重大活動(dòng)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司重大活動(dòng)檔案管理，確保重大活動(dòng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類重大活動(dòng)檔案的管理，包括但不限于重要會(huì)議、大型慶典、商務(wù)洽談、學(xué)術(shù)交流、文化體育活動(dòng)等。（三）定義重大活動(dòng)檔案是指公司在重大活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄像、錄音等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：重大活動(dòng)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.全程跟蹤原則：對(duì)重大活動(dòng)從策劃、籌備、實(shí)施到結(jié)束的全過程進(jìn)行檔案跟蹤收集，保證檔案資料的全面性。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映重大活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。4.便于利用原則：檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于保管和查閱利用，提高檔案的使用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善重大活動(dòng)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門在重大活動(dòng)中的檔案收集、整理工作。3.負(fù)責(zé)重大活動(dòng)檔案的集中統(tǒng)一接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。4.定期對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的安全。（二）活動(dòng)組織部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門組織或參與的重大活動(dòng)檔案的收集、整理和移交工作。2.明確專人負(fù)責(zé)重大活動(dòng)檔案工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。3.在重大活動(dòng)結(jié)束后，按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。（三）相關(guān)人員職責(zé)1.重大活動(dòng)的主辦人、承辦人、記錄人等相關(guān)人員，負(fù)責(zé)在活動(dòng)過程中及時(shí)形成和收集各自工作范圍內(nèi)的檔案資料，并按照規(guī)定進(jìn)行整理和移交。2.對(duì)在重大活動(dòng)檔案管理工作中做出突出貢獻(xiàn)的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反本制度的行為進(jìn)行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。三、檔案收集（一）收集范圍1.活動(dòng)策劃階段：包括活動(dòng)方案、請(qǐng)示報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批示、會(huì)議紀(jì)要等。2.活動(dòng)籌備階段：如活動(dòng)預(yù)算、場地租賃合同、嘉賓邀請(qǐng)名單及相關(guān)函件、宣傳資料、活動(dòng)標(biāo)識(shí)設(shè)計(jì)稿等。3.活動(dòng)實(shí)施階段：現(xiàn)場照片、錄像、錄音資料，活動(dòng)簽到冊(cè)、講話稿、發(fā)言稿、主持詞、節(jié)目單、獲獎(jiǎng)名單、證書等。4.活動(dòng)總結(jié)階段：活動(dòng)總結(jié)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等。（二）收集要求1.及時(shí)性：各部門和相關(guān)人員應(yīng)在重大活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將各自負(fù)責(zé)收集的檔案資料移交至活動(dòng)組織部門的檔案管理人員。2.完整性：收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映重大活動(dòng)的全過程和各個(gè)方面。3.準(zhǔn)確性：檔案資料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，簽字蓋章等手續(xù)完備。（三）收集方法1.建立檔案資料收集清單，明確各部門和人員的收集范圍和責(zé)任，確保檔案資料無遺漏。2.采用定期催交、現(xiàn)場檢查等方式，督促相關(guān)人員按時(shí)完成檔案資料的收集工作。3.對(duì)于重要的檔案資料，如照片、錄像等，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場采集或?qū)崟r(shí)備份，確保資料的原始性和真實(shí)性。四、檔案整理（一）分類原則1.按照重大活動(dòng)的不同階段進(jìn)行分類，如策劃類、籌備類、實(shí)施類、總結(jié)類等。2.根據(jù)檔案資料的形式和載體進(jìn)行分類，如紙質(zhì)文件、電子文件、照片檔案、音像檔案等。3.結(jié)合檔案資料的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類，如會(huì)議文件、宣傳資料、活動(dòng)記錄等。（二）整理要求1.紙質(zhì)文件：應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類排序，去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裱糊，在左側(cè)裝訂，編制頁碼，并填寫卷內(nèi)文件目錄。2.電子文件：應(yīng)按照分類原則進(jìn)行文件夾命名和存儲(chǔ)，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確，易于識(shí)別和查找。同時(shí)，建立電子文件索引目錄，注明文件的名稱、日期、來源等信息。3.照片檔案：應(yīng)按照拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，編寫照片說明，注明照片的主題、人物、時(shí)間、地點(diǎn)等信息。照片應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并沖印成紙質(zhì)照片進(jìn)行歸檔保存。4.音像檔案：應(yīng)按照活動(dòng)內(nèi)容、時(shí)間順序進(jìn)行整理，標(biāo)注音像資料的主題、時(shí)長、錄制時(shí)間等信息。音像資料應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，并刻錄成光盤進(jìn)行歸檔保存。（三）編目與裝訂1.編目：對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括案卷題名、編制單位、起止日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于查閱和管理。2.裝訂：紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于長期保存。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行裁剪或損壞。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。(二)保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行排列上架，實(shí)行專柜保管。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲(chǔ)介質(zhì)，分別存儲(chǔ)在不同的地點(diǎn)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.照片檔案和音像檔案應(yīng)裝盒存放，并在盒外標(biāo)注相關(guān)信息，按照類別和時(shí)間順序排列上架保管。（三）保管期限1.重大活動(dòng)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括活動(dòng)的重要決策文件、協(xié)議合同、財(cái)務(wù)決算報(bào)告等，對(duì)公司具有重要?dú)v史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括活動(dòng)的一般性文件、資料等，對(duì)公司工作有一定參考價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括活動(dòng)中形成的臨時(shí)性文件、資料等，保存期滿后可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行銷毀。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況與檔案目錄一致。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定，對(duì)保管期滿的重大活動(dòng)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專家、財(cái)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)保管期滿的重大活動(dòng)檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定小組應(yīng)定期召開會(huì)議，對(duì)檔案鑒定工作進(jìn)行研究和決策。（三）鑒定方法1.對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，確定檔案的存毀。2.對(duì)于涉及公司重要權(quán)益、具有歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)予以保留；對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)報(bào)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱重大活動(dòng)檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱重大活動(dòng)檔案，但不得借閱。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案管理部門查閱重大活動(dòng)檔案，檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。2.借閱：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱重大活動(dòng)檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤