檔案方面規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和工作實際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各項工作中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。4.保密性原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等重要檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，優(yōu)化檔案整理和檢索方式，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門（檔案室），負責統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。檔案室可根據(jù)實際情況配備檔案管理人員若干名，明確各崗位職責。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀公司/組織的各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行分類、編號、編目、存儲和檢索，提高檔案管理的信息化水平。4.負責檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案信息，為公司/組織各項工作提供支持。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳教育工作，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。6.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和規(guī)范整理。7.對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導，定期組織檔案工作考核評估。（三）各部門檔案管理職責1.各部門應(yīng)指定專人負責本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案資料的及時歸檔和安全存放。2.按照公司/組織檔案管理部門的要求，定期向檔案室移交本部門形成的檔案，并辦理交接手續(xù)。3.在各項工作中，嚴格按照檔案管理規(guī)定形成和積累檔案資料，保證檔案的質(zhì)量和完整性。4.積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，根據(jù)工作需要提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要、工作計劃、工作總結(jié)等。2.人事檔案：涵蓋員工的個人基本信息、履歷、考核評價、工資福利、獎懲情況以及勞動合同等相關(guān)資料。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等財務(wù)核算和管理過程中形成的各類檔案。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)類型不同，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購檔案、銷售合同檔案等，記錄公司/組織各項業(yè)務(wù)活動的全過程。5.基建檔案：涉及公司/組織基本建設(shè)項目的立項、規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收等各個環(huán)節(jié)形成的檔案資料，如項目審批文件、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工報告等。6.設(shè)備檔案：包括公司/組織各類設(shè)備的購置、安裝、調(diào)試、運行、維護、報廢等過程中產(chǎn)生的文件、資料、圖紙、說明書等。7.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動、事件、人物等的檔案資料。8.電子檔案：存儲在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等檔案信息，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，確保每個檔案都有唯一的編號標識，便于管理和查詢。2.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的結(jié)構(gòu)。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。3.人事檔案編號：按照員工入職順序或特定編碼規(guī)則進行編號，如“RS001”表示公司/組織的第1位員工的人事檔案。4.財務(wù)檔案編號：根據(jù)會計年度和檔案類別進行編號，如“C202301”表示2023年第1類財務(wù)檔案。5.業(yè)務(wù)檔案編號：結(jié)合業(yè)務(wù)板塊和檔案形成時間等因素進行編號，如“SY202300101”，其中“SY”表示業(yè)務(wù)檔案，“2023”為年份，“001”為該業(yè)務(wù)板塊的流水號，“01”為該業(yè)務(wù)檔案下的子類別編號。6.基建檔案編號：按照項目名稱和檔案形成階段進行編號，如“JJ202301001”，表示2023年某基建項目第1階段的第1份檔案。7.設(shè)備檔案編號：以設(shè)備型號和購置時間為基礎(chǔ)進行編號，如“SB202300101”，表示2023年購置的第1臺設(shè)備的第1類相關(guān)檔案。8.聲像檔案編號：根據(jù)拍攝時間、事件內(nèi)容等進行編號，如“SX2023001”表示2023年拍攝的第1份聲像檔案。9.電子檔案編號：可參照相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號規(guī)則，在編號后加上“E”標識，如“2023永久001E”表示對應(yīng)的電子文書檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案資料。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件、簽批單等，確保檔案內(nèi)容的真實性和原始性。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，將檔案資料移交至檔案管理部門。4.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的屬于公司/組織的檔案資料全部移交至檔案管理部門，辦理交接手續(xù)。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，應(yīng)及時進行整理。整理工作包括分類、裝訂、編目、裝盒等環(huán)節(jié)。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、問題等進行分類，同一類別的文件按照時間順序排列，依次編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，裝訂成冊后裝入檔案盒。3.人事檔案應(yīng)按照《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)規(guī)定進行整理，分類存放個人基本信息、履歷、考核、任免、工資、獎懲、培訓、黨團等材料，建立檔案目錄和索引，便于查詢。4.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計核算的要求，對憑證、賬簿、報表等進行分類整理，編號編目，確保財務(wù)檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性。5.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點，按照業(yè)務(wù)流程和時間順序進行整理，建立清晰的檔案體系，便于反映業(yè)務(wù)活動的全貌。6.基建檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、電子檔案等應(yīng)分別按照各自的整理規(guī)范進行整理，確保檔案的完整性和可讀性。五、檔案的保管與保護（一）檔案保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計等，保證庫房環(huán)境符合檔案保管要求。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒或檔案柜進行存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，分別存儲在不同的地點，并定期進行數(shù)據(jù)校驗和維護，確保電子檔案的安全性和完整性。3.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體類型進行分類保管，如照片應(yīng)沖印或掃描后歸檔，錄音帶、錄像帶應(yīng)定期進行回放檢查，確保音像資料的清晰可讀。（三）檔案保護措施1.建立檔案定期檢查制度，檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行檢查，查看檔案的保管狀況、有無損壞、霉變等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊保護措施，如進行復制備份、加固修復等，確保檔案的長期保存。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)做好登記，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、飲食、使用明火等。4.加強對檔案庫房的安全防護，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報警裝置等，確保檔案庫房的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織檔案管理規(guī)章制度，對檔案進行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)認真細致，充分考慮檔案的真實性、完整性、準確性和系統(tǒng)性，確保鑒定結(jié)果的客觀公正。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組負責人審核簽字，并報公司/組織分管領(lǐng)導審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷，確保檔案銷毀過程的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.嚴禁將應(yīng)銷毀的檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人，銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)長期保存。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.查閱重要檔案或涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人隱私等檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導批準。3.外部單位或個人查閱公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司/組織檔案管理部門負責人審核，報公司/組織分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。（二）查閱要求1.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、撕毀等，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并處理。（三）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極主動地為公司/組織各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱人員的需求，及時準確地提供檔案信息。2.對于涉及重要決策、項目申報、糾紛處理等需要利用檔案的情況，檔案管理部門應(yīng)協(xié)助查閱