檔案管理制度責(zé)罰一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，保障公司/組織各項工作的順利開展，特制定本檔案管理制度責(zé)罰規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范及違規(guī)責(zé)任追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤，信息完整可靠。3.安全保密原則高度重視檔案的安全與保密工作，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和泄露，確保檔案信息不被非法獲取或利用。4.高效利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索、查閱和利用效率，充分發(fā)揮檔案在公司/組織決策、管理、業(yè)務(wù)開展等方面的重要作用。二、檔案管理職責(zé)與分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司/組織檔案管理制度，明確檔案管理流程、標準和要求。2.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用，提高檔案服務(wù)水平。4.監(jiān)督、指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，定期開展檔案管理工作檢查和評估。5.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的專業(yè)素質(zhì)。6.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和質(zhì)量。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門各類文件材料的形成、積累和整理工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交歸檔。2.明確本部門兼職檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時收集、分類和保管。3.嚴格執(zhí)行檔案管理制度，配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。4.對本部門檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題，不斷提高檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心。2.認真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、利用等工作，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。3.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)知識，掌握檔案管理技能，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。4.嚴格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機密，防止檔案信息泄露。5.積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提升自身業(yè)務(wù)能力。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件材料，包括章程、協(xié)議、批復(fù)、登記注冊文件等。2.公司/組織各項工作中形成的重要文件、決議、決定、通知、報告、請示、批復(fù)等。3.業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、訂單、報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、圖紙等。4.財務(wù)工作中形成的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.人事管理工作中形成的員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、考核評價材料等。6.行政管理工作中形成的會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、行政事務(wù)文件等。7.黨、團、工會組織工作中形成的文件、活動記錄、會員檔案等。8.公司/組織對外宣傳、交流活動中形成的宣傳資料、新聞稿件、合作協(xié)議等。9.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體符合要求。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并確保其可讀性和可利用性。4.收集的文件材料應(yīng)按照一定的分類標準進行初步整理，便于后續(xù)的歸檔工作。（三）整理標準1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集的文件材料進行分類、編號、編目、裝訂等工作。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修復(fù)，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.歸檔文件應(yīng)逐件編目，編目內(nèi)容包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等。5.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響閱讀，采用線裝或不銹鋼訂書釘裝訂，裝訂時應(yīng)去除文件上的金屬物。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.各部門兼職檔案管理人員應(yīng)定期將整理好的文件材料移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收各部門移交的檔案后，應(yīng)進行認真核對和檢查，確保檔案的質(zhì)量符合要求。3.對符合歸檔要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的分類方案進行存放，并編制檔案目錄和索引，便于查詢和利用。4.檔案管理人員應(yīng)及時將歸檔情況錄入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.確定檔案保管期限的原則：對公司/組織具有長遠利用價值的重要文件材料，列為永久保管；對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況確定。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標準。3.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標明檔案的存放地點和順序。4.對電子檔案，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、異地存儲等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子檔案存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其可讀性和可利用性。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并指定專人負責(zé)陪同查閱，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱情況，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進行認真檢查，確保檔案無損壞、丟失等情況。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人員簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱檔案一般不得超過規(guī)定的期限，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。4.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況查閱與借閱1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴格按照公司/組織相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)公司/組織保密管理部門批準后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位人員因工作需要查閱或借閱公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱或借閱，并按照規(guī)定收取查閱或借閱費用。3.司法機關(guān)、行政執(zhí)法部門因工作需要查閱或借閱公司/組織檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，檔案管理部門應(yīng)積極配合，按照規(guī)定提供相應(yīng)的檔案材料。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，予以銷毀。（二）銷毀程序1.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，采用焚燒、粉碎等方式進行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，注明銷毀日期、方式等信息。3.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、責(zé)罰措施（一）對部門的責(zé)罰1.部門未按照規(guī)定及時收集、整理、移交檔案的，責(zé)令限期整改，并對部門負責(zé)人予以警告處分。2.部門擅自銷毀、涂改、偽造檔案的，責(zé)令恢復(fù)檔案原狀，對部門負責(zé)人予以記過處分，并處以一定金額的罰款。3.部門因檔案管理不善，導(dǎo)致檔案丟失、損壞，影響公司/組織正常工作開展的，對部門負責(zé)人予以撤職處分，并處以較大金額的罰款。同時，責(zé)令部門采取措施挽回損失，如無法挽回損失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）對個人的責(zé)罰1.員工未按照規(guī)定及時將個人工作中形成的文件材料移交歸檔的，責(zé)令限期改正，并予以批評教育。2.員工擅自查閱、借閱、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容，違反檔案保密規(guī)定的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過、降級、撤職、開除等處分，并責(zé)令其賠償因違規(guī)行為給公司/組織造成的損失。3.檔案管理人員因工作失職，導(dǎo)致檔案整理混亂、保管不善、信息泄露等問題的，視情節(jié)輕重給予警告、記過、記大過、降級、撤職等處分。如因故意行為導(dǎo)致檔案損失的，予以開除處分，并追究其法律責(zé)任。（三）其他責(zé)罰1.對于違反檔案管理制度，給公司