檔案存放保管制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案的存放保管工作，確保檔案的安全、完整與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的存放保管管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、會議紀要、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓(xùn)、工資福利等資料。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)相關(guān)文件。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型，如銷售合同、采購訂單、項目文檔等進行分類。5.其他檔案：不屬于上述分類的其他重要文件和資料。（二）編號規(guī)則1.采用層級編號方式，每一級編號之間用“”隔開。2.一級編號代表檔案類別，如“XZ”代表行政檔案，“RS”代表人事檔案等。3.二級編號根據(jù)檔案形成的年份進行編制，如“2023”表示2023年形成的檔案。4.三級編號為流水號，按照檔案形成的先后順序依次編排。例如：行政檔案中2023年形成的第5份文件編號為“XZ2023005”。三、檔案存放保管職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案存放保管制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織的各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂等工作。3.建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。4.定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的數(shù)量準確完整，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。5.負責(zé)檔案的借閱、查閱、歸還等利用工作的登記和管理，按照規(guī)定提供檔案服務(wù)。6.對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、盤點等工作，提供必要的協(xié)助。4.按照檔案管理規(guī)定利用檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案存放保管制度，認真履行崗位職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、上架、保管、查閱登記等。3.定期檢查檔案的存放情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.保守檔案機密，不得泄露檔案內(nèi)容。5.積極配合檔案利用部門做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。四、檔案存放保管要求（一）檔案庫房要求1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點。2.庫房內(nèi)要保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.庫房應(yīng)配備足夠數(shù)量的檔案柜，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。4.庫房內(nèi)要設(shè)置防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，如滅火器、監(jiān)控設(shè)備、除濕機、防蟲藥、擋鼠板等。（二）檔案整理要求1.檔案應(yīng)按照分類和編號規(guī)則進行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.每份檔案應(yīng)裝訂成冊，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案封面和封底，封面應(yīng)注明檔案名稱、編號、日期等信息。3.檔案內(nèi)的文件應(yīng)排列有序，按照文件形成的先后順序或重要程度進行排列。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。（三）檔案存放要求1.不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)按照編號順序依次存放，不得隨意堆放。3.檔案應(yīng)存放在檔案柜的指定位置，不得超出檔案柜的范圍。4.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等。（四）檔案安全保密要求1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。3.檔案查閱、借閱應(yīng)嚴格按照規(guī)定辦理手續(xù)，不得擅自擴大查閱、借閱范圍。4.對涉及公司/組織機密的檔案應(yīng)進行加密處理，存儲在安全的設(shè)備中。5.定期對檔案庫房進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。五、檔案借閱與查閱（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.《檔案借閱申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，提交至檔案管理部門。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)對借閱申請進行審核。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.審核通過后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱申請表》上簽字，并注明借閱期限等信息。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審批后的《檔案借閱申請表》，對借閱檔案進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱時間、歸還時間等信息。2.借閱登記應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進行，確保登記信息的準確性和可追溯性。（四）檔案借閱1.借閱人憑簽字后的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點檔案數(shù)量，并提醒借閱人注意檔案的安全保密。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進行復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤后加蓋檔案管理部門印章。（五）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.檔案歸還時，借閱人應(yīng)將檔案整理好，交至檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后在借閱登記上簽字注銷。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時報告檔案管理部門。（六）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱檔案的人員，可直接到檔案管理部門進行查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在現(xiàn)場提供必要的協(xié)助，確保查閱工作的順利進行。3.查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換檔案材料。4.如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。六、檔案清查與盤點（一）清查盤點周期1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查盤點，每年至少進行一次全面清查盤點。2.在檔案管理系統(tǒng)升級、庫房搬遷等特殊情況下，應(yīng)及時進行專項清查盤點。（二）清查盤點內(nèi)容1.核對檔案的數(shù)量、編號、類別等信息，確保檔案的準確性和完整性。2.檢查檔案的存放情況，包括檔案柜的排列、檔案的存放位置等，確保檔案存放有序。3.查看檔案的保管狀況，如是否有破損、褪色、霉變等情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。4.核實檔案的借閱、查閱登記情況，確保借閱、查閱手續(xù)齊全，檔案按時歸還。（三）清查盤點方法1.采用逐卷清點、核對編號等方式進行清查盤點，確保清查盤點結(jié)果準確可靠。2.對于電子檔案，應(yīng)通過檔案管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)核對和統(tǒng)計分析。3.清查盤點過程中應(yīng)做好記錄，填寫《檔案清查盤點表》，詳細記錄清查盤點的時間范圍、檔案數(shù)量、存在問題等信息。（四）清查盤點結(jié)果處理1.對清查盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行分析和處理。2.對于檔案數(shù)量短缺、編號錯誤等問題，應(yīng)查明原因，進行補充、更正等處理。3.對于檔案保管不善導(dǎo)致的損壞、霉變等情況，應(yīng)及時采取修復(fù)、更換等措施，確保檔案的質(zhì)量。4.清查盤點結(jié)束后，應(yīng)撰寫清查盤點報告，總結(jié)清查盤點情況，提出改進措施和建議，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.因保管不善導(dǎo)致?lián)p壞無法修復(fù)且無利用價值的檔案。3.經(jīng)鑒定確認不需要繼續(xù)保存的檔案。（二）銷毀鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對擬銷毀的檔案進行鑒定，成立由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成的鑒定小組。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、保管期限等因素，對檔案是否需要銷毀進行評估和判斷。3.鑒定過程中應(yīng)充分聽取各方面的意見，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（三）銷毀審批1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》應(yīng)經(jīng)所在部門負責(zé)人、檔案管理部門負責(zé)人和公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準。（四）銷毀實施1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等安全可靠的方式進行銷毀。2.銷毀過程中應(yīng)有專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完成后，