公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要檔案資料予以保密。2.在檔案管理工作中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制檔案的知悉范圍，不得隨意透露檔案內(nèi)容。3.對(duì)于因工作需要接觸檔案的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，防止因人員疏忽或違規(guī)操作導(dǎo)致檔案泄密。（二）檔案安全1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備設(shè)施的安全管理。2.配備必要的安全防范設(shè)備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報(bào)警裝置等，確保檔案庫(kù)房的安全。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止電子檔案信息泄露或丟失。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員以及檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.經(jīng)審批同意銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎