醫(yī)保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理，確保醫(yī)保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織醫(yī)保檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等全過(guò)程管理。（三）定義1.醫(yī)保檔案：指在本公司/組織醫(yī)保業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的醫(yī)保文件材料，按照規(guī)定的程序和方法，整理成案卷，移交檔案部門保存的過(guò)程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)保檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：醫(yī)保檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)保業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及醫(yī)保信息的檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本公司/組織醫(yī)保檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀等工作。3.建立醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.對(duì)各部門醫(yī)保檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.開(kāi)發(fā)利用醫(yī)保檔案信息資源，為公司/組織決策、醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理等提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門醫(yī)保業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的醫(yī)保檔案移交檔案管理部門歸檔。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，在醫(yī)保業(yè)務(wù)活動(dòng)中妥善保管檔案，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查閱申請(qǐng)，并配合做好檔案查閱利用工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.醫(yī)保參保登記、變更、注銷等業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的各類申請(qǐng)表、登記表、審批表等文件材料。2.醫(yī)保費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的報(bào)銷憑證、結(jié)算清單、病歷資料、費(fèi)用明細(xì)等。3.醫(yī)?；鸸芾硐嚓P(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目憑證、審計(jì)報(bào)告等。4.醫(yī)保政策文件、法規(guī)解讀、宣傳資料等。5.醫(yī)保業(yè)務(wù)培訓(xùn)記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。6.與醫(yī)保相關(guān)的其他文件材料，如投訴處理記錄、信訪回復(fù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)醫(yī)保文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的醫(yī)保文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件材料，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。（三）收集時(shí)間1.醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理完成后，承辦部門應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將相關(guān)文件材料收集整理完畢，并移交檔案管理部門。2.對(duì)于定期形成的醫(yī)保文件材料，如月度報(bào)表、季度總結(jié)等，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)收集并移交。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和查閱，符合檔案管理的規(guī)范化要求。（二）整理方法1.分類：按照醫(yī)保業(yè)務(wù)類別、時(shí)間順序、保管期限等進(jìn)行分類。具體分類如下：參保管理類：包括參保登記、變更、注銷等相關(guān)材料。費(fèi)用報(bào)銷類：涵蓋各類費(fèi)用報(bào)銷憑證、結(jié)算清單等?；鸸芾眍悾荷婕搬t(yī)?；鹭?cái)務(wù)報(bào)表、賬目等。政策法規(guī)類：醫(yī)保政策文件、法規(guī)解讀等。業(yè)務(wù)管理類：業(yè)務(wù)培訓(xùn)記錄、會(huì)議紀(jì)要等。其他類：投訴處理記錄、信訪回復(fù)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年度、順序號(hào)等信息，便于查找和管理。例如：參保管理類20XX001，其中“參保管理類”為檔案類別，“20XX”為年度，“001”為順序號(hào)。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、頁(yè)數(shù)等信息，以便快速檢索檔案。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門整理好醫(yī)保檔案后，填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案類別、數(shù)量、移交日期等信息。2.將檔案移交清單及檔案一并提交檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后在檔案移交清單上簽字，并將檔案存入檔案庫(kù)房。（二）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在每年[X]月底前完成上一年度醫(yī)保檔案的整理和移交歸檔工作。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.按照檔案類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度保持在[X]℃[X]℃之間，濕度保持在[X]%[X]%之間。（三）保管期限醫(yī)保檔案的保管期限分為永久、定期兩種。具體保管期限如下：1.永久保管：醫(yī)?；鹭?cái)務(wù)決算報(bào)表。涉及醫(yī)保重大政策調(diào)整、重要業(yè)務(wù)決策的文件材料。醫(yī)保業(yè)務(wù)審計(jì)報(bào)告。其他具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)期利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：參保登記、變更、注銷等業(yè)務(wù)檔案保管期限為[X]年。費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)檔案保管期限為[X]年。醫(yī)保政策文件、法規(guī)解讀等保管期限為[X]年。業(yè)務(wù)培訓(xùn)記錄、會(huì)議紀(jì)要等保管期限為[X]年。其他醫(yī)保檔案保管期限為[X]年。七、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱醫(yī)保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.涉及醫(yī)保信息的檔案查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱醫(yī)保檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱證。3.檔案管理部門根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。4.查閱過(guò)程中，查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理查閱注銷手續(xù)。（三）查閱記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容、審批情況等信息，查閱記錄應(yīng)保存[X]年。八、檔案利用（一）利用方式1.為公司/組織內(nèi)部決策提供檔案信息支持，如提供醫(yī)保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告、政策法規(guī)依據(jù)等。2.為醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理提供參考，如查閱歷史報(bào)銷記錄、參保信息等。3.開(kāi)展檔案編研工作，如編寫(xiě)醫(yī)保業(yè)務(wù)大事記、專題資料匯編等，為公司/組織發(fā)展提供歷史借鑒。（二）利用審批檔案利用應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。（三）利用反饋檔案利用部門應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門反饋檔案利用效果，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)反饋意見(jiàn)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改進(jìn)和完善。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的醫(yī)保檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門代表、財(cái)務(wù)人員等組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見(jiàn)。3.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司/