檔案分級制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本檔案分級制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的來源、內容、形式等因素進行分類，實行分級管理，便于檔案的收集、整理、保管和利用。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄露，對涉及公司機密的檔案采取嚴格的保密措施。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，提高檔案利用效率，為公司各項工作提供支持。二、檔案分級標準（一）一級檔案（絕密級）1.定義：涉及公司核心商業(yè)機密以及對公司生存和發(fā)展具有重大影響的檔案。2.范圍公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策文件。未公開的新產品研發(fā)資料、技術秘方。公司與外部簽訂的具有重大經濟利益的合作協(xié)議、合同。高級管理人員的薪酬、股權等人事敏感信息。其他經公司認定為絕密級的檔案。（二）二級檔案（機密級）1.定義：對公司運營有重要影響，涉及一定商業(yè)秘密的檔案。2.范圍公司年度財務報表、審計報告。重要客戶資料、銷售渠道信息。公司內部管理制度、流程文件。涉及知識產權的相關文檔，如專利申請文件。其他經公司認定為機密級的檔案。（三）三級檔案（秘密級）1.定義：與公司日常運營相關，需要一定程度保密的檔案。2.范圍部門工作計劃、總結。一般性的業(yè)務合同、協(xié)議。員工人事檔案中的部分敏感信息（如特殊崗位人員的背景調查資料）。其他經公司認定為秘密級的檔案。（四）四級檔案（普通級）1.定義：對公司運營影響較小，可公開或有限制公開的檔案。2.范圍一般性的行政文件、通知。公開的宣傳資料、產品手冊。已過保密期限的檔案。其他經公司認定為普通級的檔案。三、檔案分級管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案分級管理制度，并組織實施。2.指導各部門做好檔案的收集、整理、分類、歸檔工作，確保檔案分級準確。3.負責檔案的保管、維護和安全保密工作，定期對檔案進行檢查和盤點。4.按照規(guī)定的權限，提供檔案查閱、借閱服務，并做好記錄。5.對檔案分級管理工作進行監(jiān)督、檢查和考核，對違反制度的行為進行糾正和處理。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、歸檔工作，按照檔案分級標準進行準確分級。2.明確本部門檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理，并配合檔案管理部門做好相關工作。3.嚴格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全保密，不得擅自銷毀、涂改、出借檔案。4.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序申請檔案查閱、借閱。（三）檔案形成人員職責1.在工作中及時形成檔案，并按照檔案管理要求進行整理、分類，確保檔案的完整性和準確性。2.對涉及保密的檔案，嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內容。3.配合檔案管理部門和本部門做好檔案的歸檔、保管和利用工作。四、檔案分級管理流程（一）檔案收集與整理1.各部門檔案形成人員在工作完成后，應及時將相關文件材料收集齊全，并按照檔案分類標準進行初步整理。2.整理后的檔案應確保文件材料完整、準確，字跡清晰，簽署完備。3.對于不符合要求的檔案，檔案形成人員應及時補充、修正或重新整理。（二）檔案分級鑒定1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行初步分級鑒定，填寫《檔案分級鑒定表》，注明檔案的名稱、形成時間、來源、內容摘要、建議分級等信息。2.將初步分級鑒定后的檔案提交檔案管理部門。3.檔案管理部門組織相關人員對提交的檔案進行審核鑒定，根據(jù)檔案分級標準確定檔案的最終級別。審核鑒定過程中，如對檔案級別存在爭議，應進行充分討論，必要時可征求相關部門或人員的意見。（三）檔案歸檔1.經審核鑒定后的檔案，由檔案管理部門按照分級情況進行分別歸檔。2.歸檔時，應建立檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、級別、歸檔時間、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.對于電子檔案，應按照檔案分級要求進行分類存儲，并做好備份和安全防護措施。（四）檔案保管1.檔案管理部門應根據(jù)檔案的級別，設置相應的保管場所和保管設備。一級檔案應存放在專門的保險柜或保密庫中，并配備必要的安全監(jiān)控設備。二級檔案應存放在有一定安全防護措施的檔案柜中。三級檔案可存放在普通檔案柜中，但應注意防潮、防蟲等。四級檔案可根據(jù)實際情況進行存放，但也應保證檔案的完整和安全。2.定期對檔案進行檢查和盤點，確保檔案的數(shù)量、質量和存放位置準確無誤。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等工作，確保檔案的安全。（五）檔案查閱與借閱1.查閱流程查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、級別、查閱目的等信息。將申請表提交所在部門負責人審批，部門負責人根據(jù)查閱目的和實際情況進行審核，如認為查閱必要，予以批準，并簽字確認。查閱人持批準后的申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理部門根據(jù)檔案級別和審批情況，確定是否提供查閱服務。對于一級檔案的查閱，需經檔案管理部門負責人批準。檔案管理部門安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，查閱人不得擅自摘抄、復制、拍照檔案內容。查閱完畢后，查閱人應在《檔案查閱登記表》上簽字確認。2.借閱流程借閱人填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、級別、借閱期限、借閱用途等信息。將申請表提交所在部門負責人審核，部門負責人審核同意后，簽字確認。借閱人持申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門根據(jù)檔案級別和審批情況進行審批，并收取相應的借閱保證金（根據(jù)檔案重要程度和借閱期限確定）。對于一級檔案的借閱，需經公司分管領導批準。檔案管理部門向借閱人提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱檔案的編號、名稱、級別、借閱人姓名、部門、借閱期限、歸還日期等信息。借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理延期手續(xù)。歸還檔案時，檔案管理部門應檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時查明原因并追究借閱人的責任。借閱人歸還檔案后，檔案管理部門退還借閱保證金。五、檔案保密與安全管理（一）保密措施1.對涉及公司機密的檔案，檔案管理人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內容。與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，并明確保密責任和違約責任。對檔案管理人員進行定期的保密培訓，提高其保密意識和業(yè)務能力。2.在檔案查閱、借閱過程中，嚴格執(zhí)行審批制度，確保檔案的查閱、借閱僅限于經過授權人員。3.對檔案存儲場所進行嚴格管理，限制無關人員進入。安裝必要的安全監(jiān)控設備，對檔案存儲區(qū)域進行實時監(jiān)控。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理過程中的安全責任。2.加強檔案存儲場所的安全防護，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲、防磁等設備，并定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。3.對電子檔案，應采取加密存儲、定期備份等措施，防止電子檔案因病毒、硬件故障等原因丟失或損壞。4.制定檔案應急預案，明確在發(fā)生火災、水災、盜竊等緊急情況時的應急處置措施，定期組織演練，提高應對突發(fā)事件的能力。六、檔案分級變更與銷毀（一）檔案分級變更1.隨著公司業(yè)務發(fā)展和情況變化，檔案的保密級別可能需要進行調整。檔案形成部門或檔案管理部門發(fā)現(xiàn)檔案級別需要變更時，應填寫《檔案分級變更申請表》，詳細說明變更原因和依據(jù)。2.提交申請表后，按照檔案分級鑒定流程進行審核鑒定，確定檔案的新級別。3.根據(jù)新的級別，對檔案的保管、查閱、借閱等管理措施進行相應調整。（二）檔案銷毀1.檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案的名稱、級別、形成時間、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案管理部門組織相關人員對擬銷毀檔案進行審核，確保銷毀檔案符合規(guī)定要求。審核通過后，報公司分管領導批準。3.批準后，檔案管理部門指定專人負責檔案銷毀工作，銷毀過程中必須有兩人以上在場監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，注明銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.銷毀記錄應妥善保存，以備查考。對于涉及重要信息的檔案銷毀，應采用適當?shù)姆绞酱_保信息無法恢復，如粉碎、焚燒等。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門檔案分級管理工作進行監(jiān)督檢查。檢查內容包括檔案收集、整理、歸檔的及時性和準確性，檔案分級的合理性，檔案保管的安全性，檔案查閱、借閱手續(xù)的執(zhí)行情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立檔案分級管理考核評價機制，將檔案分級管理工作納入公司績效考核體系。2.考核內容