文書檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織文書檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門形成的各類文書檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的文書檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實完整原則：歸檔的文書檔案應真實反映公司/組織各項活動的實際情況，保持檔案的完整性。3.分類科學原則：按照文書檔案的來源、時間、內容等因素進行科學分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，確保檔案信息不泄露，維護公司/組織的合法權益。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司/組織的各類規(guī)章制度、章程、辦法、細則等文件。2.公司/組織的年度工作計劃、總結、報告等文件。3.公司/組織的會議記錄、紀要、決議等文件。4.公司/組織的人事任免、獎懲、考核等文件。5.公司/組織的印章管理、證照管理等文件。6.公司/組織的行政事務處理文件，如請示、批復、函件等。（二）業(yè)務管理類1.公司/組織的業(yè)務規(guī)劃、方案、措施等文件。2.公司/組織的業(yè)務合同、協(xié)議、訂單等文件。3.公司/組織的業(yè)務報表、統(tǒng)計數據等文件。4.公司/組織的業(yè)務調研、分析報告等文件。5.公司/組織的業(yè)務項目文檔，如項目計劃、項目總結、項目成果等文件。（三）財務管理類1.公司/組織的財務預算、決算、審計等文件。2.公司/組織的財務報表、賬目、憑證等文件。3.公司/組織的稅務申報、繳納等文件。4.公司/組織的財務管理制度、辦法等文件。（四）黨群工作類1.公司/組織的黨組織建設、黨員管理等文件。2.公司/組織的工會工作、共青團工作等文件。3.公司/組織的思想政治工作、企業(yè)文化建設等文件。（五）其他類1.公司/組織的重要活動、重大事件的相關文件。2.公司/組織與外部單位的往來文件。3.公司/組織的榮譽證書、獎狀、獎杯等文件。4.其他具有保存價值的文件。三、歸檔要求（一）文件材料齊全完整歸檔的文件材料應齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、定稿等。（二）文件格式規(guī)范歸檔的文件材料應格式規(guī)范，符合國家有關標準和公司/組織的要求。文件應使用統(tǒng)一的紙張、字體、字號、排版格式等。（三）文件簽署完備歸檔的文件材料應簽署完備，包括文件的起草人、審核人、批準人等人的簽字或蓋章。（四）文件字跡清晰歸檔的文件材料應字跡清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。（五）文件編號準確歸檔的文件材料應編號準確，便于查找和管理。文件編號應按照公司/組織的編號規(guī)則進行編制。四、歸檔時間（一）年度文件每年的1月1日至12月31日形成的文件，應在次年的3月底前歸檔完畢。（二）跨年度文件跨年度的文件，應在文件辦結后的次年3月底前歸檔完畢。（三）緊急文件緊急文件應在文件辦結后的2個工作日內歸檔完畢。五、歸檔程序（一）收集各部門應指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全完整。收集的文件材料應進行初步整理，剔除無關的文件材料。（二）整理檔案管理部門對收集的文件材料進行整理，按照歸檔范圍和要求進行分類、編號、編目等工作。整理后的文件材料應裝訂成冊，編制目錄。（三）裝訂裝訂文件材料應使用統(tǒng)一的裝訂材料，如檔案盒、檔案袋、訂書釘等。裝訂應牢固、整齊，不得壓字、掉頁。（四）編目編目應按照檔案管理的要求進行，包括編制案卷目錄、卷內目錄、備考表等。編目應準確、清晰，便于查找和利用。（五）裝盒裝盒應按照檔案管理的要求進行，將整理好的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案的類別、年度、保管期限等信息。（六）上架裝盒后的檔案應上架存放，按照檔案的類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和利用。六、檔案保管期限（一）永久保管凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應永久保管。（二）定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內對公司/組織有查考利用價值的檔案，應定期保管。七、檔案利用（一）借閱1.公司/組織內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出公司/組織。3.借閱檔案應嚴格遵守檔案管理的規(guī)定，不得擅自涂改檔案內容，不得轉借他人。4.借閱檔案應按時歸還，如需延期歸還的，應辦理延期手續(xù)。（二）查閱1.公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出公司/組織。3.查閱檔案應嚴格遵守檔案管理的規(guī)定，不得擅自涂改檔案內容，不得復制檔案。4.查閱檔案應按時結束，如需延期查閱的，應辦理延期手續(xù)。（三）復制1.公司/組織內部人員因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。2.復制檔案應使用檔案管理部門統(tǒng)一規(guī)定的復制設備和材料，不得擅自使用其他設備和材料。3.復制檔案應嚴格遵守檔案管理的規(guī)定，不得擅自涂改檔案內容，不得將復制的檔案提供給無關人員。4.復制檔案應按時歸還，如需延期歸還的，應辦理延期手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.鑒定工作應由檔案管理部門會同有關部門組成鑒定小組進行，鑒定小組應根據檔案的內容、來源、時間等因素進行綜合分析，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。3.鑒定工作應形成鑒定報告，鑒定報告應包括鑒定的依據、方法、結果等內容。（二）銷毀1.經鑒定需要銷毀的檔案，應編制《檔案銷毀清冊》，《檔案銷毀清冊》應包括檔案的名稱、文號、日期、保管期限等內容。2.《檔案銷毀清冊》應經公司/組織領導批準后，由檔案管理部門負責銷毀。3.銷毀檔案應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息的徹底銷毀。4.銷毀檔案應指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進行。5.銷毀工作結束后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。九、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內容檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計內容應包括檔案的數量、種類、保管期限、利用情況等。（二）統(tǒng)計報表檔案管理部門應定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領導報送。檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（三）統(tǒng)計分析檔案管理部門應定期對檔案統(tǒng)計數據進行分析，總結檔案管理工作的經驗和教訓，提出改進措施和建議。統(tǒng)計分析應形成統(tǒng)計分析報告，統(tǒng)計分析報告應包括統(tǒng)計數據的分析、存在的問題、改進措施和建議等內容。十、檔案信息化管理（一）數字化建設1.檔案管理部門應加強檔案信息化建設，推進檔案數字化工作。檔案數字化應按照國家有關標準和公司/組織的要求進行，確保檔案數字化的質量。2.檔案數字化應包括檔案的掃描、圖像處理、數據掛接、存儲等環(huán)節(jié)。檔案掃描應使用高分辨率的掃描儀，確保掃描圖像的清晰可讀。圖像處理應包括圖像去污、裁剪、拼接等環(huán)節(jié)，確保圖像的質量。數據掛接應將掃描圖像與檔案目錄進行關聯(lián)，確保檔案信息的準確查詢。存儲應使用安全可靠的存儲設備，確保檔案數據的安全。（二）信息系統(tǒng)建設1.檔案管理部門應建立檔案信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。檔案信息系統(tǒng)應包括檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等功能。2.檔案信息系統(tǒng)應與公司/組織的其他信息系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)檔案信息的共享和交換。檔案信息系統(tǒng)應具備安全可靠的網絡環(huán)境，確保檔案信息的安全傳輸和存儲。（三）安全管理1.檔案管理部門應加強檔案信息化安全管理，采取必要的安全措施，確保檔案信息的安全。檔案信息化安全管理應包括網絡安全、數據安全、系