農(nóng)家書屋檔案制度一、總則（一）目的為加強農(nóng)家書屋檔案管理，確保農(nóng)家書屋各項工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，有效保護(hù)和利用檔案資源，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本農(nóng)家書屋在圖書采購、借閱、活動組織、日常運營等各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：農(nóng)家書屋檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映農(nóng)家書屋的工作實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理農(nóng)家書屋各項工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)農(nóng)家書屋檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.制定檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、核對，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并辦理交接手續(xù)。6.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門工作中形成的文件、資料、記錄等的收集、整理，并定期移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案的整理、歸檔、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.圖書采購合同、發(fā)票、清單等。2.圖書編目數(shù)據(jù)、分類目錄、索引等。3.讀者借閱登記冊、借閱記錄等。4.農(nóng)家書屋開展的各類閱讀活動的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等。5.上級部門下發(fā)的文件、通知、指示等。6.農(nóng)家書屋工作計劃、總結(jié)、報告等。7.工作人員的崗位職責(zé)、考核記錄等。8.其他與農(nóng)家書屋工作相關(guān)的具有保存價值的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時將本部門工作中形成的檔案材料收集齊全，定期移交檔案管理人員。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，紙張應(yīng)符合檔案保存要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般可分為圖書管理類、讀者服務(wù)類、活動組織類、行政管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔期限1.當(dāng)年形成的檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.對于一些時效性較強的檔案，應(yīng)及時歸檔。（二）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理方法，對收集到的檔案進(jìn)行認(rèn)真整理，確保檔案的質(zhì)量。2.歸檔的檔案應(yīng)編制歸檔清單，一式兩份，一份隨檔案保存，一份由檔案管理人員留存。3.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）保管期限1.永久保管：涉及農(nóng)家書屋重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長遠(yuǎn)保存價值的檔案。2.定期保管：保管期限分為30年、10年。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定可以銷毀的，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）保管條件1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保存要求。2.檔案庫房應(yīng)配備防火防盜設(shè)施，如滅火器、防盜門、防盜窗等。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架上，避免檔案受到擠壓、損壞。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為農(nóng)家書屋工作人員提供工作參考，如查閱圖書編目數(shù)據(jù)、借閱記錄等。2.為讀者提供圖書借閱服務(wù)，查閱圖書信息。3.為上級部門、社會各界了解農(nóng)家書屋工作情況提供資料。4.為開展農(nóng)家書屋研究、宣傳等活動提供素材。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。查閱檔案應(yīng)在檔案閱覽室進(jìn)行，不得將檔案帶出閱覽室。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理人員和相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，并按時歸還。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)檔案管理人員和相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。復(fù)制檔案應(yīng)使用檔案管理人員提供的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.利用登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、檔案名稱、檔案編號、查閱頁數(shù)、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等。3.檔案利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由農(nóng)家書屋負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，編制銷毀清單，一式兩份，一份隨檔案銷毀，一份由檔案管理人員留存。%2.銷毀檔案應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同監(jiān)督銷毀過程，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立農(nóng)家書屋檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置