殘聯(lián)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)殘聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在殘聯(lián)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合殘聯(lián)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘聯(lián)機(jī)關(guān)及所屬各部門(mén)、各直屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則殘聯(lián)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用殘聯(lián)各類(lèi)檔案。2.真實(shí)完整原則確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映殘聯(lián)各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況。3.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。4.安全保密原則建立健全檔案安全保密制度，采取有效措施確保檔案實(shí)體和信息的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立殘聯(lián)檔案管理辦公室，作為殘聯(lián)檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)殘聯(lián)系統(tǒng)的檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、收集殘聯(lián)各部門(mén)形成的各類(lèi)文件材料，按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的有序存放。2.檔案保管建立檔案庫(kù)房管理制度，定期檢查檔案保管狀況，做好防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案實(shí)體安全。3.檔案利用服務(wù)負(fù)責(zé)接待檔案查閱利用工作，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記和檔案借閱歸還工作，確保檔案的合理利用。4.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。5.檔案鑒定與銷(xiāo)毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。6.業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)對(duì)殘聯(lián)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.上級(jí)文件包括黨中央、國(guó)務(wù)院及上級(jí)殘聯(lián)等部門(mén)下發(fā)的與殘聯(lián)工作相關(guān)的各類(lèi)文件、指示、通知等。2.本級(jí)文件殘聯(lián)機(jī)關(guān)及所屬各部門(mén)形成的各類(lèi)文件材料，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.會(huì)議材料殘聯(lián)組織召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、記錄等。4.人事檔案殘聯(lián)工作人員的個(gè)人檔案，包括履歷表、任免文件、考核材料、工資變動(dòng)材料、獎(jiǎng)懲材料等。5.業(yè)務(wù)檔案殘聯(lián)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的檔案，如殘疾人康復(fù)、教育、就業(yè)、扶貧、維權(quán)等工作的相關(guān)文件、資料、記錄等。6.財(cái)務(wù)檔案：殘聯(lián)財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)憑證（原始憑證、記賬憑證）、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等。7.聲像檔案反映殘聯(lián)工作活動(dòng)的照片、錄音、錄像等資料。8.實(shí)物檔案殘聯(lián)在工作中獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、錦旗等實(shí)物。（二）歸檔要求1.文件材料齊全完整各部門(mén)應(yīng)確保所形成的文件材料收集齊全，內(nèi)容完整，能夠準(zhǔn)確反映工作實(shí)際情況。2.分類(lèi)準(zhǔn)確按照檔案分類(lèi)方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，確保同一類(lèi)別的檔案集中存放。3.編號(hào)規(guī)范對(duì)每一份檔案或每一組檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編目清晰編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目，確保目錄信息準(zhǔn)確、清晰，便于查閱。5.裝訂整齊對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，要求整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。（三）收集時(shí)間1.定期收集各部門(mén)應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的文件材料整理后移交檔案管理部門(mén)。2.即時(shí)收集對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、突發(fā)事件等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集歸檔。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類(lèi)法，即先按年度將檔案分為不同年份，再按機(jī)構(gòu)（部門(mén)）進(jìn)行分類(lèi)，最后在機(jī)構(gòu)（部門(mén)）下按問(wèn)題進(jìn)行細(xì)分。（三）具體分類(lèi)1.黨群工作類(lèi)包括黨組織建設(shè)、黨員管理、宣傳工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類(lèi)涵蓋機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理、辦公自動(dòng)化、信訪工作、保密工作、安全保衛(wèi)、后勤服務(wù)等方面的文件材料。3.業(yè)務(wù)工作類(lèi)按照殘聯(lián)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行分類(lèi)，如殘疾人康復(fù)、教育、就業(yè)、扶貧、維權(quán)、組織建設(shè)、文化體育等。4.人事管理類(lèi)包括人員招聘、調(diào)配、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資福利、退休等方面的文件材料。5.財(cái)務(wù)管理類(lèi)按照財(cái)務(wù)工作的內(nèi)容和流程進(jìn)行分類(lèi)，如預(yù)算管理、收入管理、支出管理、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)等。聲像檔案類(lèi)按照照片、錄音、錄像等不同載體形式進(jìn)行分類(lèi)，同時(shí)按照內(nèi)容主題進(jìn)行編號(hào)和編目。實(shí)物檔案類(lèi)按照實(shí)物的類(lèi)別和來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)，如榮譽(yù)證書(shū)類(lèi)、獎(jiǎng)牌獎(jiǎng)杯類(lèi)、錦旗類(lèi)等，并建立實(shí)物檔案清單。（四）整理步驟1.區(qū)分全宗以殘聯(lián)為一個(gè)全宗單位，將不同年度、不同來(lái)源的檔案進(jìn)行區(qū)分。2.年度劃分按照文件形成的年度進(jìn)行分類(lèi)，不同年度的檔案分別整理。3.機(jī)構(gòu)（部門(mén)）分類(lèi)將同一年度內(nèi)各部門(mén)形成的文件材料按部門(mén)進(jìn)行歸類(lèi)。4.問(wèn)題分類(lèi)在各部門(mén)檔案中按照問(wèn)題進(jìn)行細(xì)分，如將業(yè)務(wù)工作類(lèi)檔案再細(xì)分為康復(fù)業(yè)務(wù)、教育業(yè)務(wù)等具體問(wèn)題類(lèi)別。5.裝訂與編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行裝訂，并編制檔案目錄，包括檔號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項(xiàng)目。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.選址要求檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，避免建在地下室或低洼地帶。2.面積規(guī)劃根據(jù)殘聯(lián)檔案數(shù)量和發(fā)展趨勢(shì)，合理規(guī)劃?rùn)n案庫(kù)房面積，確保有足夠的空間存放檔案。3.設(shè)施配備配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案密集架、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防盜設(shè)備、照明設(shè)備等。（二）檔案保管措施1.上架存放按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序，將檔案整齊上架存放，并在檔案密集架上標(biāo)明檔號(hào)、類(lèi)別等信息，便于查找。2.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、完整性等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.溫濕度控制保持檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度在[適宜溫度范圍]，濕度在[適宜濕度范圍]，通過(guò)安裝空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備進(jìn)行調(diào)節(jié)。4.防火防盜檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火門(mén)及火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警裝置、滅火設(shè)備等，同時(shí)加強(qiáng)安全保衛(wèi)工作，安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。5.防蟲(chóng)防霉定期在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)投放防蟲(chóng)藥品，對(duì)檔案進(jìn)行防蟲(chóng)處理，同時(shí)保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，防止檔案發(fā)霉。（三）檔案數(shù)字化管理1.數(shù)字化掃描對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保掃描圖像清晰可讀。2.數(shù)據(jù)錄入與存儲(chǔ)將掃描后的檔案圖像進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。3.數(shù)據(jù)備份定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地保存一份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案鑒定與銷(xiāo)毀1.鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.鑒定方法鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，并提出存毀意見(jiàn)。4.銷(xiāo)毀程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案，經(jīng)殘聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.內(nèi)部查閱殘聯(lián)工作人員因工作需要，可查閱本單位的檔案。2.外部查閱因工作需要，其他單位或個(gè)人經(jīng)殘聯(lián)批準(zhǔn)后，可查閱相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門(mén)查閱紙質(zhì)檔案或通過(guò)檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案。2.借閱檔案因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[規(guī)定期限]，借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用服務(wù)流程1.申請(qǐng)利用者填寫(xiě)檔案查閱或借閱申請(qǐng)表，注明查閱或借閱的檔案內(nèi)容、目的、時(shí)間等信息，并簽字蓋章。2.審批檔案查閱或借閱申請(qǐng)表經(jīng)利用者所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。3.查閱或借閱檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為利用者提供檔案查閱或借閱服務(wù)。查閱紙質(zhì)檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室；借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱者當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并辦理借閱登記手續(xù)。4.歸還借閱者應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱者的責(zé)任。（四）服務(wù)質(zhì)量要求1.熱情接待檔案管理人員應(yīng)熱情接待利用者，耐心解答利用者的問(wèn)題，提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。