基建檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強公司基建檔案的管理，確?；n案的安全與完整，充分發(fā)揮基建檔案在公司建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動中的作用，特制定本借閱制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項目組及相關(guān)人員對基建檔案的借閱管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息安全。2.借閱基建檔案應(yīng)遵循必要、合理、規(guī)范的原則，不得隨意擴大借閱范圍。3.借閱者應(yīng)妥善保管檔案，按時歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損毀、丟失檔案。二、借閱申請（一）申請流程1.借閱人需填寫《基建檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對申請進行審批，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，借閱人將申請表交至公司檔案管理部門。（二）申請時間借閱申請應(yīng)提前[X]個工作日提交，以便檔案管理部門做好準(zhǔn)備工作。如遇緊急情況，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況進行處理，但借閱人仍需履行相關(guān)手續(xù)。三、借閱審批（一）審批權(quán)限1.一般性基建檔案的借閱，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.重要基建檔案（如涉及重大項目決策、關(guān)鍵技術(shù)資料等）的借閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及公司機密或敏感信息的基建檔案借閱，必須經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審批內(nèi)容審批人應(yīng)重點審查借閱申請的合理性、必要性以及借閱人的資格和信用情況。對于不符合要求的申請，應(yīng)及時退回并說明理由。四、借閱登記（一）登記內(nèi)容檔案管理部門在收到經(jīng)審批的借閱申請表后，應(yīng)進行詳細(xì)的借閱登記。登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、申請日期、檔案名稱、編號、借閱期限、審批意見等。（二）登記方式借閱登記可采用紙質(zhì)臺賬或電子表格形式進行記錄，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、可追溯。五、檔案借閱（一）借閱數(shù)量借閱人每次借閱基建檔案的數(shù)量應(yīng)根據(jù)實際工作需要合理確定，原則上不得超過[X]卷（冊）。如需借閱多卷（冊）檔案，應(yīng)分批次申請。（二）借閱期限1.一般性基建檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日。2.重要基建檔案的借閱期限根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。3.因特殊原因需要延長借閱期限的，借閱人應(yīng)提前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（三）借閱地點基建檔案的借閱應(yīng)在公司檔案管理部門指定的地點進行，借閱人不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要確需帶出公司的，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人應(yīng)愛護檔案，保持檔案整潔完好，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊或抽取、撤換檔案材料。2.借閱人如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)事先征得檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)印或摘錄的內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于與借閱目的無關(guān)的其他用途。3.借閱人在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓給未辦理借閱手續(xù)的其他人員。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案歸還（一）歸還時間借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前歸還所借基建檔案。如因特殊原因不能按時歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（二）歸還檢查檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和整潔度。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他問題，應(yīng)及時查明原因，并要求借閱人作出書面說明。對于因借閱人原因造成檔案損壞或丟失的，借閱人應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定承擔(dān)賠償責(zé)任。（三）歸還登記檔案歸還后，檔案管理部門應(yīng)及時在借閱登記臺賬或電子表格中進行注銷登記，注明歸還日期、檔案狀況等信息。七、特殊情況處理（一）檔案遺失如發(fā)生基建檔案遺失情況，借閱人應(yīng)立即向檔案管理部門報告，并采取必要的措施防止損失擴大。檔案管理部門應(yīng)及時組織調(diào)查，查明原因，分清責(zé)任。對于因借閱人故意或重大過失導(dǎo)致檔案遺失的，借閱人應(yīng)按照檔案的重要程度和損失情況承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額可參照檔案的重新整理、復(fù)制等費用以及可能造成的間接損失確定。（二）檔案損壞借閱人在借閱期間如發(fā)現(xiàn)基建檔案有損壞情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并采取措施進行修復(fù)或補救。如因借閱人故意或重大過失導(dǎo)致檔案損壞的，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)修復(fù)或按照檔案的修復(fù)成本進行賠償。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案損壞的程度和修復(fù)的可能性，評估修復(fù)方案和費用，并監(jiān)督借閱人進行修復(fù)或賠償。（三）借閱人離職借閱人離職時，應(yīng)將所借基建檔案全部歸還檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)對其借閱情況進行清查，如發(fā)現(xiàn)有未歸還或未結(jié)清的借閱事項，應(yīng)及時通知借閱人辦理相關(guān)手續(xù)。如借閱人拒不歸還或無法聯(lián)系，檔案管理部門應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理，并追究其責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司檔案管理部門應(yīng)定期對基建檔案的借閱情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括借閱登記臺賬的準(zhǔn)確性、檔案歸還情況、檔案的保管狀況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改，并記錄在案。（二）不定期抽查公司檔案管理部門可根據(jù)實際情況對基建檔案的借閱情況進行不定期抽查，重點檢查借閱手續(xù)的執(zhí)行情況、檔案的使用和保管情況等。對于違反本制度的行為，應(yīng)及時予以糾正，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定借閱基建檔案的行為，檔案管理部門應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理措施。對于造成檔案損壞、丟失或泄露公司機密等嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。