公司檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構(gòu)的檔案保管工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則檔案應如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案的完整性和準確性。3.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用效率。4.安全保密原則加強檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司實際情況，制定和完善公司檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負責收集、整理公司各部門形成的檔案，對檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管提供安全、適宜的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，對檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀。5.檔案統(tǒng)計與分析建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用服務負責辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，為公司內(nèi)部各部門和人員提供檔案利用服務，同時做好檔案利用登記工作。7.檔案信息化建設推進檔案信息化建設，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲和管理，提高檔案管理的效率和水平。8.指導與監(jiān)督對公司各部門的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，確保各部門檔案管理工作符合公司檔案管理制度的要求。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類公司設立、變更、注銷等相關文件；公司規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃、總結(jié)報告等；公司內(nèi)部組織機構(gòu)設置、人員任免、獎懲等文件。2.業(yè)務經(jīng)營類市場營銷文件，如市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料等；生產(chǎn)管理文件，如生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗報告等；財務管理文件，如財務報表、審計報告、稅務資料等；人力資源管理文件，如員工招聘、培訓、考核、薪酬福利等文件。3.合同協(xié)議類各類采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同、服務合同等。4.項目管理類項目立項文件、可行性研究報告、項目預算、項目進度報告、項目驗收報告等。5.知識產(chǎn)權(quán)類專利申請文件、商標注冊文件、著作權(quán)登記文件、商業(yè)秘密保護文件等。6.基本建設類工程規(guī)劃文件、設計圖紙、施工許可證、工程竣工驗收文件等。7.聲像電子類公司重大活動照片、錄像資料；公司網(wǎng)站、內(nèi)部信息系統(tǒng)等電子數(shù)據(jù)。（二）檔案收集要求1.及時收集各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案形成后及時移交檔案管理部門。2.完整齊全收集的檔案應齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等，確保檔案能夠全面反映公司各項活動的真實情況。3.真實準確檔案內(nèi)容應真實可靠，不得偽造、篡改檔案信息。（三）檔案整理1.分類標準按照檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為行政管理類、業(yè)務經(jīng)營類、合同協(xié)議類、項目管理類、知識產(chǎn)權(quán)類、基本建設類、聲像電子類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設置二級及以下類目。2.編號規(guī)則對整理好的檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，確保編號便于識別和管理。3.編目要求編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，確保檔案目錄準確反映檔案的基本信息，便于檔案的查閱和檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.溫濕度控制檔案庫房應安裝溫濕度調(diào)節(jié)設備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.安全防護設施檔案庫房應配備消防器材、防盜報警裝置、防蟲藥品、溫濕度監(jiān)測設備等安全防護設施，確保檔案庫房的安全。（二）檔案裝具1.檔案架選用堅固耐用、便于分類存放和查找的檔案架，檔案架應排列整齊，標識清晰。2.檔案盒使用符合標準的檔案盒，檔案盒應標明檔案類別、編號、題名等信息，便于檔案的存放和管理。3.電子存儲設備配備必要的電子存儲設備，如硬盤、光盤、磁帶等，對電子檔案進行備份存儲，確保電子檔案的安全。（三）檔案存放1.分類存放按照檔案的分類標準，將檔案分類存放在檔案架上，同一類檔案應集中存放，便于查找和管理。2.上架排列檔案上架應按照編號順序排列，確保檔案存放有序，便于查閱。3.標識管理在檔案架、檔案盒等顯著位置標明檔案類別、編號、題名等信息，便于檔案的識別和查找。（四）檔案保管期限1.永久保管凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。定期保管期限從檔案形成年度的次年1月1日起計算。（五）檔案密級劃分1.絕密涉及公司核心商業(yè)秘密、國家機密等重要信息，一旦泄露會給公司造成重大損失的檔案，應列為絕密級。2.機密涉及公司重要業(yè)務信息、技術(shù)秘密等，泄露后會給公司帶來較大損失的檔案，應列為機密級。3.秘密涉及公司一般業(yè)務信息，但仍需保密的檔案，應列為秘密級。（六）檔案安全管理1.人員出入管理檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，嚴格控制人員出入。檔案管理人員應持證上崗，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。2.日常巡查檔案管理部門應定期對檔案庫房進行巡查，檢查檔案的保管狀況、安全防護設施運行情況等，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。3.災害應急處置制定檔案災害應急預案，明確在火災、水災、地震等災害發(fā)生時的應急處置措施，確保檔案的安全轉(zhuǎn)移和保護。4.數(shù)據(jù)備份與恢復定期對電子檔案進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置。建立電子檔案數(shù)據(jù)恢復機制，確保在電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責檔案鑒定工作的組織和實施。（二）鑒定標準1.保管期限鑒定根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案的保管期限進行鑒定，確定檔案是繼續(xù)保存還是予以銷毀。2.密級鑒定對檔案的密級進行重新鑒定，根據(jù)公司實際情況和保密要求，確定檔案的密級是否需要調(diào)整。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理部門對到期檔案進行初步審查，提出檔案存毀意見。2.小組審議檔案鑒定工作小組對檔案管理部門提出的存毀意見進行審議，形成鑒定結(jié)論。3.審批確定鑒定結(jié)論報公司分管領導審批確定。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊，銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。2.審批簽字銷毀清冊報公司分管領導審批簽字。3.實施銷毀由檔案管理部門會同相關部門共同實施銷毀，銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。4.監(jiān)銷記錄銷毀過程應有專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認，監(jiān)銷記錄應存檔保存。六、檔案的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案收進情況統(tǒng)計檔案的年度收進數(shù)量、類別、來源等信息。2.檔案整理情況統(tǒng)計檔案的整理數(shù)量、分類情況、編號情況等信息。3.檔案保管情況統(tǒng)計檔案的保管數(shù)量、保管期限、密級分布等信息。4.檔案利用情況統(tǒng)計檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用檔案的部門和人員分布等信息。（二）統(tǒng)計方法1.建立統(tǒng)計臺賬檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的各項數(shù)據(jù)進行詳細記錄。2.定期統(tǒng)計分析定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，形成檔案統(tǒng)計分析報告，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部利用公司各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案以及與本部門業(yè)務相關的其他檔案。2.外部利用因法律法規(guī)要求、司法機關辦案、合作單位需要等原因，經(jīng)公司批準，可向外部單位或個人提供檔案查閱、借閱服務。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)公司內(nèi)部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應在查閱現(xiàn)場提供必要的協(xié)助，并做好查閱登記工作。2.借閱手續(xù)公司內(nèi)部人員借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱檔案范圍等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理部門應對借閱檔案進行跟蹤管理，確保借閱檔案按時歸還。3.外部利用手續(xù)外部單位或個人查閱、借閱公司檔案，應提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱目的、查閱、借閱檔案范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司分管領導批準后，由檔案管理部門按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，并做好相關記錄。（三）利用限制1.保密限制涉及公司機密、絕密信息的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對外