機(jī)關(guān)檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的保管、利用和移交，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案移交管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則。各部門(mén)應(yīng)保證檔案的收集齊全、整理規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的全過(guò)程。3.及時(shí)移交原則。檔案形成部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將檔案移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)。4.安全保密原則。檔案管理部門(mén)應(yīng)采取有效措施，確保檔案的安全保管和信息保密，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案移交的主體與職責(zé)（一）檔案形成部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和裝訂等前期工作，確保檔案的質(zhì)量符合要求。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)，并辦理移交手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)對(duì)移交檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)等工作，提供必要的檔案信息和說(shuō)明。（二）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)接收各部門(mén)移交的檔案，對(duì)移交檔案進(jìn)行審核、登記和編號(hào)等工作。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)接收的檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目、上架等管理工作，確保檔案的妥善保管和有效利用。3.定期對(duì)檔案移交情況進(jìn)行檢查和總結(jié)，向機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。三、檔案移交的范圍（一）文書(shū)檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)來(lái)文，包括命令、決定、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、批復(fù)等。2.本機(jī)關(guān)形成的文件材料，包括黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、請(qǐng)示與批復(fù)、信函等。3.下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的文件材料，包括請(qǐng)示、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）科技檔案1.本機(jī)關(guān)在基本建設(shè)、技術(shù)改造、設(shè)備儀器購(gòu)置等活動(dòng)中形成的項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段的文件材料。2.科研項(xiàng)目文件，包括科研計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、成果鑒定等文件材料。3.設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備儀器的購(gòu)置合同、說(shuō)明書(shū)、操作規(guī)程、維修記錄等文件材料。（三）會(huì)計(jì)檔案1.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告，包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注等。4.其他會(huì)計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)等。（四）人事檔案1.干部職工的履歷表、登記表、任免審批表等。2.考核、考察、鑒定、獎(jiǎng)懲等材料。3.學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、黨團(tuán)材料等。4.工資、任免、出國(guó)（境）等材料。（五）電子檔案1.以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)文件、資料、報(bào)表等，包括電子公文、電子報(bào)表、電子圖紙、電子照片、電子錄音、電子錄像等。2.對(duì)電子檔案的元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案移交的時(shí)間要求（一）文書(shū)檔案1.當(dāng)年形成的文書(shū)檔案，在次年上半年整理完畢并移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)。2.跨年度的重要文件，應(yīng)在文件處理完畢后及時(shí)移交。（二）科技檔案1.項(xiàng)目文件應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)移交至機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)。2.設(shè)備儀器檔案應(yīng)在設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收或安裝調(diào)試完畢后及時(shí)移交。（三）會(huì)計(jì)檔案1.年度會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)暫保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。2.未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。（四）人事檔案1.干部職工工作調(diào)動(dòng)、離職、退休等時(shí)，人事檔案應(yīng)在辦理相關(guān)手續(xù)后及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)。2.人事檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行整理和補(bǔ)充，確保檔案信息的及時(shí)更新。（五）電子檔案1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步移交，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對(duì)于實(shí)時(shí)產(chǎn)生的電子檔案，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行定期移交，如每月或每季度移交一次。五、檔案移交的程序（一）準(zhǔn)備工作1.檔案形成部門(mén)對(duì)擬移交的檔案進(jìn)行全面檢查，確保檔案的整理質(zhì)量符合要求，文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，編目規(guī)范。2.編制檔案移交清冊(cè)，詳細(xì)列出移交檔案的類(lèi)別、數(shù)量、起止日期、保管期限等信息。移交清冊(cè)一式兩份，一份由檔案形成部門(mén)留存，一份隨檔案移交至檔案管理部門(mén)。（二）移交手續(xù)辦理1.檔案形成部門(mén)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案及移交清冊(cè)一并送至機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門(mén)溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，檔案形成部門(mén)和檔案管理部門(mén)在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。（三）特殊情況處理1.如檔案形成部門(mén)因特殊原因無(wú)法按時(shí)移交檔案，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明原因及預(yù)計(jì)移交時(shí)間，并經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.對(duì)于檔案內(nèi)容存在爭(zhēng)議或需要進(jìn)一步核實(shí)的情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)與檔案形成部門(mén)共同協(xié)商解決，必要時(shí)可請(qǐng)相關(guān)部門(mén)或?qū)＜疫M(jìn)行鑒定。六、檔案移交的質(zhì)量要求（一）整理規(guī)范1.文書(shū)檔案應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行整理，采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法，以件為單位進(jìn)行裝訂、編目等工作。2.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)整理，建立完整的項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行整理，確保憑證、賬簿、報(bào)表等資料的規(guī)范裝訂和編目。4.人事檔案應(yīng)按照《干部人事檔案工作條例》進(jìn)行整理，做到分類(lèi)準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。（二）內(nèi)容完整1.各部門(mén)應(yīng)確保移交檔案涵蓋本部門(mén)工作活動(dòng)的各個(gè)方面，不得遺漏重要文件和資料。2.對(duì)于文件材料的附件、補(bǔ)充說(shuō)明等應(yīng)一并移交，保證檔案內(nèi)容的完整性和關(guān)聯(lián)性。3.電子檔案應(yīng)包含完整的元數(shù)據(jù)和背景信息，確保電子檔案能夠準(zhǔn)確反映文件的原始面貌和歷史背景。（三）標(biāo)識(shí)清晰1.檔案應(yīng)進(jìn)行清晰的分類(lèi)標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。分類(lèi)標(biāo)識(shí)應(yīng)符合檔案管理的相關(guān)規(guī)定和習(xí)慣，保持一致性和連貫性。2.每份檔案應(yīng)編有唯一的編號(hào)，并在檔案封面、目錄等顯著位置標(biāo)注，編號(hào)應(yīng)便于識(shí)別和查詢。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立清晰的文件名和文件夾命名規(guī)則，確保電子檔案的命名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和存儲(chǔ)位置。（四）載體安全1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的檔案裝具進(jìn)行保管，防止紙張老化、霉變、蟲(chóng)蛀等損壞。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)標(biāo)明檔案內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間、保管期限等信息。3.對(duì)于特殊載體的檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)采取相應(yīng)的保護(hù)措施，確保載體的質(zhì)量和信息的安全。七、檔案移交后的管理與利用（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、整理、編目、上架，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。3.按照規(guī)定的開(kāi)放期限和利用范圍，為機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門(mén)及社會(huì)有關(guān)單位提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好登記和記錄工作。4.會(huì)同檔案形成部門(mén)對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。（二）檔案利用規(guī)定1.機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.外單位因特殊原因需要查閱本機(jī)關(guān)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行審批，并嚴(yán)格限制查閱范圍和方式。3.檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。4.利用檔案時(shí)，如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。摘錄、復(fù)制的檔案材料應(yīng)注明出處和用途，加蓋檔案管理部門(mén)印章。（三）檔案統(tǒng)計(jì)與編研1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際，開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料、大事記、組織沿革等，為機(jī)關(guān)工作提供決策依據(jù)和歷史借鑒。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，由機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門(mén)工作人員。監(jiān)督檢查小組負(fù)責(zé)對(duì)機(jī)關(guān)檔案移交制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案形成部門(mén)是否按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)移交檔案，移交檔案的質(zhì)量是否符合要求。2.檔案管理部門(mén)對(duì)接收檔案的審核、登記、編號(hào)、整理、保管等工作是否規(guī)范。3.檔案利用制度是否得到有效執(zhí)行，檔案查閱、借閱等手續(xù)是否齊全，檔案利用過(guò)程中是否存在違規(guī)行為。4.檔案安全保密措施是否落實(shí)到位，檔案保管場(chǎng)所是否符合安全要求，檔案信息是否存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。（三）問(wèn)題處理與整改1.監(jiān)督檢查小組在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的，應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門(mén)發(fā)出整改通