檔案保管制度條件一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案保管制度條件。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工形成的各類檔案的保管。（三）基本原則檔案保管工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一管理、安全保密、方便利用的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。二、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織的行政管理文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工的個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、薪酬福利、培訓(xùn)考核、獎(jiǎng)懲等資料。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型劃分，如銷售合同、采購(gòu)訂單、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等。5.客戶檔案：記錄與客戶相關(guān)的信息，包括客戶基本資料、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、服務(wù)反饋等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層級(jí)編碼方式，每一級(jí)編碼之間用“”隔開。2.一級(jí)編碼代表檔案類別，如“XZ”代表行政檔案，“RS”代表人事檔案，“CW”代表財(cái)務(wù)檔案，“YW”代表業(yè)務(wù)檔案，“KH”代表客戶檔案。3.二級(jí)編碼根據(jù)檔案類別下的具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，例如行政檔案下的規(guī)章制度編碼為“XZ01”，會(huì)議記錄編碼為“XZ02”等。4.三級(jí)編碼為順序號(hào)，按照檔案形成的時(shí)間先后順序依次編號(hào)。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門形成的各類檔案及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)部門下發(fā)的文件、合作單位提供的資料等，由相關(guān)接收部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.員工個(gè)人在工作中形成的屬于公司/組織的檔案材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)主動(dòng)提交給所在部門的檔案收集人員。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，并填寫檔案目錄清單。3.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照檔案類別和保管期限，將檔案分別裝入檔案盒或文件夾，并在盒/夾上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)范圍等信息。四、檔案的保管場(chǎng)所與設(shè)施（一）保管場(chǎng)所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆物品存放地，避免陽(yáng)光直射，保持通風(fēng)良好。3.庫(kù)房?jī)?nèi)溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。（二）保管設(shè)施1.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案存放整齊、有序。2.安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備滅火器材，如滅火器、消防栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.配置溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)等，保證庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度符合要求。4.提供防蟲、防霉藥品，如樟腦丸、防霉劑等，防止檔案受到蟲害和霉菌侵害。五、檔案的保管期限與鑒定（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要人事任免文件等。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和利用價(jià)值，定期保管檔案的期限分為30年、10年。保管期限為30年的檔案，主要包括涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)狀況、人事變動(dòng)等方面的文件，如重要合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、員工晉升記錄等。保管期限為10年的檔案，包括一般性的業(yè)務(wù)文件、日常行政事務(wù)記錄等，如普通業(yè)務(wù)合同、部門工作計(jì)劃等。（二）鑒定工作1.公司/組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參與，定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實(shí)際利用情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐份鑒定，確定其是否繼續(xù)保存或銷毀。3.對(duì)于擬銷毀的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息，并經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交財(cái)務(wù)部門作為賬務(wù)處理的依據(jù)。六、檔案的借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.一般員工借閱檔案需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批；部門負(fù)責(zé)人借閱檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重要機(jī)密檔案的借閱，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理部門方可提供查閱服務(wù)。（二）借閱登記1.檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號(hào)、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）利用規(guī)定1.借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換或擅自復(fù)制檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)制后的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人姓名。3.檔案利用過(guò)程中形成的查閱記錄、復(fù)制件等資料，應(yīng)及時(shí)交檔案管理部門歸檔保存。七、檔案的保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制非檔案管理人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管庫(kù)房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.在檔案整理、鑒定、銷毀等過(guò)程中，涉及機(jī)密檔案的操作應(yīng)在專門的場(chǎng)所進(jìn)行，并采取相應(yīng)的保密措施。4.對(duì)電子檔案應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，采用加密存儲(chǔ)等技術(shù)手段，防止電子檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫(kù)房24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，如檢查檔案柜、架是否牢固，防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備是否正常運(yùn)行等。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施，定期組織演練，提高應(yīng)急處置能力。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行查找和處理。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過(guò)信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索、借閱登記、利用統(tǒng)計(jì)等功能，方便員工查詢和利用檔案信息。3.確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性，實(shí)現(xiàn)電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。（二）電子檔案管理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。2.建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理體系，對(duì)電子檔案的題名、日期、來(lái)源、保管期限等元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范錄入和管理。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻和入侵檢測(cè)系統(tǒng)，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。對(duì)電子檔案的訪問(wèn)進(jìn)行權(quán)限控制，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)和操作電子檔案。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、借閱利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，對(duì)各部門檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案信息支持。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和管理，確保檔案保管場(chǎng)所和設(shè)施符合要求。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.檔案收集整理員負(fù)責(zé)定期收集各部門形成的檔案資料，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。按照檔案整理規(guī)范，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。協(xié)助檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行初步鑒定，提出鑒定意見。2.檔案保管員負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理工作，包括檔案的存放、保管設(shè)施設(shè)備的維護(hù)等。定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。做好檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，防止檔案丟失、損壞和泄露。3.檔案借閱管理員負(fù)責(zé)辦理檔案借閱登記手續(xù)，審核借閱申請(qǐng)，按照規(guī)定的權(quán)限批準(zhǔn)借閱。對(duì)借閱檔案的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)提醒借閱人歸還檔案。負(fù)責(zé)檔案利用過(guò)程中的