工資檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司工資檔案的管理，確保工資檔案的安全、完整和有效利用，保障員工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工工資檔案的管理。（三）定義1.工資檔案：指公司記錄員工工資發(fā)放情況、工資調(diào)整記錄、獎金分配等與工資相關信息的文件和資料。2.保管期限：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，確定各類工資檔案的保管期限。（四）管理職責1.人力資源部門負責工資檔案的建立、整理、歸檔和保管工作。定期對工資檔案進行審核和更新，確保檔案信息的準確性和完整性。按照規(guī)定的保管期限，妥善保管工資檔案，并辦理檔案的查閱、借閱等手續(xù)。2.財務部門協(xié)助人力資源部門進行工資核算和發(fā)放工作，提供相關財務數(shù)據(jù)。對工資檔案中的財務信息進行審核和監(jiān)督，確保工資核算的準確性和合規(guī)性。3.其他相關部門在各自職責范圍內(nèi)，配合人力資源部門做好工資檔案的管理工作。按照規(guī)定提供與工資核算相關的資料和信息。二、工資檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼、入職時間、崗位名稱、部門等。2.員工聯(lián)系方式，包括手機號碼、電子郵箱等。（二）工資核算資料1.月度工資核算表，包括基本工資、績效工資、加班工資、獎金、津貼、補貼等各項工資組成部分的核算明細。2.工資調(diào)整記錄，如調(diào)薪審批表、調(diào)薪通知等，記錄員工工資調(diào)整時間、調(diào)整原因、調(diào)整幅度等信息。3.考勤記錄，包括員工出勤、請假、曠工等情況，作為工資核算的依據(jù)之一。（三）獎金分配資料1.獎金分配方案，明確獎金分配的標準、范圍、計算方法等。2.獎金發(fā)放記錄，包括獎金發(fā)放金額、發(fā)放時間等。（四）工資發(fā)放記錄1.工資發(fā)放明細表，記錄每個員工每月工資發(fā)放的具體金額、發(fā)放方式（如銀行代發(fā)、現(xiàn)金發(fā)放等）、發(fā)放時間等信息。2.工資條，由人力資源部門或財務部門制作，發(fā)放給員工，用于員工核對工資明細。（五）其他相關資料1.員工工資申訴記錄，包括員工對工資核算結(jié)果提出申訴的原因、處理過程和結(jié)果等。2.與工資管理相關的文件、通知、規(guī)定等。三、工資檔案的建立與整理（一）建立流程1.人力資源部門在員工入職時，收集員工基本信息，并建立員工工資檔案。2.每月工資核算期間，人力資源部門根據(jù)考勤記錄、績效評估結(jié)果等資料，進行工資核算，并制作工資核算表。3.工資核算表經(jīng)相關負責人審核簽字后，提交財務部門進行工資發(fā)放。4.財務部門在工資發(fā)放后，將工資發(fā)放明細表反饋給人力資源部門，人力資源部門據(jù)此更新工資檔案。（二）整理要求1.工資檔案應按照年度、月份順序進行整理，確保檔案的連續(xù)性和系統(tǒng)性。2.每份工資檔案應包含完整的資料，如工資核算表、工資調(diào)整記錄、獎金分配資料、工資發(fā)放記錄等，并按照上述內(nèi)容順序進行排列。3.對于電子工資檔案，應建立規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)，按照年度、月份進行分類存儲，并命名清晰，便于查找和管理。四、工資檔案的保管（一）保管方式1.工資檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。2.紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和年度進行分類存放，并做好標識。3.電子檔案應存儲在服務器或其他安全的存儲設備上，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置。（二）保管期限1.員工工資檔案的保管期限為[X]年，自工資核算年度結(jié)束之日起計算。2.對于涉及員工重大權益的工資檔案，如工資調(diào)整記錄、獎金分配方案等，保管期限應適當延長，具體按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。（三）安全保護1.檔案管理人員應定期對工資檔案進行檢查，確保檔案的安全、完整，防止檔案丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。2.加強對檔案存放場所的安全管理，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案存放環(huán)境符合要求。3.嚴格限制無關人員進入檔案存放場所，對檔案的查閱、借閱等實行嚴格的登記制度，防止檔案信息泄露。五、工資檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱本人工資檔案的，應向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準后，由檔案管理人員協(xié)助查閱。2.公司內(nèi)部管理人員因工作需要查閱員工工資檔案的，應填寫《工資檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱范圍等，經(jīng)人力資源部門負責人批準后，方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司工資檔案的，應出具正式的查閱函，說明查閱目的、查閱范圍等，經(jīng)公司分管領導批準后，由人力資源部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因特殊原因需要借閱工資檔案的，應填寫《工資檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)人力資源部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，確需延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借閱的工資檔案，不得擅自涂改、復印、轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還工資檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性，如有損壞或丟失，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。六、工資檔案的銷毀（一）銷毀條件1.工資檔案保管期限屆滿，且已無保存價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。2.因公司改制、重組等原因，需要銷毀部分工資檔案的，應按照相關規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）銷毀程序1.人力資源部門提出工資檔案銷毀申請，填寫《工資檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的年度、類別、數(shù)量等信息，并說明銷毀原因。2.《工資檔案銷毀申請表》經(jīng)人力資源部門負責人審核簽字后，提交公司分管領導審批。3.經(jīng)批準后，人力資源部門指定專人負責工資檔案的銷毀工作，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀檔案的名稱和數(shù)量等信息。4.工資檔案銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進行，確保檔案信息無法恢復。5.銷毀工作完成后，銷毀人員和監(jiān)銷人員應在銷毀記錄上簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對工資檔案的管理情況進行審計監(jiān)督，檢查工資檔案的建立、整理、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.人力資源部門應定期對工資檔案進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并向公司領導報告工資檔案管理工作的情況。（二）外部檢查1.接受勞動保障行政部門、稅務部門等上級主管部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供工資檔案相關資料，配合做好檢查工作。2.對于上級主管部門提出的整改意見，公司應認真